Agência costuma ter um comercial que mora na cabeça de uma pessoa. Quem falou com quem, o que foi prometido, quando é para retornar — tudo isso vive numa planilha desatualizada e em conversas de WhatsApp que ninguém mais acha. Quando essa pessoa sai de férias, o funil para.
O CRM resolve isso registrando a relação comercial antes de ela virar contrato. Abra em Comercial › CRM.
Este artigo é o mapa: o que cada peça faz e como elas se conectam. Os detalhes de cada uma estão nos artigos seguintes desta coleção.
As quatro peças
Todo o CRM se apoia em quatro cadastros que se referenciam:
Contato — a pessoa. Nome, e-mail, telefone, cargo, redes sociais.
Empresa — a organização onde essa pessoa trabalha.
Negociação — a oportunidade de venda, com valor e etapa no funil.
Atividade — o que foi feito ou está agendado: ligação, e-mail, reunião, tarefa, anotação, WhatsApp.
A relação típica: o contato Marina trabalha na empresa Padaria Pão Quente, e existe uma negociação de gestão de social media ligada aos dois, com uma atividade de "ligar na terça".
Atenção a uma confusão comum
As Empresas do CRM não são as mesmas Empresas do menu Comercial. São cadastros separados, de propósito:
A Empresa (fora do CRM) é o cliente que a agência já atende — tem projetos, faturas e contratos.
A Empresa do CRM é a organização em prospecção, que ainda pode não ser cliente.
A separação existe porque a maior parte de quem entra no funil nunca vira cliente — e misturar prospecção com carteira ativa polui os dois lados.
O funil
As negociações andam por um pipeline, que é a sequência de etapas do seu processo comercial. Cada etapa tem nome, cor e uma probabilidade de fechamento — algo como Qualificação 20%, Proposta enviada 50%, Negociação 75%.
Essa probabilidade não é decoração: ela alimenta o valor ponderado da negociação. Um negócio de R$ 30 mil na etapa de 20% pesa R$ 6 mil na previsão — que é uma leitura muito mais honesta do que somar tudo o que está aberto e achar que a agência vai faturar aquilo.
Duas etapas têm papel especial: a de ganho e a de perda. São elas que fecham o ciclo e alimentam a taxa de conversão.
A agência pode ter mais de um pipeline — o processo de vender social media raramente é o mesmo de vender um projeto pontual de branding.
O dashboard
A tela inicial do CRM responde às perguntas de gestão comercial:
Negociações abertas e valor em aberto — o tamanho do funil agora.
Negociações ganhas e receita ganha — o que virou dinheiro no período.
Taxa de conversão — quanto do que entra realmente fecha.
Pipeline atual e negociações abertas por etapa — onde o funil está entupido.
Previsão (próximos 3 meses) — o valor ponderado pelas probabilidades.
Score médio (abertos) — a temperatura geral das oportunidades.
Top vendedores no período — o ranking do time.
A leitura mais útil costuma ser o cruzamento entre "abertas por etapa" e a taxa de conversão. Funil que acumula tudo em "Proposta enviada" não tem problema de geração de leads — tem problema de follow-up.
Por onde começar
A ordem que evita retrabalho:
Desenhe o funil primeiro. Configure as etapas com nomes que a sua agência usa de verdade e defina as probabilidades. Mudar isso depois com cem negociações dentro é chato.
Cadastre as empresas e os contatos das oportunidades vivas. Não importe a lista inteira de e-mails que você tem há cinco anos — comece pelo que está em jogo agora.
Crie as negociações em aberto e coloque cada uma na etapa real.
Registre as atividades a partir daí. É o hábito que sustenta o resto.
Ajuste os detalhes — campos personalizados, tags, pontuação — depois de algumas semanas de uso, quando você já sabe o que falta.
O erro clássico é o inverso: passar duas semanas configurando campos e importando bases, e nunca chegar a registrar uma ligação. CRM sem atividade registrada é planilha cara.
Como se conecta ao resto
Propostas — a negociação pode ser vinculada à proposta enviada, ligando o funil ao documento comercial.
To-do — atividades do CRM viram lembretes na sua lista pessoal, sincronizados nos dois sentidos.
Empresas e Projetos — quando a negociação é ganha, o cliente entra na operação da agência.
Relatórios — a leitura aprofundada do funil.
Para onde ir depois
Contatos e empresas no CRM — os cadastros na prática.
Negociações e o funil — como conduzir o dia a dia comercial.
Atividades — o registro que mantém o CRM vivo.
Configuração do CRM — pipelines, campos personalizados e tags.
Importação e exportação — trazer e levar dados.
Resumindo: o CRM gira em torno de contato, empresa, negociação e atividade; o funil organiza as negociações em etapas com probabilidade, que viram previsão ponderada de receita; o dashboard mostra onde o funil trava. Comece desenhando as etapas, cadastre só as oportunidades vivas e registre atividades desde o primeiro dia.