Entre a entrada do aparelho e a entrega existem duas coisas que precisam ficar escritas: o que o técnico encontrou e o que o cliente aceitou pagar. Este artigo cobre as duas, mais as fotos que sustentam ambas.
Continuamos com a serra-fita da Marcenaria Bom Corte, que chegou "não corta reto".
O laudo técnico
No detalhe da O.S., o bloco Laudo técnico tem três campos:
- Diagnóstico — o que foi encontrado no aparelho. No exemplo: guia superior empenada e rolamento do volante inferior com folga.
- Solução — o que foi executado no reparo. Pode ficar em branco, e isso é um caso legítimo, não um esquecimento: existe cliente que traz o equipamento só para avaliação, paga o diagnóstico e leva o documento para acionar seguro ou decidir se compra outro. A O.S. termina sem reparo nenhum.
- Observações internas — só a equipe vê. Nunca sai em documento. É onde vai "cliente já trouxe esse aparelho três vezes" sem risco de imprimir isso na frente dele.
Repare na divisão de trabalho entre os campos da O.S.: Defeito relatado é a palavra do cliente, Estado na entrada é o atendente no balcão, e o laudo é o técnico na bancada. Momentos, autores e finalidades diferentes.
Pronto em
O campo Pronto em é preenchido sozinho quando você move a O.S. para Pronto para entrega, e é editável. Serve para o caso rotineiro: o conserto terminou na sexta e o card só foi arrastado na segunda. Corrigir a data aqui conserta uma métrica que já nasceria errada nos relatórios de tempo.
A trava do laudo
Quando a O.S. é entregue, o laudo é travado. O motivo é direto: o cliente saiu com o documento impresso na mão, e o que está no papel dele precisa continuar sendo o que está no sistema.
Quem tem permissão pode Destravar — informando por que o laudo precisa ser alterado depois da entrega. O motivo entra no histórico. É o equilíbrio entre proteger o documento entregue e não eternizar um erro de digitação no número de série.
As Observações internas não são travadas: elas não saem em documento, então travá-las não protegeria nada e só atrapalharia o suporte.
Fotos e anexos
O bloco Fotos e anexos separa o material em quatro caixas, e a separação é o que torna a foto útil:
- Fotos — entrada — como o aparelho chegou. É o par visual do checklist.
- Fotos — reparo — o que o técnico encontrou aberto. Foto de placa oxidada explica um orçamento melhor do que qualquer texto.
- Fotos — saída — como o aparelho saiu.
- Anexos — aqui entram imagens e PDF: a nota da peça, o laudo do fabricante, a autorização por escrito.
Cada caixa aceita até 10 arquivos, de até 10 MB cada. As fotos são reduzidas automaticamente depois do envio, então você não precisa se preocupar em redimensionar antes.
A aprovação do orçamento pelo cliente
Toda O.S. pode ter um Link de aprovação do cliente. Você gera, manda pelo WhatsApp, e o cliente abre no celular, vê os itens e os valores, e aprova ou recusa — sem precisar de conta, senha ou aplicativo.
No bloco, os botões são Gerar link, Copiar, Abrir e Gerar novo link. Gerar um novo invalida o anterior, e a tela avisa isso — é o que fazer quando o link vazou ou quando o cliente perdeu a mensagem.
O que acontece com a resposta
- Aprovado — a O.S. avança de Aguardando aprovação para Aguardando peça.
- Recusado — a O.S. vai para Recusada.
Em ambos os casos o sistema registra data e IP de quem respondeu, e o bloco passa a mostrar Respondido em com essa informação. É o que transforma "ele disse que autorizou" em um registro.
Os estados do link
O bloco mostra em que pé está o link:
- Link pronto (aguardando o orçamento) — você gerou antes de a O.S. chegar em Aguardando aprovação. O cliente vê a prévia, mas só consegue aprovar quando a O.S. estiver naquele status.
- Aguardando resposta do cliente.
- Aprovado pelo cliente / Recusado pelo cliente.
- Link expirado — o link tem prazo de validade.
- Link substituído — você gerou um novo.
Se a aprovação online estiver desligada para a loja, a tela avisa: "A aprovação pública está desativada para esta loja. Os links não funcionam até reativar." — o interruptor fica em Configurações › Lojas, no campo Aprovação de orçamento online. Desligar mantém os links já criados, porém inativos.
Os documentos da O.S.
O bloco Documentos gera os PDFs da O.S. com os dados reais dela:
- Termo de entrada — o que o cliente assina ao deixar o aparelho.
- Ordem de serviço.
- Laudo técnico — o documento próprio do diagnóstico, para o cliente que veio só por ele.
- Termo de entrega e Recibo — estes dois só ficam disponíveis depois da entrega, e a tela diz isso.
O visual desses documentos — logo, cores, dados da loja e cláusulas — é definido em Configurações › Personalização e Configurações › Documentos.
Para onde ir depois
- Entrega, garantia e retrabalho — o fechamento da O.S.
- Personalização e documentos — o logo, as cores e as cláusulas dos PDFs.
- Lojas — ligar e desligar a aprovação online e a consulta pública.
- Envios de WhatsApp — os avisos automáticos ao cliente.
Resumindo: escreva o diagnóstico e a solução no laudo (deixando a solução vazia quando a O.S. termina só na avaliação), guarde as observações internas onde o cliente não vê, fotografe entrada, reparo e saída, e mande o link para o cliente aprovar o orçamento pelo celular — a resposta dele fica registrada com data e IP, e move a O.S. sozinha.