O fluxo de caixa responde "quanto entrou e quanto saiu". O DRE responde outra coisa, e é a pergunta que decide se a agência está de pé: quanto do que você faturou virou lucro. São perguntas diferentes porque o mês em que o cliente paga raramente é o mês em que a equipe trabalhou.
É o relatório que o contador pede, que o banco pede em análise de crédito e que você deveria olhar uma vez por mês — não para prestar contas, mas para saber se aquele cliente grande está realmente dando dinheiro.
Vamos acompanhar um mês inteiro de uma agência ao longo do artigo. Ela faturou R$ 58.000: R$ 40.000 de um cliente que já pagou e R$ 18.000 de outro que recebeu a nota e paga no mês seguinte.
Onde fica
No menu Relatórios financeiros › DRE. O período já abre no ano corrente, porque a demonstração se lê por exercício — é esse recorte que alimenta a evolução mês a mês e a comparação com o período anterior. Para ver um mês fechado, troque o período no seletor de datas.
A demonstração, linha por linha
A estrutura não é escolha nossa: ela segue o artigo 187 da Lei 6.404/76, que é a mesma que o seu contador usa. O que muda de agência para agência é em qual linha cada categoria sua entra — e isso você já configurou (ou vai configurar) em Classificação contábil.
No nosso exemplo, o mês fecha assim:
- Receita bruta — R$ 58.000. Tudo o que foi faturado, antes de qualquer desconto.
- (−) Deduções da receita — R$ 3.480. A guia do Simples, que incide sobre o faturamento.
- = Receita líquida — R$ 54.520. É sobre este número que todas as margens são calculadas.
- (−) Custo dos serviços prestados — R$ 12.000. Os freelancers que executaram a entrega.
- = Lucro bruto — R$ 42.520, margem de 78%. Quanto sobra da entrega antes de pagar a estrutura.
- (−) Despesas com vendas — R$ 2.500 e (−) Despesas administrativas — R$ 15.900. Anúncios da própria agência, aluguel, equipe interna, contador.
- (±) Resultado financeiro — R$ −250. Juros recebidos menos juros e tarifas pagas, já líquido.
- = Resultado operacional — R$ 23.870. O lucro da operação em si.
- (±) Outras receitas e despesas, depois (−) Provisão para IR e CSLL — R$ 1.500.
- = Lucro líquido do exercício — R$ 23.270, margem de 43%.
A separação que mais importa aqui é a do lucro bruto: acima dele fica o que custou entregar, abaixo fica o que custa existir. É por isso que a classificação pede que você diga se o salário é de quem atende cliente ou de quem cuida da casa — os dois são "salário", e caem em lados opostos dessa linha.
Competência ou caixa: por que os dois números não batem
No alto da tela há um alternador entre Competência e Caixa. Ele não muda a apresentação: muda quais lançamentos entram e com que valor.
Competência é o padrão, e é o que a lei chama de DRE. O lançamento conta no mês em que o fato aconteceu, tenha sido pago ou não. No nosso exemplo, os R$ 18.000 que o cliente ainda não pagou entram: o serviço foi prestado neste mês, então o resultado é deste mês.
Caixa conta apenas o que foi efetivamente pago, pela data do pagamento. Os mesmos R$ 18.000 ficam de fora, e o lucro líquido do mesmo mês cai de R$ 23.270 para R$ 5.270.
Os dois números estão certos, e a distância entre eles é a informação mais útil da tela: R$ 18.000 de lucro que existe no papel e ainda não existe na conta. É o que explica a agência lucrativa que não consegue pagar o mês. Use competência para saber se o negócio dá lucro, e caixa para conferir contra o extrato do banco.
Um lançamento parcialmente pago se comporta do mesmo jeito: na competência entra pelo valor cheio, no caixa só pela parte já quitada.
As três visões
Logo abaixo dos indicadores há três abas, e todas usam o mesmo período e o mesmo regime:
- Consolidado — a demonstração completa do período, linha a linha, com o percentual de cada linha sobre a receita líquida.
- Mês a mês — receita líquida, lucro bruto, resultado operacional e lucro líquido de cada mês do período, um por linha. Mês sem movimento aparece zerado em vez de sumir, para a leitura não enganar.
- Por projeto / centro de custo — o mesmo resultado recortado, do mais lucrativo para o menos. É aqui que se descobre o cliente que dá trabalho e não dá lucro.
No recorte por projeto existe sempre uma linha Sem projeto (e outra Sem centro de custo). Ela não é erro: aluguel e equipe interna raramente pertencem a um cliente só. Como essas despesas não são rateadas, essa linha costuma aparecer com prejuízo, e a soma dos projetos não é o lucro da agência — o lucro da agência está na aba Consolidado.
Comparar com o período anterior
Quando há comparativo, a tabela do Consolidado ganha duas colunas: o valor do período anterior e a variação percentual, nos quatro indicadores que se comparam — receita líquida, lucro bruto, resultado operacional e lucro líquido.
O período anterior tem sempre a mesma duração do que você escolheu, imediatamente antes dele. Se você pediu fevereiro, que tem 28 dias, a comparação é com os 28 dias anteriores — não com "janeiro inteiro". É o que torna a variação honesta: meses de tamanhos diferentes fariam o percentual mentir. Quando o período anterior não teve movimento, a variação aparece como traço, porque não existe percentual a partir de zero.
Quando aparece o aviso de resultado incompleto
Se algum lançamento do período estiver numa categoria que ainda não tem linha definida, aparece uma faixa de alerta no topo com o valor e a quantidade de lançamentos, e o PDF sai carimbado como Provisório.
Esse dinheiro não é distribuído em nenhuma linha — ele aparece à parte, como "Não classificado". A escolha é deliberada: chutar uma linha faria o lucro parecer certo estando errado, e ninguém confere um número plausível. O relatório prefere mostrar que está incompleto a mentir com elegância.
O aviso leva direto para a tela de classificação. Vale olhar a quantidade junto com o valor: R$ 20.000 num único lançamento é uma categoria a classificar; os mesmos R$ 20.000 em oitenta lançamentos são um hábito de lançamento a ajustar.
O que o DRE ainda não faz
Não há depreciação nem amortização. Quando você compra um computador de R$ 8.000, ele aparece como despesa integral no mês da compra, em vez de se diluir ao longo da vida útil do bem. Para a maioria das agências isso é irrelevante, porque quase não há bens no balanço — mas se o seu mês tiver uma compra grande de equipamento, saiba que o lucro daquele mês aparece menor do que o contábil, e o dos meses seguintes, maior.
Exportar em PDF
O botão Exportar PDF gera o documento com as mesmas informações da tela: o resumo, a demonstração completa, o comparativo, a evolução mensal e os recortes por projeto e centro de custo. Ele respeita o regime que estiver selecionado — exportando em caixa, o PDF sai em caixa e diz isso no cabeçalho. É o arquivo que você manda para o contador ou anexa numa análise de crédito.
Como se conecta ao resto
- Classificação contábil — é ela que diz em qual linha cada categoria entra. Sem isso, o DRE não tem como se montar.
- Transações e faturas — a data de competência de cada lançamento define em qual mês ele aparece aqui. É o campo que mais vale conferir.
- Projetos e Centros de custo — alimentam a aba de recorte. Lançamento sem vínculo cai na linha "Sem projeto".
- Relatório de impostos — mostra o total de imposto pago; o DRE separa esse total em dois pontos distantes da demonstração: o que incide sobre o faturamento vira dedução, o que incide sobre o lucro vira provisão.
- Fluxo de caixa — a leitura complementar. Bate com o DRE no regime de caixa, não no de competência.
Para onde ir depois
- Classificação contábil — a configuração que torna este relatório possível.
- Relatórios financeiros — os demais relatórios do módulo.
- Transações e faturas — onde a data de competência é preenchida.
Resumindo: abra Relatórios financeiros › DRE, escolha o período e leia o Consolidado de cima para baixo — receita bruta, deduções, custo do serviço, despesas, lucro líquido. Use Competência para saber se a agência dá lucro e Caixa para conferir contra o banco; a diferença entre os dois é o lucro que ainda está a receber. As abas Mês a mês e Por projeto mostram onde o resultado melhorou ou piorou. Se aparecer a faixa de resultado incompleto, classifique as categorias apontadas antes de mandar o PDF para alguém.