"A equipe está sobrecarregada" é uma frase que toda agência ouve e ninguém sabe responder. Sobrecarregada em quê? Em qual cliente? Fazendo trabalho novo ou refazendo o que já estava pronto?
O Relatório de tarefas transforma essa sensação em número. Abra em Relatórios › Relatório de Tarefas e escolha o período no seletor de datas.
São treze visões, agrupadas em cinco blocos. Cada gráfico tem, na própria tela, uma explicação do que ele mostra — abaixo está o que fazer com cada um.
Relatórios de produtividade
Desempenho da equipe
Quanto cada pessoa entregou no período. É o ponto de partida, e o que exige mais cuidado na leitura: volume de tarefas não é produtividade. Quem fecha 40 tarefas pequenas e quem fecha 8 tarefas complexas podem estar entregando o mesmo valor.
Use-o junto com os outros gráficos, nunca sozinho — e principalmente nunca como base de avaliação individual isolada.
Tempo médio de conclusão
Quanto tempo uma tarefa leva, em média, do início à entrega. É o número que responde ao cliente quando ele pergunta prazo — com base no histórico real, e não no otimismo de quem promete.
Distribuição de carga
Como o trabalho está repartido entre as pessoas. Aqui a sobrecarga aparece: se uma pessoa concentra o triplo das tarefas, o risco não é só o esgotamento dela — é a agência parar quando ela tirar férias.
Relatórios de status e prazos
Cumprimento de prazos
Quanto do que foi prometido foi entregue no prazo. É a métrica que o cliente sente, mesmo sem ver o relatório.
Queda no cumprimento raramente é falta de esforço; costuma ser excesso de trabalho aceito. O gráfico de distribuição de carga, ao lado, geralmente confirma.
Gráfico de burndown
O ritmo de conclusão ao longo do tempo. Mostra se o trabalho está saindo de forma constante ou concentrado no fim do período — o segundo padrão indica que o planejamento não está guiando a execução.
Relatórios de projetos
Dedicação por cliente
Quanto esforço cada cliente consome. É, junto com o relatório de lucratividade do financeiro, a dupla que responde a pergunta mais importante da gestão de uma agência: este cliente vale o que ele dá de trabalho?
Cliente que consome 30% da capacidade e paga 10% do faturamento é um problema — e um que costuma ser tolerado por anos porque ninguém mediu.
Complexidade por projeto
Quais projetos concentram o trabalho mais pesado. Útil na hora de distribuir gente e de precificar o próximo contrato parecido.
Solicitações de alteração
O volume de mudanças pedidas depois do trabalho começado. É um indicador de saúde do briefing: muitas alterações quase sempre significam que o combinado estava vago no início.
Também é argumento comercial. Cliente que gera três vezes mais alterações que a média consome uma margem que o contrato não previu — e essa é uma conversa a ter com dado na mão.
Relatórios de qualidade e eficiência
Ciclos de feedback
Quantas rodadas de revisão o trabalho passa até ser aprovado. Duas costuma ser saudável; cinco indica que o alinhamento inicial falhou.
Gargalos de processo
Onde as tarefas ficam paradas. Este é o gráfico mais acionável do conjunto inteiro: ele aponta a etapa específica que segura a entrega.
Quase sempre o gargalo é uma etapa de aprovação — interna ou do cliente. Descobrir isso muda o processo; sem o dado, a conclusão vira "a equipe está lenta", que é falso e desmotiva.
Taxa de retrabalho
Quanto do esforço foi gasto refazendo. É o custo invisível: não aparece em nenhuma fatura, mas consome capacidade que poderia atender outro cliente.
Reduzir retrabalho é o ganho de margem mais barato que existe — não exige vender mais nem contratar.
Visualizações analíticas
Tendências sazonais
Como o volume de trabalho varia ao longo do ano. É o que permite planejar férias, contratação temporária e negociação de prazos antes do pico, e não durante.
Métricas comparativas
A comparação entre períodos. Responde se o que foi mudado no processo funcionou — a única forma de saber se a decisão do trimestre passado deu certo.
Como ler sem tirar conclusão errada
Nunca isole um gráfico. Volume alto com retrabalho alto é produtividade ruim disfarçada de esforço.
Compare a pessoa com ela mesma, ao longo do tempo, e não com o colega que faz outro tipo de tarefa.
Comece pelos gargalos. Corrigir o ponto de travamento melhora todos os outros números de uma vez.
Escolha períodos comparáveis. Dezembro contra janeiro não diz nada sobre desempenho.
Do que ele depende
Os números só existem se a operação acontecer dentro do sistema: tarefas criadas com prazo, movidas conforme avançam e concluídas de fato. Equipe que atualiza o quadro em bloco na sexta-feira produz um relatório que descreve a sexta-feira, não o trabalho.
Como se conecta ao resto
Tarefas — a origem de todos os dados.
Projetos — a dimensão de análise por cliente.
Relatórios de tempo — as horas efetivamente apontadas.
Relatórios financeiros — a lucratividade que se cruza com a dedicação.
Para onde ir depois
Relatórios de tempo — as horas por pessoa e projeto.
Relatórios financeiros — lucratividade por cliente.
Tarefas — onde os dados nascem.
Resumindo: comece pelos gargalos de processo e pela taxa de retrabalho — são os dois que, corrigidos, melhoram todo o resto. Use dedicação por cliente junto da lucratividade do financeiro para descobrir qual conta consome mais do que paga, leia distribuição de carga antes de concluir que a equipe é lenta, e nunca avalie alguém pelo volume de tarefas isolado.