La pestaña Respuestas funciona como una bandeja de entrada: cada respuesta llega como No leída, y tú la marcas, etiquetas, anotas, archivas o eliminas. Nada de eso cambia lo que la persona respondió. En Clínica Vitta, una clínica estética en Bogotá, la recepción recibe las fichas de anamnesis de las pacientes y usa la clasificación para separar lo que la esteticista ya revisó de lo que todavía espera una llamada.
El número de respuesta
Cada respuesta recibe un número propio del formulario, desde el 1: la primera ficha de anamnesis de Vitta es la n.º 1, la siguiente la n.º 2, y así sucesivamente. El número nunca se repite: si la n.º 15 se elimina definitivamente, la siguiente sigue siendo la n.º 16, sin llenar el hueco.
Aparece en el correo de aviso ("Respuesta n.º 42"), en el PDF, en la columna N.º de la exportación y en las integraciones. Cuando abres la respuesta desde el enlace del correo, el panel muestra el título Respuesta n.º 42. Es la forma segura de que el equipo hable de la misma ficha: "revisa la 42" no deja dudas.
La tabla y el estado
En Formularios › (formulario) › Respuestas, la tabla muestra Recibida el, Estado, las preguntas del formulario, Etiquetas y Origen (la campaña, el sitio de donde vino la persona o "Directo"). Un ícono de hoja junto a las etiquetas indica que la respuesta tiene nota interna.
El estado de cada respuesta es uno de estos:
- No leída — acaba de llegar. Abrir la respuesta ya la marca como Leída.
- Leída — alguien del equipo la abrió o la marcó como leída.
- Archivada — salió de la bandeja de entrada, pero sigue guardada y contando. Archivada gana sobre leída: una respuesta leída y archivada aparece como Archivada.
Quien tiene el rol Lector consulta, pero no cambia el estado: abrir una respuesta no la marca como leída para nadie.
Filtrar y buscar
La barra encima de la tabla tiene cuatro filtros, que se combinan:
- Estado — Bandeja de entrada (la opción por defecto: leídas y no leídas, sin las archivadas), No leídas, Archivadas o Todas. Si una respuesta "desapareció", casi siempre está archivada: cambia a Archivadas o Todas.
- Buscar en las respuestas — busca cualquier fragmento de lo que la persona respondió, sin distinguir mayúsculas, minúsculas ni acentos: "maria jose" encuentra "María José". La búsqueda mira las respuestas, no las etiquetas ni la nota.
- Etiqueta — muestra solo las respuestas con esa etiqueta. La lista ofrece las etiquetas de las respuestas de la página que estás viendo; si la que buscas no aparece, es porque ninguna respuesta de esta página la usa.
- Período — días completos: "hasta el 10/10" incluye todo el día 10. Limpiar vuelve a cualquier fecha.
Hacer clic en el título Recibida el alterna entre las más nuevas y las más antiguas primero.
Abrir una respuesta
Ver respuesta abre el panel lateral con todo lo que tiene la respuesta:
- Descargar PDF, Archivar (o Desarchivar) y Mover a la papelera.
- Etiquetas — escribe y pulsa Enter para crearla; hasta 10 por respuesta, de hasta 30 caracteres cada una. Se guardan al instante, sin botón. Vitta usa "revisada", "llamada pendiente" y el nombre de la esteticista.
- Nota interna — hasta 2.000 caracteres, se guarda con Guardar nota. Solo tu equipo la ve; quien respondió nunca la recibe. Ej.: "La paciente reportó alergia a ácidos: llamar antes de agendar el peeling".
- Las respuestas, pregunta por pregunta.
- Registro del consentimiento — cuando el formulario tiene aceptación de términos: qué se aceptó y la fecha y hora de la aceptación.
- Origen y dispositivo — recibida el, invitación (cuando la respuesta vino de un enlace único), los cinco UTM, página de origen, página de entrada, dispositivo, navegador, sistema operativo, ubicación (ciudad, estado y país) y tiempo de llenado. Lo que no se pudo identificar aparece como "No capturado".
Acciones en lote
Marca la casilla de las filas y aparece la barra de acciones con el total seleccionado. Fuera de la papelera las opciones son Marcar como leída, Marcar como no leída, Archivar, Desarchivar y Mover a la papelera. La selección vale para la página que estás viendo: cambiar de página o de filtro la desmarca, para que ninguna respuesta oculta se vea afectada sin que la veas.
El lunes, la recepción de Vitta filtra No leídas con el período del fin de semana, revisa las fichas y archiva de una vez las que ya fueron atendidas.
Papelera
Mover a la papelera saca la respuesta de la tabla principal. Queda en Papelera (el botón junto a Respuestas y Parciales) durante 30 días y luego se elimina definitivamente, sola. Hasta entonces, Restaurar la devuelve tal como estaba: estado, etiquetas y nota.
Mientras está en la papelera, la respuesta sigue contando: ocupa su lugar en el límite de respuestas del formulario y mantiene el bloqueo de "una respuesta por persona". Mandarla a la papelera no habilita a nadie a responder de nuevo. En la papelera no se pueden cambiar etiquetas, nota ni estado; sí se puede abrir y exportar.
Eliminar definitivamente
Eliminar definitivamente solo existe dentro de la papelera, siempre pide confirmación y no tiene vuelta atrás. Al eliminar definitivamente:
- se libera el lugar en el límite de respuestas;
- quien respondió puede volver a responder, incluso con "una respuesta por persona" activado;
- si la respuesta fue firmada, la firma y su prueba se van con ella. Por eso, mandar una respuesta firmada a la papelera también pide confirmación.
Solo el Dueño de la cuenta elimina definitivamente. El Editor archiva, manda a la papelera y restaura.
Adónde ir después
- Exportar las respuestas en CSV o XLSX (colección Respuestas) — el archivo sale con los mismos filtros de la tabla.
- Avisos de respuesta y confirmación por correo (colección Respuestas) — el enlace del correo abre la respuesta directamente.
- Respuestas parciales, guardar y continuar después y Google Tag Manager (colección Respuestas) — la vista Parciales.
- PDF de las respuestas (colección Firma, términos y PDF) — lo que va en el documento.
- Conservación de las respuestas (colección Seguridad y privacidad) — eliminación automática por tiempo.
En resumen: cada respuesta tiene un número propio del formulario que nunca se repite, llega como No leída y pasa a Leída al abrirla; las etiquetas, la nota interna y archivar organizan sin cambiar lo respondido; la papelera la guarda 30 días y la respuesta sigue contando en el límite y en "una respuesta por persona" hasta que se elimina definitivamente, algo que solo hace el Dueño.