Antes de existir negociação, existe gente. O contato é a pessoa com quem você conversa; a empresa é a organização em que ela trabalha. Os dois juntos formam a base do funil — e, quando estão bem cadastrados, o comercial deixa de depender da memória de quem atendeu.
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Contatos
O cadastro cobre o que importa para o comercial:
- Nome e sobrenome, e-mail, telefone e celular.
- Empresa — o vínculo com a organização.
- Responsável — quem da agência cuida desse relacionamento.
- Origem — como essa pessoa chegou até você.
- Endereço completo — rua, número, complemento, bairro, cidade, estado, CEP e país.
- Redes sociais — LinkedIn, Instagram, Facebook, YouTube, TikTok e site.
- Anotações internas — o que a equipe precisa saber e o cliente nunca vê.
Tipo e status
Duas classificações fazem o trabalho pesado de organização:
- Tipo — Lead, Cliente, Parceiro ou Outro. Diz o que a pessoa é para a agência.
- Status — Ativo, Inativo ou Arquivado. Diz se a relação está viva.
A combinação evita a bagunça clássica: o contato que virou cliente continua no cadastro sem poluir a lista de leads a prospectar, e quem esfriou some do dia a dia sem ser apagado.
As anotações internas merecem uma linha à parte. É onde vai o que não cabe em campo estruturado — "prefere ser chamado no WhatsApp depois das 18h", "decisor real é o irmão dele". Esse tipo de informação é o que faz a diferença numa negociação e é justamente o que se perde quando alguém sai da equipe.
Empresas
O cadastro da organização tem razão social, nome fantasia, CNPJ, e-mail, endereço completo, redes sociais, responsável e anotações internas.
Dois campos ajudam a segmentar:
- Porte — de micro a grande porte. Serve para priorizar esforço: o ciclo de venda e o ticket mudam completamente conforme o tamanho.
- Classificação — Prospect, Cliente, Parceiro, Concorrente ou Outro. Sim, concorrente: mantê-los cadastrados evita a saia justa de prospectar quem disputa o mesmo mercado.
Ao abrir uma empresa, a aba de contatos vinculados mostra todas as pessoas ligadas a ela. É a visão que responde "quem mais conhecemos nessa conta?" — pergunta decisiva quando o seu contato principal sai da empresa.
Não confunda com as Empresas da agência
Vale repetir, porque é a dúvida número um: as Empresas do CRM são um cadastro separado das Empresas do menu Comercial.
- No CRM ficam as organizações em prospecção — a maioria nunca vira cliente.
- Em Empresas ficam os clientes ativos, com projetos, faturas e contratos.
Quando a negociação com a Padaria Pão Quente é ganha, ela existe nos dois lugares: como empresa do CRM (registro de como a venda aconteceu) e como empresa cliente (onde o trabalho passa a acontecer).
Mantendo a base limpa
Base de CRM apodrece rápido. Três hábitos que sustentam a qualidade:
- Um responsável por contato. Sem dono, ninguém dá seguimento — e todo mundo acha que outra pessoa está cuidando.
- Status atualizado. Arquive quem esfriou de vez em vez de deixar tudo ativo. Uma lista de "500 leads ativos" em que 400 são fantasmas não serve para planejar nada.
- Origem preenchida. É o que responde, seis meses depois, onde vale a pena investir para gerar oportunidade.
Exclusão em massa (com cuidado)
Nas listas de contatos e empresas você pode selecionar vários registros e excluí-los de uma vez — até 100 por operação.
Ao excluir empresas, o sistema faz uma pergunta que decide o destino de dados que não estão selecionados:
- Excluir contatos junto — as pessoas vinculadas àquelas empresas também são apagadas.
- Manter contatos sem empresa — as pessoas permanecem no CRM, apenas sem vínculo.
Pense antes de responder. "Excluir contatos junto" é irreversível e leva embora o histórico de relacionamento com pessoas que talvez você reencontre em outra empresa daqui a um ano — coisa comum no mercado. Na dúvida, mantenha os contatos: um contato sem empresa é fácil de revincular; um contato apagado não volta.
A operação em massa é processada e a tela acompanha o andamento. Se nenhum item da seleção puder ser excluído, o sistema avisa em vez de fingir que apagou.
Como se conecta ao resto
- Negociações — contato e empresa são as pontas da oportunidade.
- Atividades — o histórico de contato fica ligado a essas pessoas.
- Importação e exportação — para trazer bases externas e levar recortes para fora.
- Campos personalizados e tags — para adaptar os cadastros ao seu mercado.
Para onde ir depois
- Negociações e funil — transformar o contato em oportunidade.
- Atividades — registrar a conversa.
- Importação e exportação — trazer sua base atual.
- Configuração do CRM — campos personalizados e tags.
Resumindo: cadastre a pessoa como contato e a organização como empresa, classifique por tipo e status para separar quem é lead de quem é cliente, registre nas anotações internas o que não cabe em campo estruturado, e mantenha responsável e origem sempre preenchidos — são eles que fazem a base servir para decisão, e não só para consulta.