Agência costuma saber quantas propostas mandou e quantas fechou. O que quase nunca sabe é quantas simplesmente venceram — ficaram sem resposta até expirar. E essas costumam ser a maior fatia.
O Relatório de propostas mostra o funil inteiro. Abra em Relatórios › Propostas e escolha o período.
Os quatro números do topo
Total de propostas
Quantas foram feitas no período. É o volume de esforço comercial — e a base para interpretar todo o resto.
Aprovadas
O valor conquistado, considerando os serviços e desconsiderando a verba de mídia.
Essa distinção é importante e costuma passar despercebida: verba de mídia é dinheiro que passa pela agência mas pertence à plataforma de anúncio. Contá-la como receita inflaria o resultado e distorceria qualquer análise de crescimento. O número aqui é o que a agência efetivamente ganhou.
Tempo médio de aprovação
Quanto tempo, em média, o cliente leva para decidir.
É o dado que muda o processo de follow-up. Se a média é de 12 dias, cobrar resposta no terceiro dia é ansiedade e desgasta; esperar 30 é perder a proposta por esquecimento. O número diz quando ligar.
Também ajuda a planejar caixa: proposta aprovada em janeiro com média de 15 dias significa receita entrando na segunda quinzena, não no dia seguinte.
Taxa de conversão
Aprovadas dividido pelo total. O indicador de eficiência comercial.
Cuidado com a leitura simplista: taxa muito alta nem sempre é boa notícia. Pode significar que a agência só faz proposta para quem já está praticamente fechado — ou seja, está prospectando pouco. Taxa baixa com volume alto pode ser saudável se o esforço por proposta for pequeno.
O funil
A distribuição das propostas do período em quatro estados:
Enviada — está com o cliente, aguardando decisão.
Recusada — o cliente disse não.
Expirada — o prazo de validade venceu sem resposta.
Aprovada — virou contrato.
A leitura que importa: recusada × expirada
São dois problemas completamente diferentes, e confundi-los leva a corrigir a coisa errada.
Muitas recusadas é um problema de proposta: preço fora da realidade do cliente, escopo desalinhado, valor mal comunicado. O cliente leu, entendeu e disse não. A correção é no documento e na qualificação.
Muitas expiradas é um problema de acompanhamento: a proposta chegou e morreu no silêncio. Ninguém disse não — ninguém disse nada. A correção é no follow-up, e é a mais barata das duas, porque essas propostas já custaram o trabalho de serem feitas.
Na prática, uma agência com dez propostas expiradas no trimestre está deixando na mesa o equivalente a semanas de trabalho comercial já realizado. Uma rotina simples de retomar contato antes do vencimento costuma recuperar parte disso.
Uma rotina de leitura
Todo mês: olhe o funil e conte as expiradas. Se houver, o problema é de processo, não de vendas.
Todo trimestre: compare a taxa de conversão com o trimestre anterior.
Ao ajustar preço: acompanhe as recusadas nos dois meses seguintes.
Ao definir o follow-up: use o tempo médio de aprovação como referência de quando cobrar.
Do que ele depende
O relatório reflete o que está registrado no módulo de propostas: proposta enviada de fato pelo sistema, com validade configurada e status atualizado quando o cliente responde.
Proposta feita em PDF por fora e mandada por e-mail não entra aqui — e a agência que trabalha assim continua sem saber quanto está deixando expirar.
Como se conecta ao resto
Propostas — a origem dos dados, incluindo o prazo de validade.
CRM — o funil de negociações que antecede a proposta.
Financeiro — a fatura que nasce da proposta aprovada.
Assinaturas digitais — o contrato que formaliza o aceite.
Para onde ir depois
Propostas — como o documento é criado e enviado.
CRM — os relatórios do funil comercial.
Relatórios financeiros — a receita que a aprovação gera.
Resumindo: olhe primeiro a divisão entre recusadas e expiradas — a primeira é problema de proposta, a segunda é problema de follow-up, e a segunda é mais barata de corrigir porque o trabalho já foi feito. Use o tempo médio de aprovação para definir quando cobrar resposta, e lembre que o valor aprovado considera serviços sem a verba de mídia, que não é receita da agência.