"A equipe está sobrecarregada" é uma frase que toda agência ouve e ninguém sabe responder. Sobrecarregada em quê? Em qual cliente? Fazendo trabalho novo ou refazendo o que já estava pronto?
O Relatório de tarefas transforma essa sensação em número. Abra em Relatórios › Relatório de Tarefas e escolha o período no seletor de datas.
São treze visões, agrupadas em cinco blocos. Cada gráfico tem, na própria tela, uma explicação do que ele mostra — abaixo está o que fazer com cada um.
Relatórios de produtividade
Desempenho da equipe
Quanto cada pessoa entregou no período. É o ponto de partida, e o que exige mais cuidado na leitura: volume de tarefas não é produtividade. Quem fecha 40 tarefas pequenas e quem fecha 8 tarefas complexas podem estar entregando o mesmo valor.
Use-o junto com os outros gráficos, nunca sozinho — e principalmente nunca como base de avaliação individual isolada.
Tempo médio de conclusão
Quanto tempo uma tarefa leva, em média, do início à entrega. É o número que responde ao cliente quando ele pergunta prazo — com base no histórico real, e não no otimismo de quem promete.
Distribuição de carga
Como o trabalho está repartido entre as pessoas. Aqui a sobrecarga aparece: se uma pessoa concentra o triplo das tarefas, o risco não é só o esgotamento dela — é a agência parar quando ela tirar férias.
Relatórios de status e prazos
Cumprimento de prazos
Quanto do que foi prometido foi entregue no prazo. É a métrica que o cliente sente, mesmo sem ver o relatório.
Queda no cumprimento raramente é falta de esforço; costuma ser excesso de trabalho aceito. O gráfico de distribuição de carga, ao lado, geralmente confirma.
Gráfico de burndown
O ritmo de conclusão ao longo do tempo. Mostra se o trabalho está saindo de forma constante ou concentrado no fim do período — o segundo padrão indica que o planejamento não está guiando a execução.
Relatórios de projetos
Dedicação por cliente
Quanto esforço cada cliente consome. É, junto com o relatório de lucratividade do financeiro, a dupla que responde a pergunta mais importante da gestão de uma agência: este cliente vale o que ele dá de trabalho?
Cliente que consome 30% da capacidade e paga 10% do faturamento é um problema — e um que costuma ser tolerado por anos porque ninguém mediu.
Complexidade por projeto
Quais projetos concentram o trabalho mais pesado. Útil na hora de distribuir gente e de precificar o próximo contrato parecido.
Solicitações de alteração
O volume de mudanças pedidas depois do trabalho começado. É um indicador de saúde do briefing: muitas alterações quase sempre significam que o combinado estava vago no início.
Também é argumento comercial. Cliente que gera três vezes mais alterações que a média consome uma margem que o contrato não previu — e essa é uma conversa a ter com dado na mão.
Relatórios de qualidade e eficiência
Ciclos de feedback
Quantas rodadas de revisão o trabalho passa até ser aprovado. Duas costuma ser saudável; cinco indica que o alinhamento inicial falhou.
Gargalos de processo
Onde as tarefas ficam paradas. Este é o gráfico mais acionável do conjunto inteiro: ele aponta a etapa específica que segura a entrega.
Quase sempre o gargalo é uma etapa de aprovação — interna ou do cliente. Descobrir isso muda o processo; sem o dado, a conclusão vira "a equipe está lenta", que é falso e desmotiva.
Taxa de retrabalho
Quanto do esforço foi gasto refazendo. É o custo invisível: não aparece em nenhuma fatura, mas consome capacidade que poderia atender outro cliente.
Reduzir retrabalho é o ganho de margem mais barato que existe — não exige vender mais nem contratar.
Visualizações analíticas
Tendências sazonais
Como o volume de trabalho varia ao longo do ano. É o que permite planejar férias, contratação temporária e negociação de prazos antes do pico, e não durante.
Métricas comparativas
A comparação entre períodos. Responde se o que foi mudado no processo funcionou — a única forma de saber se a decisão do trimestre passado deu certo.
Como ler sem tirar conclusão errada
- Nunca isole um gráfico. Volume alto com retrabalho alto é produtividade ruim disfarçada de esforço.
- Compare a pessoa com ela mesma, ao longo do tempo, e não com o colega que faz outro tipo de tarefa.
- Comece pelos gargalos. Corrigir o ponto de travamento melhora todos os outros números de uma vez.
- Escolha períodos comparáveis. Dezembro contra janeiro não diz nada sobre desempenho.
Do que ele depende
Os números só existem se a operação acontecer dentro do sistema: tarefas criadas com prazo, movidas conforme avançam e concluídas de fato. Equipe que atualiza o quadro em bloco na sexta-feira produz um relatório que descreve a sexta-feira, não o trabalho.
Como se conecta ao resto
- Tarefas — a origem de todos os dados.
- Projetos — a dimensão de análise por cliente.
- Relatórios de tempo — as horas efetivamente apontadas.
- Relatórios financeiros — a lucratividade que se cruza com a dedicação.
Para onde ir depois
- Relatórios de tempo — as horas por pessoa e projeto.
- Relatórios financeiros — lucratividade por cliente.
- Tarefas — onde os dados nascem.
Resumindo: comece pelos gargalos de processo e pela taxa de retrabalho — são os dois que, corrigidos, melhoram todo o resto. Use dedicação por cliente junto da lucratividade do financeiro para descobrir qual conta consome mais do que paga, leia distribuição de carga antes de concluir que a equipe é lenta, e nunca avalie alguém pelo volume de tarefas isolado.