O Financeiro do Servito tem muitas telas, mas todas se apoiam em quatro cadastros. Meia hora aqui, no começo, é a diferença entre um DRE que faz sentido e uma lista de lançamentos em "Outros".
Eles ficam no submenu Financeiro, na parte de baixo.
Categorias — o seu plano de contas
Em Financeiro › Categorias você estrutura receitas e despesas em até três níveis. Cada categoria tem:
- Tipo — Receita ou Despesa.
- Nome da categoria.
- Linha do DRE — onde ela entra no Demonstrativo de Resultado.
O terceiro campo é o que ninguém entende de primeira e que decide tudo. As opções são: Receita bruta, Deduções da receita, Custos, Despesas operacionais, Receitas financeiras, Despesas financeiras, Outras receitas, Outras despesas, Impostos sobre o lucro e Não afeta o resultado.
Na prática, para uma assistência técnica:
- "Serviços / O.S." e "Vendas de produtos" → Receita bruta.
- "Simples Nacional", "ISS" → Deduções da receita.
- "Peças e insumos" → Custos.
- "Aluguel", "Energia", "Salários", "Contador" → Despesas operacionais.
- "Taxa de maquininha", "Juros pagos" → Despesas financeiras.
- Aporte do sócio, empréstimo recebido → Não afeta o resultado.
Essa última merece atenção: dinheiro que entra e não é receita (aporte, empréstimo) precisa ficar fora do resultado, senão o DRE aponta um lucro que não existe.
Os três níveis servem para detalhar sem poluir: Despesas operacionais → Ocupação → Aluguel e … → Energia. Para excluir uma categoria com filhas, remova as subcategorias primeiro.
Centros de custo
Em Financeiro › Centros de custo você agrupa os lançamentos por área, projeto ou unidade de negócio. É um eixo independente da categoria.
Um exemplo esclarece: "Energia" é sempre a mesma categoria; o centro de custo diz se aquela conta é da Bancada, do Balcão ou do Setor de aparelhos usados. Se você não precisa dessa segunda dimensão, pode deixar em branco — o campo é opcional em todo lançamento.
Contas bancárias
Em Financeiro › Contas bancárias, cadastre as contas usadas para receber e pagar, com o saldo inicial de cada uma. Os tipos são Conta corrente, Poupança, Dinheiro e Outra.
Duas orientações:
- O saldo inicial é o ponto de partida do fluxo de caixa. Informe o saldo real na data em que você começou a usar o sistema — não zero, e não o saldo de hoje se você lançou movimentos anteriores.
- A conta do tipo Dinheiro é a que representa a gaveta. É para ela que as sangrias e os suprimentos do caixa apontam quando você registra a transferência.
Maquininhas
Em Financeiro › Maquininhas você cadastra as maquininhas com a taxa e o prazo de cada modalidade e nº de parcelas. É o cadastro que mais devolve o tempo investido.
Cada maquininha tem Nome, a marcação de Maquininha padrão e as taxas por modalidade:
- Débito — Taxa (%) e Prazo (dias).
- Crédito à vista — idem.
- Crédito parcelado — em faixas de parcelas, a partir de 2x (1x é o crédito à vista, logo acima).
Com isso preenchido, o PDV mostra na hora da venda: "Taxa 3,19% (R$ 31,90) · líquido R$ 968,10 em 30 dias". E os recebimentos de cartão passam a aparecer na tela de conferência na data prevista.
Sem taxa cadastrada, a venda no cartão passa mesmo assim — só que sem taxa registrada e com prazo genérico. O resultado é uma previsão de caixa otimista e um DRE sem a despesa financeira que existe de verdade.
Uma observação sobre lojas
Estes cadastros são do workspace inteiro, e não de cada loja. Os lançamentos é que apontam para uma loja específica — ou para nenhuma, quando são despesas da empresa como um todo.
Para onde ir depois
- Contas a receber e a pagar — o lançamento do dia a dia.
- Fluxo de caixa e DRE — o que esses cadastros produzem.
- Recebimentos de cartão — a conferência com o extrato da maquininha.
- PDV — onde a taxa da maquininha aparece na venda.
Resumindo: monte o plano de contas com a linha do DRE certa em cada categoria — especialmente marcando como "não afeta o resultado" o que não é receita —, use centros de custo se precisar de uma segunda dimensão, informe o saldo inicial real de cada conta e cadastre as taxas das maquininhas. Todo o resto do financeiro depende destes quatro cadastros.