La tarjeta Avisos de respuesta decide quién se entera, por correo, de cada respuesta: el dueño de la cuenta, otras personas del equipo y la propia persona que respondió. Todo en ella aplica en cuanto guardas, sin volver a publicar el formulario. En Clínica Vitta, en Bogotá, la dueña recibe cada ficha de anamnesis, la recepción recibe una copia y la paciente recibe las indicaciones del procedimiento que eligió.
La tarjeta está en Formularios › (formulario) › Editar › tarjeta "Avisos de respuesta". Después de hacer cambios, haz clic en Guardar avisos.
Correo para ti
Este aviso va al correo del dueño de la cuenta, aunque quien lo configure sea un Editor. Las opciones:
- Con cada respuesta (la opción por defecto) — un correo por respuesta, con el asunto "Nueva respuesta: (título del formulario)", el número de la respuesta, lo que la persona respondió y el botón Ver la respuesta, que abre la respuesta directamente en el panel.
- Un resumen al día, a las 8 h — un solo correo, con cuántas respuestas recibió cada formulario en las últimas 24 horas. Un día sin respuestas no genera correo.
- No enviar — ningún aviso para ti. La confirmación a quien respondió, si está activada, sigue saliendo.
El aviso muestra solo lo que la persona vio: las preguntas que la lógica ocultó y los campos ocultos quedan fuera. Llega en el idioma que el dueño usa en el panel. Una respuesta que fue a la papelera antes de que saliera el correo no genera aviso.
Avisar también a
En Avisar también a, escribe un correo y pulsa Enter. Son hasta 5 direcciones además del dueño, y cada una recibe su propio mensaje: nadie ve la dirección de los demás. En Vitta, la recepción entra aquí como recepcion@ejemplo.com.
- Los correos extra reciben el aviso Con cada respuesta. El resumen diario va solo al dueño.
- Solo el dueño de la cuenta cambia quién está en esta lista. Para el Editor, el campo aparece bloqueado.
Confirmar la recepción a quien respondió
Activa Confirmar la recepción a quien respondió para enviarle a la persona un correo breve diciendo que la respuesta llegó. Aparecen tres campos:
- Campo con el correo de quien responde — elige un campo de tipo Correo electrónico del formulario. Sin campo de correo, la confirmación no tiene adónde ir: agrega uno antes.
- Asunto — hasta 150 caracteres. En blanco, sale "Recibimos tu respuesta: (título del formulario)".
- Mensaje — hasta 2.000 caracteres. Va debajo del aviso de recepción.
La confirmación sale en el idioma del formulario y trae el título, la fecha y la hora de recepción, tu texto y la frase "Si no fuiste tú quien respondió, puedes ignorar este correo."
Nunca repite las respuestas. El formulario es público: cualquiera puede escribir el correo de otra persona. Si la confirmación repitiera lo completado, alguien podría usar tu formulario para enviar cualquier texto a cualquier dirección en nombre de tu empresa. Por el mismo motivo, una misma dirección recibe como máximo 3 confirmaciones por hora.
El campo elegido tiene que existir, como Correo electrónico, en la versión que la persona respondió. Si eliges un campo de correo que acabas de crear y todavía no publicaste, quien responde la versión en línea no recibe confirmación hasta que publiques. Si la persona deja el correo en blanco, tampoco hay confirmación.
Mensajes distintos según la respuesta
Con la confirmación activada, aparece Mensajes distintos según la respuesta. Cada regla tiene sus propias condiciones, asunto y mensaje. En Vitta:
- Haz clic en Agregar regla de mensaje.
- En Enviar cuando, arma la condición: "Procedimiento de interés" es igual a "Peeling químico".
- Asunto de esta regla: "Cómo prepararte para tu peeling". En blanco, usa el asunto por defecto.
- Mensaje de esta regla (obligatorio): "Evita el sol y los ácidos en las 48 horas antes de la sesión y ven sin maquillaje."
- Repite con "Limpieza facial" y otra indicación, y guarda.
Cómo funcionan las reglas:
- Valen en orden, de arriba hacia abajo: la primera que coincida envía su mensaje. Quien no coincida con ninguna recibe el mensaje por defecto.
- Cada regla necesita al menos una condición, y eliges si deben cumplirse todas o cualquiera. Son hasta 10 reglas.
- Usan los campos del borrador guardado, pero solo valen para lo que ya está publicado. Una regla que cita un campo u opción que todavía no está en línea se ignora, y la persona recibe el mensaje por defecto hasta que publiques.
- Una pregunta que la lógica ocultó cuenta como no respondida.
- El mensaje de la regla tampoco repite nunca las respuestas.
Adónde ir después
- Mostrar campos según la respuesta (colección Lógica del formulario) — cómo armar condiciones.
- Organizar las respuestas: estado, etiquetas, nota y papelera (colección Respuestas) — adónde lleva el enlace del aviso.
- Webhooks y Google Sheets (colección Integraciones) — para enviar cada respuesta a otro sistema.
- Roles e invitaciones (colección Equipo y roles) — quién es el dueño de la cuenta y qué puede cambiar el Editor.
En resumen: la tarjeta Avisos de respuesta envía al dueño de la cuenta un correo con cada respuesta, un resumen diario a las 8 h o nada; hasta 5 direcciones extra reciben cada respuesta; la confirmación a quien respondió sale al campo de correo elegido, con tu asunto y tu mensaje, nunca con las respuestas; y las reglas cambian el mensaje según lo que la persona respondió.