La exportación genera una hoja de cálculo con las respuestas que la tabla de la pestaña Respuestas está mostrando, con los mismos filtros. Sirve para sumar montos, cruzar con otra hoja o guardar una copia fuera del sistema. Clínica Vitta, en Bogotá, exporta a fin de mes las fichas de anamnesis que traen el campo "Cuánto piensa invertir" para ver el ticket promedio de las nuevas pacientes.
Pedir el archivo
- En Formularios › (formulario) › Respuestas, deja la tabla como quieres el archivo: estado, etiqueta, período, búsqueda y orden. Para exportar lo que está en la papelera, abre Papelera antes.
- Haz clic en Exportar. La ventana dice cuántas respuestas van en el archivo, por ejemplo "El archivo incluye las 87 respuestas, con los filtros aplicados en la tabla".
- Elige el Formato y haz clic en Exportar.
El archivo se arma en segundo plano y la descarga empieza sola cuando está listo. Deja la pestaña abierta hasta que empiece la descarga. Las respuestas que lleguen después del pedido no entran: el archivo es una foto del momento en que hiciste clic.
En Vitta, la recepción elige Período del 1 al 31 de octubre, Estado Todas (para incluir las archivadas) y exporta. Si ninguna respuesta coincide con los filtros, el botón Exportar queda desactivado.
Exportan el Dueño y el Editor; el Lector no ve el botón. Cada persona puede pedir hasta 10 exportaciones por hora.
CSV o XLSX
- XLSX (la opción por defecto) — el formato de Excel. Es la mejor opción para sumar y filtrar: los números quedan como números.
- CSV — se abre en cualquier hoja de cálculo. Sale separado por punto y coma y con la codificación que hace que Excel lo abra en columnas y con los acentos correctos.
En los dos formatos, un texto que empieza con =, +, - o @ queda como texto y nunca se convierte en fórmula al abrir la hoja.
Las columnas, en orden
- N.º — el número de la respuesta en el formulario.
- Recibida el — día/mes/año y hora.
- Estado — No leída, Leída o Archivada.
- Etiquetas — separadas por coma.
- Nota interna.
- Una columna por pregunta, con la etiqueta de la pregunta como título.
- utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content, Sitio de origen, Página de entrada, Dispositivo, Navegador, Sistema, País (código de dos letras, como CO), Estado, Ciudad y Tiempo de llenado (s), en segundos.
Los títulos fijos y los textos como "Archivada" o "Celular" salen en el idioma que usas en el panel. Las etiquetas de las preguntas salen como las escribiste.
Qué trae cada celda de respuesta
- Texto, opciones, fechas, sí o no — el mismo texto que aparece en el PDF de la respuesta (la etiqueta de la opción, "Sí"/"No").
- Pregunta ocultada por la lógica — celda vacía. Si la persona no vio la pregunta, no hay nada que mostrar.
- Matriz — una columna por fila, con el título "Pregunta — Fila". Así puedes filtrar cada fila.
- Firma — solo el nombre de quien firmó. La imagen está en el PDF.
- Campo oculto — entra como cualquier pregunta, con el valor que vino en el enlace.
- Bloque de texto, video y separador de sección — no tienen respuesta y no generan columna.
Monto en dinero: número y moneda
El campo Monto sale en dos columnas, una al lado de la otra:
- la del monto, con la etiqueta de la pregunta, como número: sin símbolo ni separador de miles, listo para sumar;
- la de la moneda, llamada "(etiqueta) — moneda", con el código de la moneda del campo, como COP.
En la ficha de Vitta, la paciente escribe $ 1.500.000 en "Cuánto piensa invertir". La hoja trae 1500000 en la columna "Cuánto piensa invertir" y COP en "Cuánto piensa invertir — moneda". Una suma en la columna del monto ya da el total del mes. Si tienes formularios con monedas distintas, la columna de moneda evita sumar pesos con dólares sin darte cuenta. La moneda solo aparece cuando hay monto: una respuesta sin monto deja las dos celdas vacías.
Formulario con varias versiones
Si publicaste el formulario más de una vez, la hoja reúne las preguntas de todas las versiones publicadas:
- primero las preguntas de la versión más nueva, en el orden del formulario;
- después las que solo existieron en versiones anteriores, para que la respuesta antigua no pierda la pregunta que quitaste.
Cada celda se llena según la versión que esa persona respondió. Una pregunta renombrada sigue en la misma columna, con la etiqueta de la versión más nueva. Una pregunta que agregaste después queda vacía en las respuestas antiguas, y una que quitaste queda vacía en las nuevas.
Vitta agregó "¿Usa ácidos en la piel?" en la versión 3. En las fichas de septiembre, respondidas en la versión 2, la columna queda en blanco; en las de octubre, viene completa.
Si algo sale mal
- "No se pudo armar el archivo. Inténtalo de nuevo." — el archivo no se completó. Pídelo de nuevo.
- Hiciste clic dos veces — el segundo clic reutiliza el pedido que ya está en curso, con el mismo formato y filtros. No sale un archivo duplicado.
- Saliste de la página antes de la descarga — pídelo de nuevo con la pestaña abierta.
Adónde ir después
- Organizar las respuestas: estado, etiquetas, nota y papelera (colección Respuestas) — estado, etiquetas, búsqueda y período, los filtros que usa la exportación.
- Documento, dirección, teléfono y montos (colección Campos) — cómo elegir la moneda del campo.
- Historial de versiones (colección Edición y publicación) — cuándo nace una versión nueva.
- Google Sheets (colección Integraciones) — para enviar cada respuesta a una hoja de cálculo sola, sin exportar.
En resumen: Exportar genera un XLSX o CSV con las respuestas que muestra la tabla, con los mismos filtros y congelado en el momento del pedido; las columnas traen número, fecha, estado, etiquetas, nota, una columna por pregunta de todas las versiones y el origen; el monto en dinero llega como número, con la moneda en la columna de al lado.