A aba Respostas funciona como uma caixa de entrada: cada resposta chega como Não lida, e você marca, etiqueta, anota, arquiva ou exclui. Nada disso muda o que a pessoa respondeu. Na Clínica Vitta, em Campinas, a recepção recebe as fichas de anamnese das pacientes e usa a triagem para separar o que já foi conferido pela esteticista do que ainda espera retorno.
O número da resposta
Cada resposta ganha um número próprio do formulário, a partir de 1: a primeira ficha de anamnese da Vitta é a nº 1, a seguinte a nº 2, e assim por diante. O número nunca se repete: se a nº 15 for excluída de vez, a próxima continua sendo a nº 16, sem tapar o buraco.
Ele aparece no e-mail de aviso ("Resposta nº 42"), no PDF, na coluna Nº da exportação e nas integrações. Quando você abre a resposta pelo link do e-mail, a gaveta mostra o título Resposta nº 42. É o jeito seguro de a equipe falar da mesma ficha: "confere a 42" não deixa dúvida.
A tabela e a situação
Em Formulários › (formulário) › Respostas, a tabela mostra Recebida em, Situação, as perguntas do formulário, Tags e Origem (a campanha, o site de onde a pessoa veio ou "Direto"). Um ícone de folha ao lado das tags indica que a resposta tem nota interna.
A situação de cada resposta é uma destas:
- Não lida — acabou de chegar. Abrir a resposta já a marca como Lida.
- Lida — alguém da equipe abriu ou marcou como lida.
- Arquivada — saiu da caixa de entrada, mas continua guardada e contando. Arquivada vence lida: uma resposta lida e arquivada aparece como Arquivada.
Quem tem o papel Leitor consulta, mas não muda a situação: abrir uma resposta não a marca como lida para ninguém.
Filtrar e buscar
A barra acima da tabela tem quatro filtros, que se somam:
- Situação — Caixa de entrada (o padrão: lidas e não lidas, sem as arquivadas), Não lidas, Arquivadas ou Todas. Se uma resposta "sumiu", quase sempre ela está arquivada: troque para Arquivadas ou Todas.
- Buscar nas respostas — procura qualquer trecho no que a pessoa respondeu, sem diferenciar maiúscula, minúscula ou acento: "joao" encontra "João". A busca olha as respostas, não as tags nem a nota.
- Tag — mostra só as respostas com aquela tag. A lista oferece as tags das respostas que estão na página à vista; se a tag que você quer não aparece, é porque nenhuma resposta desta página a usa.
- Período — dias inteiros: "até 10/10" inclui o dia 10 todo. Limpar volta para qualquer data.
Clicar no título Recebida em inverte a ordem entre as mais novas e as mais antigas primeiro.
Abrir uma resposta
Ver resposta abre a gaveta lateral com tudo o que a resposta tem:
- Baixar PDF, Arquivar (ou Desarquivar) e Mover para a lixeira.
- Tags — digite e tecle Enter para criar; até 10 por resposta, com até 30 caracteres cada. Elas são salvas na hora, sem botão. A Vitta usa "conferida", "retorno pendente" e o nome da esteticista.
- Nota interna — até 2.000 caracteres, salva com Salvar nota. Só a sua equipe vê; quem respondeu nunca recebe. Ex.: "Paciente relatou alergia a ácidos: ligar antes de agendar o peeling".
- As respostas, pergunta por pergunta.
- Registro do consentimento — quando o formulário tem aceite de termo: o que foi aceito, a data e a hora do aceite.
- Origem e dispositivo — recebida em, convite (quando a resposta veio de um link único), as cinco UTMs, página de origem, página de entrada, dispositivo, navegador, sistema operacional, local (cidade, estado e país) e tempo de preenchimento. O que não foi possível identificar aparece como "Não capturado".
Ações em massa
Marque a caixa de seleção das linhas e a barra de ações aparece com o total selecionado. Fora da lixeira as opções são Marcar como lida, Marcar como não lida, Arquivar, Desarquivar e Mover para a lixeira. A seleção vale para a página à vista: mudar de página ou de filtro desmarca tudo, para nenhuma resposta escondida ser afetada sem você ver.
Na segunda-feira, a recepção da Vitta filtra Não lidas com o período do fim de semana, confere as fichas e arquiva as que já foram atendidas de uma vez só.
Lixeira
Mover para a lixeira tira a resposta da tabela principal. Ela fica em Lixeira (o botão ao lado de Respostas e Parciais) por 30 dias e depois é excluída de vez, sozinha. Até lá, Restaurar devolve tudo como era: situação, tags e nota.
Enquanto está na lixeira, a resposta continua contando: ela ocupa a vaga no limite de respostas do formulário e mantém o bloqueio de "uma resposta por pessoa". Mandar para a lixeira não libera ninguém para responder de novo. Na lixeira não dá para mudar tags, nota nem situação; dá para abrir e exportar.
Excluir de vez
Excluir de vez só existe dentro da lixeira, sempre pede confirmação e não tem volta. Ao excluir de vez:
- a vaga do limite de respostas é devolvida;
- quem respondeu pode responder de novo, mesmo com "uma resposta por pessoa" ligado;
- se a resposta foi assinada, a assinatura e a prova da assinatura saem junto. Por isso, mandar uma resposta assinada para a lixeira também pede confirmação.
Só o Dono da conta exclui de vez. O Editor arquiva, manda para a lixeira e restaura.
Para onde ir depois
- Exportar as respostas em CSV ou XLSX (coleção Respostas) — o arquivo sai com os mesmos filtros da tabela.
- Avisos de resposta e confirmação por e-mail (coleção Respostas) — o link do e-mail abre a resposta direto.
- Respostas parciais, salvar e continuar depois e Google Tag Manager (coleção Respostas) — a visão Parciais.
- PDF das respostas (coleção Assinatura, termos e PDF) — o que vai no documento.
- Prazo de guarda das respostas (coleção Segurança e privacidade) — exclusão automática por tempo.
Resumindo: cada resposta tem um número próprio do formulário que nunca se repete, chega como Não lida e vira Lida ao ser aberta; tags, nota interna e arquivar organizam sem mudar o que foi respondido; a lixeira guarda por 30 dias e a resposta continua contando no limite e na "uma resposta por pessoa" até ser excluída de vez, o que só o Dono faz.