O CRM só funciona quando reflete o processo comercial que a agência já tem. Este artigo cobre os ajustes que fazem isso acontecer — e a importação e exportação de dados.
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Funis e etapas
O pipeline é a espinha do módulo. Cada etapa tem nome, cor, probabilidade de fechamento e um prazo de inatividade — o tempo após o qual uma negociação parada ali é sinalizada.
Duas etapas precisam ser marcadas como de ganho e de perda. São elas que fecham o ciclo e alimentam a taxa de conversão.
A agência pode ter vários funis — vender social media recorrente é um processo, vender um projeto pontual de identidade visual é outro. E cada funil pode ser aberto a todos ou restrito a pessoas específicas, útil quando existe um funil de contas estratégicas que nem todo mundo deve ver.
Como desenhar
Use os nomes que a sua equipe já fala. Se o time diz "mandei o orçamento", a etapa chama "Orçamento enviado" — não "Fase 2 - Proposição comercial". E prefira poucas etapas bem definidas: funil com onze etapas vira funil que ninguém atualiza.
Campos personalizados
Você acrescenta campos próprios a contatos, empresas, negociações e atividades, com vários tipos disponíveis — texto, número, moeda, data, sim/não, seleção, entre outros.
É o que adapta o CRM ao seu mercado: "verba mensal de mídia", "já trabalhou com agência antes", "principal concorrente". Esses campos também podem virar regras de pontuação no lead scoring.
Tags
As tags classificam de forma livre, cruzando informações que os campos estruturados não capturam: "indicação", "evento X", "reativação", "black friday". Elas também podem pontuar no lead scoring.
Mantenha o catálogo enxuto. Tag que existe em quatro variações escritas de jeitos diferentes não classifica nada.
Regras de negociação
No bloco de preferências ficam ajustes que evitam discussão recorrente:
Moeda padrão das negociações.
Permitir negociações com valor zero — decida se faz sentido no seu processo registrar oportunidade sem valor definido.
Arquivamento automático — arquivar negociações ganhas e perdidas depois de um número de dias. É o que mantém o funil mostrando o que está em jogo, sem apagar histórico.
Alertas de esfriamento
Aqui você liga os alertas de esfriamento e define:
Intervalo de checagem — de quanto em quanto tempo o sistema verifica.
Intervalo entre lembretes — para não transformar o alerta em spam.
Quem é avisado: o responsável pela negociação, os administradores, ou ambos.
Canal de notificação.
Vale também o resumo semanal, com o dia do envio — o panorama do funil que chega sem ninguém precisar abrir o sistema.
Importando sua base
Em Importações você traz contatos e empresas de uma planilha. O ponto que exige decisão consciente é o tratamento de duplicados:
Ignorar — mantém o que já existe e pula o repetido.
Atualizar — sobrescreve o registro existente com os dados da planilha.
Criar — cria mesmo assim, gerando duplicata.
Na dúvida, comece com ignorar: é a única opção que não destrói informação. "Atualizar" é útil quando a planilha é a fonte mais confiável — e perigoso quando não é, porque sobrescreve anotações e ajustes feitos no sistema.
A importação passa por validação antes de gravar, e você acompanha o andamento pela lista.
Exportando
Em Exportações, gere arquivos em Excel ou CSV de contatos, empresas, negociações, tags ou campos personalizados.
A exportação é processada e o arquivo fica disponível por 7 dias. Depois disso ele expira e é preciso gerar de novo — é uma proteção: arquivo com dados de clientes não deve ficar acessível por link para sempre.
Enviando eventos para outros sistemas
Os webhooks avisam outro sistema quando algo acontece no CRM. Você cadastra nome, URL de destino e o tipo — escolhendo se quer eventos de contato, empresa ou negociação (criação, atualização, exclusão).
Ao criar, o sistema exibe uma chave secreta que o destino usa para confirmar que a mensagem veio mesmo do seu CRM. Guarde na hora: ela é mostrada uma vez.
Cada webhook tem sua lista de entregas, com o que foi enviado e o que deu certo ou errado. Quando um webhook falha demais, ele pode ser desativado — e a tela oferece reativar depois que você corrigir o destino.
Uso típico numa agência: avisar a ferramenta de automação de marketing quando um contato é criado, ou registrar em planilha externa toda negociação ganha.
Como se conecta ao resto
Negociações — etapas, probabilidades e prazos configurados aqui.
Lead scoring — campos personalizados e tags viram regras de pontuação.
Contatos e empresas — os cadastros que a importação alimenta.
Notificações — os alertas e o resumo semanal.
Para onde ir depois
Visão geral do CRM — como as peças se encaixam.
Negociações e funil — o funil configurado em uso.
Lead scoring — a pontuação que usa campos e tags.
Resumindo: desenhe o funil com os nomes que a equipe usa, marcando as etapas de ganho e perda e os prazos de inatividade; acrescente campos personalizados e tags para o seu mercado; ligue os alertas de esfriamento e o arquivamento automático para o funil mostrar só o que está em jogo; importe começando por "ignorar duplicados"; e lembre que a exportação expira em 7 dias.