Agência que não controla o financeiro dentro do mesmo sistema em que executa o trabalho descobre tarde demais que um cliente de R$ 3.000 consome R$ 6.000 de equipe. A planilha até registra o que entrou — mas não conversa com as horas apontadas nem com os projetos.
O módulo Financeiro fecha esse ciclo. Este artigo é o mapa: o que cada parte faz e por onde começar. Abra em Financeiro.
A distinção que organiza tudo: transação × fatura de projeto
Ao criar um lançamento você escolhe entre dois tipos, e entender a diferença poupa a maior parte das dúvidas do módulo:
Transação — qualquer entrada ou saída de dinheiro. A conta de luz, o pagamento do freelancer, a assinatura de uma ferramenta, uma receita avulsa.
Fatura de projeto — a cobrança de um cliente por um trabalho, sempre vinculada a um projeto. Tem número, data de emissão, itens discriminados e condições de pagamento.
Na prática: o boleto da internet do escritório é transação. A mensalidade que a Padaria Pão Quente paga pela gestão de redes é fatura de projeto.
A diferença importa porque a fatura é um documento que vai ao cliente — pode ser enviada por e-mail, aparece no portal dele e gera comprovante quando paga. A transação é registro interno.
Os status
Um lançamento passa por estados que dizem onde ele está no ciclo do dinheiro:
Rascunho — ainda em preparação.
Aguardando pagamento — a fatura foi enviada ao cliente.
Pendente — registrado, dentro do prazo.
Parcialmente paga — houve pagamento, mas falta saldo.
Paga — quitada.
Atrasada — venceu sem pagamento.
Cancelada — não vai acontecer.
O Parcialmente paga é o que a planilha não costuma ter, e é justamente o estado mais comum na vida real: o cliente pagou metade, combinou o resto para o mês que vem, e o valor pendente precisa continuar sendo cobrado sem que a fatura inteira volte a constar como não paga.
As peças do módulo
Cada tela responde a uma pergunta diferente:
Dashboard — como está o mês.
Transações — onde tudo é lançado, tanto entradas quanto saídas e faturas.
Fornecedores — para quem a agência paga.
Centros de custo — em que área o dinheiro é gasto, com orçamento.
Contas — onde o dinheiro está.
Transferências — movimentação entre as próprias contas.
Extrato — a movimentação de uma conta, linha a linha.
Relatórios financeiros — dez análises, de fluxo de caixa a lucratividade por projeto.
O dashboard
A tela de entrada separa o que costuma ser misturado, e essa separação é útil:
Faturas de projetos
Recebido, A Receber e Atrasado, com a contagem de itens em cada um. É a saúde da operação com clientes.
Transações
Receitas (Recebido, A Receber, Atrasado) e despesas (Pago, A Pagar, Atrasado), lado a lado.
Resumo geral
Total Recebido (faturas + receitas), Total a Receber, Total a Pagar e o Saldo — recebido menos pago. Abaixo, os gráficos.
A leitura mais valiosa está em comparar dois números: se "A Receber" é alto e "Recebido" é baixo, o problema da agência não é vender — é cobrar. São dois problemas diferentes com soluções diferentes, e é comum confundi-los.
Uma sequência para começar do zero
Se o módulo está vazio, esta ordem evita retrabalho:
Contas — cadastre onde o dinheiro fica, com o saldo inicial. Sem isso, os lançamentos não têm destino.
Fornecedores — quem a agência paga com recorrência.
Centros de custo — se você quer saber em que áreas o dinheiro é gasto. Pode ficar para depois.
Transações e faturas — o dia a dia.
Relatórios — quando já houver alguns meses de histórico.
Um alerta sobre a ordem: começar a lançar antes de criar as contas funciona, mas depois dá trabalho reorganizar. Cinco minutos no começo economizam uma tarde de ajuste.
Quem acessa
O módulo depende de uma permissão específica de financeiro, concedida separadamente das demais. E ela tem efeito além destas telas: quem não a tem também não vê valores nos itens contratados dentro dos projetos.
É o que permite a equipe trabalhar com o escopo do cliente à vista sem ver quanto ele paga.
Como se conecta ao resto
Projetos — o vínculo das faturas e a base da lucratividade.
Empresas — o cliente que paga.
Propostas — proposta aprovada pode gerar a fatura.
Portal do cliente — onde o cliente liberado consulta as faturas dele.
Controle de tempo — as horas que entram no cálculo de lucratividade.
Para onde ir depois
Transações e faturas — o dia a dia do módulo.
Contas, transferências e extrato — o controle de caixa.
Fornecedores e centros de custo — os cadastros de apoio.
Relatórios financeiros — as dez análises.
Resumindo: transação é qualquer entrada ou saída; fatura de projeto é a cobrança que vai ao cliente, com número e itens. Os status acompanham o ciclo do dinheiro, e o "parcialmente paga" cobre o caso mais comum da vida real. Comece cadastrando contas e fornecedores antes de lançar, e leia o dashboard comparando o recebido com o a receber — é o que distingue problema de venda de problema de cobrança.