Fechar o mês relançando no sistema o que já está no extrato do banco é trabalho duplicado — e é de onde vem a maior parte dos erros de digitação do financeiro. Um número trocado numa despesa de R$ 1.890 só aparece semanas depois, quando o relatório do projeto não fecha.
A importação de extrato resolve isso pelo outro lado: você baixa o extrato no internet banking, envia o arquivo, e o sistema lista o que veio dele. Nada é lançado antes de você revisar. O banco sabe o valor, a data e a descrição; ele não sabe que aquele PIX de R$ 1.890 foi impulsionamento da campanha do cliente Aurora — essa parte continua sendo sua, mas em lote, não linha por linha.
Vamos acompanhar um caso do começo ao fim: a agência quer trazer junho inteiro da conta do Itaú, com uma dúzia de saídas, dois recebimentos e uma transferência para a conta reserva.
Antes: baixando o arquivo no banco
No internet banking, procure a opção de exportar extrato e escolha o formato OFX (alguns bancos chamam de "OFX/Money", "Quicken" ou "arquivo para gerenciador financeiro"). São aceitas as extensões .ofx, .qfx e .qbo, até 10 MB.
Duas escolhas que valem fazer certo na origem:
- Escolha o período fechado que você quer trazer — de 1º a 30 de junho, no nosso exemplo. Períodos que se sobrepõem não causam problema (o sistema reconhece o que já entrou), mas dão mais linhas para revisar.
- Um arquivo por conta. O extrato traz a conta de origem dentro dele, e cada importação alimenta uma conta só.
Extrato de fatura de cartão também funciona — e vai para a fatura, não para o caixa. Veja mais adiante.
Enviando o extrato
Vá em Financeiro › Importar extrato. Arraste o arquivo para a área indicada ou clique em Escolher arquivo.
Assim que o arquivo é lido, aparece o que o sistema encontrou nele: o banco, o período, quantos lançamentos vieram e o saldo informado pelo banco ao fim do período. Confira esses quatro campos antes de seguir — se o período não é o que você esperava, o arquivo baixado foi outro.
Se a conta ainda não existe no sistema, o resumo sugere o saldo que ela tinha antes deste extrato — o saldo final do banco menos o que se moveu no período. Use esse número como saldo de abertura ao cadastrá-la: chutar aqui produz um erro que atravessa todos os relatórios e ninguém encontra depois.
Logo abaixo você escolhe a conta que recebe estes lançamentos. Se você já importou um extrato dessa mesma conta antes, ela vem sugerida; a escolha continua sendo sua. Trocar a conta refaz a revisão inteira, porque a checagem de "isso já entrou?" é feita contra o histórico daquela conta.
Se o mesmo arquivo já tiver sido enviado antes, um aviso diz quando. É informação, não bloqueio: você pode seguir, porque a checagem por lançamento impede a duplicação de qualquer jeito.
Revisando linha a linha
A tabela de revisão traz uma linha para cada lançamento do extrato, com data, descrição, valor, tipo e categoria. O que já vem preenchido:
- O tipo vem do sinal do valor — valor negativo é saída, positivo é entrada. É a informação mais confiável do arquivo, e você pode corrigir qualquer linha.
- A caixa de seleção decide o que entra. Desmarque o que não quiser importar; linha desmarcada não vira lançamento e volta a aparecer numa importação futura.
- A categoria é sua. Ela é obrigatória — o extrato não tem essa informação, e sem ela o lançamento fica de fora dos relatórios por categoria.
Para não classificar doze linhas uma a uma: marque as que pertencem ao mesmo grupo, escolha a categoria e, se for o caso, o projeto na barra acima da tabela, e clique em Aplicar às marcadas. No nosso exemplo, dá para resolver as saídas de ferramentas de uma vez e depois ajustar as exceções.
O projeto é opcional e é o que faz a despesa aparecer na rentabilidade daquele cliente. Funcionário só consegue vincular a projetos de que participa — a lista já vem filtrada, e o sistema recusa a confirmação se vier um projeto de fora.
Fornecedor e centro de custo não são preenchidos aqui. Se quiser esse detalhe em algum lançamento, edite-o depois em Financeiro › Transações, como qualquer outro.
Duplicatas: o que o sistema já barra
Quando o período do novo extrato encosta num que você já importou, as linhas repetidas aparecem marcadas:
- Já importada — o banco identificou o lançamento com o mesmo código de antes. É certeza; a linha fica travada e não entra de novo.
- Possível duplicata — mesmo valor, data próxima, sem o código para confirmar. É suspeita, não certeza: alguns bancos geram um código novo a cada exportação. A linha vem desmarcada, e você pode marcá-la se souber que é uma compra legítima de valor repetido.
Transferências entre suas próprias contas
A transferência para a conta reserva do exemplo aparece nos dois extratos — sai de uma conta e entra na outra. Importar as duas pernas como despesa e receita inflaria o resultado do mês sem que nada de fato tenha entrado ou saído da agência.
Por isso existe o tipo Transferência: a linha marcada assim não vira lançamento, mas fica registrada como já vista — ela não volta a aparecer como novidade na próxima importação. O sistema sugere esse tipo quando a descrição indica (mesma titularidade, aplicação, resgate); é sugestão, e você confirma.
Conferência de saldo
Abaixo da tabela, a seção Conferência de saldo compara o saldo que o sistema tem para aquela conta com o saldo que o banco declarou no arquivo. Diferença zero é o sinal de que o mês fechou.
Nem sempre a comparação vale, e quando não vale o motivo aparece escrito. São três situações:
- O extrato não informa saldo — alguns bancos exportam sem esse campo. Não há com o que comparar.
- Você deixou linhas de fora — a diferença então é o valor do que não foi importado, e não erro de saldo.
- O extrato é de um período anterior — o saldo dele não é o saldo de hoje. Isso leva ao ponto seguinte, que é o mais importante deste artigo.
Acertar o saldo pelo do banco
Quando a comparação vale e sobra diferença, aparece a opção de acertar o saldo da conta para o valor do banco. Marque-a se a diferença for histórico que nunca foi lançado no sistema — é isso que ela resolve, e não corrigi-la carrega o erro para todos os meses seguintes.
O acerto não acontece às escondidas: ele entra como um movimento no extrato da conta, com descrição, exatamente como qualquer outro. A opção só aparece quando não há linha de fora e o extrato é o mais recente — nos outros casos a diferença tem outra explicação, e cravar o saldo inventaria um movimento que não existiu.
Extrato de mês passado não mexe no saldo de hoje
Se a conta já teve movimento depois do fim do período do arquivo, o sistema trata a importação como retroativa: os lançamentos entram no histórico e nos relatórios, mas o saldo atual da conta não se move.
O motivo é direto: aqueles movimentos já aconteceram no banco, e o saldo de hoje já os reflete. Somá-los de novo tiraria da conta um dinheiro que nunca saiu duas vezes — e ninguém relacionaria o saldo errado a uma importação feita semanas antes. O ajuste que mantém o saldo no lugar fica registrado no extrato da conta, com o período do arquivo na descrição, para que ninguém encontre um valor sem explicação.
Confirmando
O botão de baixo diz quantos lançamentos vão entrar. Ao confirmar, cada linha marcada vira uma transação paga, com a data em que o banco a registrou, na conta escolhida — do mesmo jeito que se você a tivesse digitado.
Se alguma linha não puder ser criada, as outras entram assim mesmo e o resultado diz quantas foram criadas, quantas foram ignoradas e quais falharam. Você não perde a revisão inteira por causa de uma linha.
Extrato de fatura de cartão
Baixando o extrato da fatura e escolhendo uma conta do tipo cartão de crédito, as compras entram na fatura do ciclo — o caixa não se mexe, exatamente como quando você lança a compra à mão. É a mesma regra explicada em Cartão de crédito e faturas.
Duas travas que existem aí:
- Extrato de banco em conta de cartão (e o contrário) é recusado. A semântica inverte entre os dois, e a mistura produziria contabilidade errada sem nenhum sintoma na hora.
- Crédito na fatura vem pré-ignorado. Um crédito no cartão é estorno ou o próprio pagamento da fatura — nenhum dos dois é receita da agência. O pagamento da fatura entra pelo extrato da conta bancária, onde o dinheiro de fato sai.
Quando o arquivo é recusado
- Moeda diferente de real — extrato em dólar é bloqueado. Misturar duas moedas na mesma conta gera um erro que só aparece no fechamento, quando já não dá para separar o que era o quê.
- Arquivo que não é extrato, ou baixado pela metade — a leitura falha e nada é criado. Baixe de novo pelo internet banking.
- Extrato grande demais — há um teto de linhas por arquivo. Se bater nele, exporte em períodos menores.
Onde isso encaixa na operação
O que entra por aqui é transação comum: aparece em Financeiro › Transações, move o saldo em Contas, registra o movimento no extrato da conta e alimenta os relatórios financeiros com a categoria e o projeto que você indicou na revisão. A importação é só o caminho de entrada — depois dela, não há lançamento de segunda classe: dá para editar, complementar com fornecedor e centro de custo, ou excluir, como qualquer outro.
Na prática, o desenho de uso é: durante o mês você lança o que precisa de detalhe (a fatura do cliente, a despesa do projeto); no fechamento, importa o extrato para pegar o resto e conferir que o saldo bate.
Quem tem acesso
A tela é do módulo financeiro: administradores a veem, e funcionários precisam da permissão de acesso ao financeiro. Quem não tem a permissão não vê o item no menu.
Este recurso está em beta
Cada banco exporta o OFX com pequenas variações, e a lista de formatos que lemos bem cresce com o retorno de vocês. Se um extrato não for lido, ou vier com valor, data ou descrição errados, nos avise — informando o banco e, se possível, enviando o arquivo. É o que faz o próximo mês funcionar melhor que este.
Para onde ir depois
- Contas, transferências e extrato — as contas que recebem a importação e o extrato onde cada movimento aparece.
- Transações e faturas — o lançamento manual, para o que precisa de detalhe.
- Cartão de crédito e faturas — por que a compra no cartão não sai do caixa no dia.
- Fornecedores e centros de custo — o detalhe que você acrescenta depois, editando o lançamento.
- Relatórios financeiros — onde o que foi importado aparece consolidado.
Resumindo: baixe o extrato em OFX pelo internet banking, envie em Financeiro › Importar extrato e escolha a conta que recebe os lançamentos; revise a lista aplicando categoria e projeto em lote, deixando de fora o que o sistema marcou como já importado e marcando como transferência o que apenas trocou de conta; confira o saldo contra o do banco — acertando-o pelo banco se a diferença for histórico que faltava — e confirme. Extrato de período passado entra no histórico sem mexer no saldo de hoje, e extrato de cartão vai para a fatura, não para o caixa.