É aqui que o financeiro acontece de verdade. Todo o resto do módulo — dashboard, relatórios, extrato — se alimenta do que é lançado nesta tela. Abra em Financeiro › Transações.
Vamos usar dois casos ao longo do artigo: a mensalidade da Padaria Pão Quente (fatura recorrente) e a conta de energia do escritório (despesa recorrente).
O switch no topo
Ao criar um lançamento, você escolhe entre Transação e Fatura de projeto. A escolha muda o formulário inteiro e só existe na criação — depois de salvo, o tipo é fixo.
Vale acertar de primeira: transformar uma transação em fatura depois significa refazer o lançamento.
Lançando uma transação
Em Tipo e valor:
Cliente ou Fornecedor — a contraparte.
Conta — de onde o dinheiro sai ou para onde entra.
Tipo de transação — receita ou despesa.
Valor (R$).
Categoria e Subcategoria — a classificação que alimenta os relatórios.
A categoria parece burocracia no momento do lançamento e é o que decide se os relatórios vão servir para alguma coisa. Sem ela, o relatório de despesas devolve um número só; com ela, você vê que 40% do custo é ferramenta e software — informação que muda decisão de contrato.
Em Datas e status vão descrição, data da transação, data de vencimento e status. Em Observações, o contexto livre.
Há ainda a seção de Centro de custo, para atribuir o gasto a uma área da agência.
Emitindo uma fatura de projeto
A fatura acrescenta o que a torna um documento de cobrança:
Projeto — obrigatório, e não editável depois de criada.
Número da fatura — gerado pelo sistema.
Data de emissão.
Condições de pagamento — "30 dias", "50% na assinatura", o que estiver combinado.
Itens da fatura — as linhas discriminadas.
Discriminar os itens em vez de mandar um valor único faz diferença na hora de receber. Fatura com "Serviços de marketing — R$ 4.500" gera pergunta; fatura com "Gestão de redes sociais — R$ 3.000" e "Impulsionamento — R$ 1.500" costuma ser aprovada direto pelo financeiro do cliente.
O projeto ser travado após a criação é proposital: mudar a fatura de projeto reescreveria a lucratividade de dois projetos de uma vez.
Recorrência
A maior parte do financeiro de uma agência se repete — e é aqui que o módulo economiza mais tempo.
Ao ativar a recorrência você define Repita a cada (o intervalo) e a Frequência — diária, semanal, mensal ou anual —, mais uma Data de término. Existe também a opção Recorrência por tempo indefinido, para o que não tem fim previsto.
A mensalidade da padaria: valor, frequência mensal, sem data de término. A conta de energia: mesma coisa, do lado da despesa. Lançadas uma vez, aparecem todo mês.
Editar e excluir uma recorrência
Este é o ponto onde as pessoas mais erram, e o sistema pergunta antes de agir. Ao editar ou excluir um lançamento recorrente, você escolhe o alcance:
Apenas esta — o mês em que o cliente teve um desconto pontual.
As próximas em aberto, a partir desta data — o reajuste anual do contrato.
Todas as em aberto deste tipo — a correção de um erro de cadastro.
A opção do meio é a que se usa em quase toda renegociação — e escolher "todas" por engano reescreve meses que já estavam corretos.
Os lançamentos gerados automaticamente a partir de uma recorrência avisam isso na tela e não permitem editar as regras de recorrência neles: isso se faz no lançamento original.
Enviando a fatura
Com a fatura pronta, Enviar fatura por e-mail leva a cobrança ao cliente. O envio aceita vários destinatários — o e-mail principal e adicionais.
Esse detalhe resolve o atraso mais bobo que existe: a fatura chega para o seu contato, que está de férias, e ninguém no financeiro do cliente sabe que ela existe. Incluir o financeiro como destinatário adicional elimina uma semana de espera.
Quando a fatura é quitada, existe o envio do comprovante de pagamento por e-mail, também com múltiplos destinatários. É cortesia que reduz a ligação de "vocês receberam?".
Registrando pagamentos
Pagamento raramente é um evento único. O modal de Registrar pagamento parcial mostra valor total, já pago e restante, e você adiciona cada pagamento com valor, data, método e observações.
Cada registro entra no histórico de pagamentos da fatura, e pode ser excluído se tiver sido lançado errado.
O status acompanha sozinho: com pagamento parcial, a fatura fica Parcialmente paga; ao completar o valor, vira Paga. Você não precisa mexer no status manualmente — e não deve, porque é o que mantém os relatórios coerentes.
Exemplo real: a padaria fecha um projeto de R$ 6.000 em três parcelas. Cada parcela recebida é um registro; a fatura vai de pendente a parcialmente paga e só some do "a receber" quando a terceira entra.
A listagem
A tela lista tudo junto — transações e faturas — com colunas de cliente / projeto / fornecedor, descrição, tipo, valor, vencimento, recorrência e status, mais busca.
Ver receitas e despesas na mesma lista é proposital: é assim que se enxerga o mês. Duas telas separadas escondem que a semana com mais entradas é a mesma com mais saídas.
Faturas vindas de proposta
Uma fatura pode nascer de uma proposta aprovada, e nesse caso ela guarda essa origem. É o que fecha o caminho comercial: a proposta que o cliente aceitou vira a cobrança, sem redigitação e sem risco de divergência de valor entre o que foi vendido e o que foi cobrado.
Como se conecta ao resto
Contas — todo lançamento pago movimenta o saldo de uma conta.
Projetos — o vínculo da fatura e a base da lucratividade.
Propostas — a origem comercial da cobrança.
Portal do cliente — onde o cliente liberado vê as faturas dele.
Centros de custo — a classificação organizacional do gasto.
Relatórios — tudo o que é lançado aqui.
Para onde ir depois
Contas, transferências e extrato — para onde o dinheiro vai.
Fornecedores e centros de custo — os cadastros que organizam as saídas.
Relatórios financeiros — a leitura do que foi lançado.
Resumindo: escolha o tipo certo no switch (transação para entradas e saídas, fatura para cobrar cliente), preencha categoria — é ela que faz os relatórios servirem —, discrimine os itens da fatura para acelerar a aprovação do lado do cliente, e configure recorrência no que se repete. Ao editar uma recorrência, escolha o alcance com atenção: "as próximas a partir desta data" é o que reajuste pede. Registre cada pagamento parcial e deixe o status se atualizar sozinho.