Antes de existir negociação, existe gente. O contato é a pessoa com quem você conversa; a empresa é a organização em que ela trabalha. Os dois juntos formam a base do funil — e, quando estão bem cadastrados, o comercial deixa de depender da memória de quem atendeu.
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Contatos
O cadastro cobre o que importa para o comercial:
Nome e sobrenome, e-mail, telefone e celular.
Empresa — o vínculo com a organização.
Responsável — quem da agência cuida desse relacionamento.
Origem — como essa pessoa chegou até você.
Endereço completo — rua, número, complemento, bairro, cidade, estado, CEP e país.
Redes sociais — LinkedIn, Instagram, Facebook, YouTube, TikTok e site.
Anotações internas — o que a equipe precisa saber e o cliente nunca vê.
Tipo e status
Duas classificações fazem o trabalho pesado de organização:
Tipo — Lead, Cliente, Parceiro ou Outro. Diz o que a pessoa é para a agência.
Status — Ativo, Inativo ou Arquivado. Diz se a relação está viva.
A combinação evita a bagunça clássica: o contato que virou cliente continua no cadastro sem poluir a lista de leads a prospectar, e quem esfriou some do dia a dia sem ser apagado.
As anotações internas merecem uma linha à parte. É onde vai o que não cabe em campo estruturado — "prefere ser chamado no WhatsApp depois das 18h", "decisor real é o irmão dele". Esse tipo de informação é o que faz a diferença numa negociação e é justamente o que se perde quando alguém sai da equipe.
Empresas
O cadastro da organização tem razão social, nome fantasia, CNPJ, e-mail, endereço completo, redes sociais, responsável e anotações internas.
Dois campos ajudam a segmentar:
Porte — de micro a grande porte. Serve para priorizar esforço: o ciclo de venda e o ticket mudam completamente conforme o tamanho.
Classificação — Prospect, Cliente, Parceiro, Concorrente ou Outro. Sim, concorrente: mantê-los cadastrados evita a saia justa de prospectar quem disputa o mesmo mercado.
Ao abrir uma empresa, a aba de contatos vinculados mostra todas as pessoas ligadas a ela. É a visão que responde "quem mais conhecemos nessa conta?" — pergunta decisiva quando o seu contato principal sai da empresa.
Não confunda com as Empresas da agência
Vale repetir, porque é a dúvida número um: as Empresas do CRM são um cadastro separado das Empresas do menu Comercial.
No CRM ficam as organizações em prospecção — a maioria nunca vira cliente.
Em Empresas ficam os clientes ativos, com projetos, faturas e contratos.
Quando a negociação com a Padaria Pão Quente é ganha, ela existe nos dois lugares: como empresa do CRM (registro de como a venda aconteceu) e como empresa cliente (onde o trabalho passa a acontecer).
Mantendo a base limpa
Base de CRM apodrece rápido. Três hábitos que sustentam a qualidade:
Um responsável por contato. Sem dono, ninguém dá seguimento — e todo mundo acha que outra pessoa está cuidando.
Status atualizado. Arquive quem esfriou de vez em vez de deixar tudo ativo. Uma lista de "500 leads ativos" em que 400 são fantasmas não serve para planejar nada.
Origem preenchida. É o que responde, seis meses depois, onde vale a pena investir para gerar oportunidade.
Exclusão em massa (com cuidado)
Nas listas de contatos e empresas você pode selecionar vários registros e excluí-los de uma vez — até 100 por operação.
Ao excluir empresas, o sistema faz uma pergunta que decide o destino de dados que não estão selecionados:
Excluir contatos junto — as pessoas vinculadas àquelas empresas também são apagadas.
Manter contatos sem empresa — as pessoas permanecem no CRM, apenas sem vínculo.
Pense antes de responder. "Excluir contatos junto" é irreversível e leva embora o histórico de relacionamento com pessoas que talvez você reencontre em outra empresa daqui a um ano — coisa comum no mercado. Na dúvida, mantenha os contatos: um contato sem empresa é fácil de revincular; um contato apagado não volta.
A operação em massa é processada e a tela acompanha o andamento. Se nenhum item da seleção puder ser excluído, o sistema avisa em vez de fingir que apagou.
Como se conecta ao resto
Negociações — contato e empresa são as pontas da oportunidade.
Atividades — o histórico de contato fica ligado a essas pessoas.
Importação e exportação — para trazer bases externas e levar recortes para fora.
Campos personalizados e tags — para adaptar os cadastros ao seu mercado.
Para onde ir depois
Negociações e funil — transformar o contato em oportunidade.
Atividades — registrar a conversa.
Importação e exportação — trazer sua base atual.
Configuração do CRM — campos personalizados e tags.
Resumindo: cadastre a pessoa como contato e a organização como empresa, classifique por tipo e status para separar quem é lead de quem é cliente, registre nas anotações internas o que não cabe em campo estruturado, e mantenha responsável e origem sempre preenchidos — são eles que fazem a base servir para decisão, e não só para consulta.