O card Avisos de resposta decide quem fica sabendo, por e-mail, de cada resposta: o dono da conta, outras pessoas da equipe e a própria pessoa que respondeu. Tudo nele vale na hora em que você salva, sem publicar o formulário de novo. Na Clínica Vitta, em Campinas, a dona recebe cada ficha de anamnese, a recepção recebe uma cópia e a paciente recebe as orientações do procedimento que escolheu.
O card fica em Formulários › (formulário) › Editar › card "Avisos de resposta". Depois de mexer, clique em Salvar avisos.
E-mail para você
Este aviso vai para o e-mail do dono da conta, mesmo quando quem configura é um Editor. As opções:
- A cada resposta (o padrão) — um e-mail por resposta, com o assunto "Nova resposta: (título do formulário)", o número da resposta, o que a pessoa respondeu e o botão Ver a resposta, que abre a resposta direto no painel.
- Um resumo por dia, às 8h — um e-mail só, com quantas respostas cada formulário recebeu nas últimas 24 horas. Dia sem resposta não gera e-mail.
- Não enviar — nenhum aviso para você. A confirmação para quem respondeu, se estiver ligada, continua saindo.
O aviso mostra só o que a pessoa viu: perguntas que a lógica escondeu e campos ocultos ficam de fora. Ele chega no idioma que o dono usa no painel. Resposta que foi para a lixeira antes de o e-mail sair não gera aviso.
Também avisar
Em Também avisar, digite um e-mail e tecle Enter. São até 5 endereços além do dono, e cada um recebe a própria mensagem: ninguém vê o endereço do outro. Na Vitta, a recepção entra aqui como recepcao@exemplo.com.
- Os e-mails extras recebem o aviso A cada resposta. O resumo diário vai só para o dono.
- Só o dono da conta muda quem está nessa lista. Para o Editor, o campo aparece travado.
Confirmar o recebimento para quem respondeu
Ligue Confirmar o recebimento para quem respondeu para mandar um e-mail curto à pessoa dizendo que a resposta chegou. Três campos aparecem:
- Campo com o e-mail de quem responde — escolha um campo do tipo E-mail do formulário. Sem campo de e-mail, a confirmação não tem para onde ir: adicione um antes.
- Assunto — até 150 caracteres. Em branco, sai "Recebemos sua resposta: (título do formulário)".
- Mensagem — até 2.000 caracteres. Vai abaixo do aviso de recebimento.
A confirmação sai no idioma do formulário e traz o título, a data e a hora do recebimento, o seu texto e a frase "Se não foi você quem respondeu, pode ignorar este e-mail."
Ela nunca repete as respostas. O formulário é público: qualquer pessoa pode digitar o e-mail de outra. Se a confirmação ecoasse o que foi preenchido, alguém poderia usar o seu formulário para mandar qualquer texto para qualquer endereço em nome da sua empresa. Pelo mesmo motivo, um mesmo endereço recebe no máximo 3 confirmações por hora.
O campo escolhido precisa existir, como E-mail, na versão que a pessoa respondeu. Se você escolher um campo de e-mail que acabou de criar e ainda não publicou, quem responde a versão no ar não recebe confirmação até você publicar. Se a pessoa deixar o e-mail em branco, também não há confirmação.
Mensagens diferentes conforme a resposta
Com a confirmação ligada, aparece Mensagens diferentes conforme a resposta. Cada regra tem condições, um assunto e uma mensagem próprios. Na Vitta:
- Clique em Adicionar regra de mensagem.
- Em Enviar quando, monte a condição: "Procedimento de interesse" é igual a "Peeling químico".
- Assunto desta regra: "Como se preparar para o seu peeling". Em branco, usa o assunto padrão.
- Mensagem desta regra (obrigatória): "Evite sol e ácidos nas 48 horas antes da sessão e venha sem maquiagem."
- Repita com "Limpeza de pele" e outra orientação, e salve.
Como as regras funcionam:
- Valem em ordem, de cima para baixo: a primeira que combinar manda a mensagem dela. Quem não combinar com nenhuma recebe a mensagem padrão.
- Cada regra precisa de pelo menos uma condição, e você escolhe se valem todas ou qualquer uma delas. São até 10 regras.
- Elas usam os campos do rascunho salvo, mas só valem para o que já está publicado. Uma regra que cita um campo ou opção que ainda não está no ar é ignorada, e a pessoa recebe a mensagem padrão até você publicar.
- Pergunta que a lógica escondeu conta como não respondida.
- A mensagem da regra também nunca repete as respostas.
Para onde ir depois
- Mostrar campos conforme a resposta (coleção Lógica do formulário) — como montar condições.
- Organizar as respostas: situação, tags, nota e lixeira (coleção Respostas) — onde o link do aviso leva.
- Webhooks e Google Sheets (coleção Integrações) — para mandar cada resposta a outro sistema.
- Papéis e convites (coleção Equipe e papéis) — quem é o dono da conta e o que o Editor pode mudar.
Resumindo: o card Avisos de resposta manda ao dono da conta um e-mail a cada resposta, um resumo diário às 8h ou nada; até 5 endereços extras recebem a cada resposta; a confirmação para quem respondeu sai para o campo de e-mail escolhido, com o seu assunto e a sua mensagem, nunca com as respostas; e as regras trocam a mensagem conforme o que a pessoa respondeu.