Seu plano de contas é organizado por área — Operacional, Recursos Humanos, Marketing e Vendas. Isso serve para gerir a agência, mas não fecha uma demonstração de resultado: nela, o que importa não é de qual área o gasto veio, e sim se ele é custo do serviço que você entregou ou despesa de estrutura — e essas duas coisas caem em lados opostos do lucro. Esta configuração é a ponte entre as duas leituras.
É uma configuração que você faz uma vez e revisa raramente, e é ela que sustenta o relatório de DRE em Relatórios financeiros. Enquanto houver categoria com movimento e sem linha definida, o relatório sai marcado como provisório e mostra esse valor à parte, em vez de distribuí-lo por conta própria.
Vamos usar um caso único ao longo do artigo: uma agência que paga R$ 18.000 de salários por mês — R$ 12.000 do time que atende clientes e R$ 6.000 do administrativo e financeiro.
Onde fica
Em Configurações › Categorias, aba Categorias financeiras. A tela é exclusiva de administradores: funcionários não a encontram, mesmo com acesso ao financeiro.
Os dois campos de cada categoria
Ao editar uma categoria você encontra o bloco Onde entra no resultado (DRE), com dois seletores:
- Quando for receita
- Quando for despesa
São dois porque a mesma categoria costuma servir aos dois sentidos, caindo em linhas diferentes. "Serviços e Produtos" é receita bruta quando você vende e custo dos serviços prestados quando você contrata um terceiro para entregar. Preencher só um dos campos é normal: a maior parte das categorias só existe como despesa.
As linhas disponíveis seguem a estrutura legal da demonstração — receita bruta, deduções da receita, custo dos serviços prestados, despesas com vendas, despesas administrativas, receitas e despesas financeiras, outras receitas e despesas, e provisão para IR e CSLL.
A opção "Não entra no resultado"
Ela não é um descarte. Serve para o dinheiro que passa pela conta bancária e não é resultado: principal de empréstimo, aporte de sócio e aplicação financeira. Sem essa marcação, um empréstimo de R$ 50.000 apareceria como receita e o lucro do mês sairia inflado — foi por isso que as categorias Empréstimos e Investimentos já vêm assim.
A coluna "No resultado (DRE)"
Na lista, cada categoria mostra em qual linha ela cai. Quando o valor aparece em tom mais claro, ele foi herdado da categoria pai — a subcategoria não tem escolha própria e está acompanhando a categoria acima dela.
A herança é útil: classifique a categoria principal e todas as subcategorias abaixo dela seguem junto. Você só desce ao detalhe onde a subcategoria realmente diverge da mãe.
Onde a agência precisa decidir
Voltando aos R$ 18.000 de salários. "Recursos Humanos" vem classificada como despesas administrativas, e para muita agência isso basta. Mas os R$ 12.000 do time de atendimento são, contabilmente, custo dos serviços prestados: eles entram acima do lucro bruto, e é essa separação que responde quanto sobra de cada contrato antes da estrutura.
Quem quer essa leitura cria duas subcategorias — por exemplo "Salários — entrega" e "Salários — administrativo" — e classifica cada uma na sua linha. Quem não precisa desse nível deixa como está.
Nenhuma das duas escolhas é errada. O que o sistema não faz é decidir por você, porque a resposta depende de como a sua agência é montada.
Quando o sistema passa a pedir a subcategoria
No momento em que as subcategorias de uma mesma categoria passam a cair em linhas diferentes — como no exemplo dos salários —, lançar apenas "Recursos Humanos" deixa de bastar: metade do valor iria para o lado errado do lucro. A partir daí, o formulário de transação passa a exigir a subcategoria naquela categoria, e explica o motivo na mensagem.
A exigência é cirúrgica. Onde as subcategorias concordam entre si, a categoria sozinha continua sendo aceita — cobrar o detalhe ali seria atrito diário sem mudar nenhum número.
Seus lançamentos antigos não quebram. Nada é reescrito, e abrir um lançamento anterior para corrigir a descrição continua funcionando sem exigir nada novo. Na lista de transações, os lançamentos afetados ganham o aviso Subcategoria pendente abaixo da descrição: eles entram no resultado pela categoria principal, então o valor não se perde — o que se perde é precisão. O aviso existe para você completar o histórico no seu ritmo, não para travar o trabalho.
Impostos: agora são duas subcategorias
"Impostos" virou duas, porque os dois tipos entram em pontos opostos da demonstração:
- Impostos sobre faturamento — Simples Nacional, ISS, PIS e COFINS. São dedução da receita bruta: saem logo no topo, antes de qualquer despesa.
- IRPJ e CSLL — incidem sobre o lucro, e aparecem lá embaixo, pouco antes do resultado final.
A subcategoria "Impostos" original continua existindo e conta como dedução da receita, então lançamentos antigos seguem valendo. Para o que for lançado daqui em diante, use uma das duas novas.
O regime tributário
Em Configurações › Dados fiscais, na tela Dados da sua agência, o campo Regime tributário aceita MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real.
Ele não é enfeite cadastral: é o regime que decide quais impostos são dedução da receita e quais incidem sobre o lucro. No Simples Nacional a guia única sai no topo da demonstração; no Lucro Presumido e no Real, PIS, COFINS e ISS saem no topo enquanto IRPJ e CSLL ficam no fim. Sem essa informação não há como montar essa parte sem chutar.
O campo é opcional no formulário — você consegue salvar o restante dos dados fiscais sem ele. Quem cobra é o painel da tela de categorias.
Prontidão para o DRE
No topo da aba de categorias financeiras fica o painel Prontidão para o DRE, com o selo Configuração completa ou Configuração incompleta.
Ele olha os últimos doze meses e lista as categorias com movimento que ainda não têm linha definida, mostrando quanto dinheiro passou por cada uma e quantos lançamentos são — da maior para a menor. É de propósito: a categoria com R$ 80.000 e a categoria com R$ 40 aparecem na mesma lista, e a ordem diz por onde começar. Classificando as três ou quatro do topo você costuma resolver a maior parte do valor.
O painel mede dinheiro, não quantidade de categorias. Uma categoria sem classificação e sem movimento nenhum não aparece ali, porque não afeta resultado algum.
Uma classificação faltando não gera erro em lugar nenhum — o lançamento simplesmente não entraria em linha alguma, e o resultado sairia menor sem nada acusar. O painel existe justamente para tornar visível esse tipo de falha silenciosa antes que ela vire um número no relatório.
Data de competência
No formulário de transação, o campo antes chamado "data da transação" agora se chama Data de competência. Nada mudou no comportamento — mudou o nome, para dizer o que ele sempre significou.
Competência é quando o fato aconteceu: o mês em que o serviço foi prestado ou o custo ocorreu, não o mês em que o dinheiro entrou ou saiu. O trabalho entregue em março e pago em maio é resultado de março. Quem controla o caixa é a data de vencimento junto com o status do lançamento.
Vale conferir esse campo nos lançamentos que você faz com frequência: é ele que define em qual mês cada valor vai aparecer na demonstração.
Como se conecta ao resto
- Transações — a categoria e a subcategoria de cada lançamento são o que a classificação traduz em linha do resultado.
- Categorias — as categorias que você mesmo cria nascem sem classificação e aparecem no painel assim que tiverem movimento.
- Dados fiscais — de onde vem o regime tributário.
- DRE — o relatório que consome tudo o que é classificado aqui. É lá que a configuração vira número.
- Relatórios financeiros — o relatório de impostos usa as mesmas subcategorias de imposto descritas aqui.
- Cartão de crédito — a compra entra pela data em que foi feita; o pagamento da fatura é movimento de caixa e não conta duas vezes.
Para onde ir depois
- DRE — o resultado do exercício montado a partir desta classificação.
- Transações e faturas — onde categoria, subcategoria e data de competência são preenchidas no dia a dia.
- Relatórios financeiros — a leitura do que foi lançado.
- Personalização — onde ficam as demais configurações da agência.
Resumindo: informe o regime tributário em Dados fiscais, abra Configurações › Categorias na aba de categorias financeiras e use o painel de prontidão como lista de tarefas — ele mostra, do maior valor para o menor, o que ainda não tem linha no resultado. Classifique cada categoria em "quando for receita" e "quando for despesa", desça ao nível da subcategoria só onde ela realmente diverge da categoria acima, e marque como "não entra no resultado" o que for empréstimo, aporte ou aplicação. Seus lançamentos antigos continuam valendo, com o aviso de subcategoria pendente indicando o que dá para refinar sem pressa.