O convite é um link que vale uma resposta. Cada pessoa recebe o seu, e depois de usado ele não abre o formulário de novo. Serve quando você sabe exatamente quem deve responder e quer que cada um responda uma vez só: pacientes de uma lista, alunos de uma turma, clientes de uma pesquisa. A Clínica Vitta, em Campinas, manda a ficha de anamnese por convite para as pacientes agendadas da semana, e sabe quem já preencheu antes da consulta.
Onde fica
Em Formulários › (formulário) › Compartilhar › card "Convites". O card só aparece para Dono e Editor, porque a lista contém os próprios links de acesso.
O WiseData Forms não envia os convites por e-mail. Você copia o link ou baixa a planilha e manda pelo canal que já usa com essas pessoas.
Um convite por vez
Botão Novo convite:
- Rótulo — para você saber de quem é o link, como "Maria Souza". Aparece no detalhe da resposta, nunca para quem responde. É opcional, mas sem ele a lista fica cheia de "Sem rótulo".
- Validade — 7 dias, 30 dias, 90 dias ou Sem validade, contados a partir da criação.
Clique em Criar convite. A janela mostra o link pronto e o botão Copiar link.
Vários de uma vez
Botão Gerar em lote:
- Quantidade — de 1 a 500 links por vez.
- Prefixo do rótulo — os convites saem numerados. Com "Paciente", você recebe Paciente 1, Paciente 2, Paciente 3…
- Validade — a mesma para o lote inteiro.
Clique em Gerar convites. O lote é criado inteiro ou não é criado: nunca fica pela metade. Depois, Baixar CSV entrega uma planilha com as colunas Rótulo, Link e Validade, e Copiar todos os links copia um link por linha.
A Vitta gera 40 convites com o prefixo "Paciente" e validade de 7 dias toda segunda-feira, cola o CSV na planilha da agenda e manda cada link junto com a confirmação do horário.
Acompanhar a situação
A tabela mostra Rótulo, Situação, Validade e Criado em, com busca pelo rótulo e o filtro de situação:
- Disponível — ainda não foi usado, dentro da validade.
- Usado — a pessoa enviou a resposta.
- Expirado — passou da validade sem uso. Não dá para estender: gere outro.
- Revogado — você cancelou.
No menu da linha, Copiar link funciona em qualquer situação, para você conferir o que foi enviado. Revogar só existe para convite Disponível: o link deixa de abrir o formulário na hora, e isso não pode ser desfeito. Convite já usado não se revoga, porque a resposta já existe.
Só por convite
Por padrão, o convite convive com o link comum: quem tem o link público continua respondendo normalmente, e o convite só identifica quem respondeu por ele. Ligue Só por convite, no topo do card, quando o formulário for exclusivo de convidados. Vale na hora, sem publicar de novo.
Com ele ligado, tudo que não é convite para de mostrar o formulário: o link público, os apelidos, os QR Codes e o código incorporado no site. Antes de ligar, confira se nenhum cartaz ou página está divulgando o link comum.
O que quem recebe vê
Com um convite válido, a pessoa vê o formulário normalmente, sem nenhuma menção a convite. Quando o link não serve, ela vê Convite indisponível, com o motivo:
- Já usado — "Este convite já foi usado. Cada link vale para uma resposta."
- Expirado — "Este convite expirou. Peça um novo link a quem enviou."
- Revogado — "Este convite foi cancelado. Peça um novo link a quem enviou."
- Link incompleto ou errado — "Este link de convite não é válido. Confira se ele foi copiado inteiro."
- Sem convite, com Só por convite ligado — "Este formulário é só para convidados. Use o link que você recebeu."
Se a mesma pessoa abrir o convite em duas abas e enviar nas duas, só um envio passa; o outro recebe o aviso de convite já usado.
Bom saber
- O link de convite usa sempre o endereço padrão do formulário, nunca o apelido nem o domínio próprio. Assim, um link já enviado não deixa de funcionar se você trocar o apelido ou remover o domínio.
- O convite só abre o formulário publicado.
Para onde ir depois
- Limite, encerramento e uma resposta por pessoa (coleção Lógica do formulário) — outros jeitos de controlar quem responde.
- Organizar as respostas: situação, tags, nota e lixeira (coleção Respostas) — onde o rótulo do convite aparece.
- Link do formulário e apelido personalizado (coleção Compartilhar) — o link comum, para quando qualquer pessoa pode responder.
Resumindo: em Compartilhar › Convites você gera links que valem uma resposta cada, um a um ou até 500 por vez com CSV, com validade de 7, 30, 90 dias ou sem validade; o WiseData Forms não os envia por você; com Só por convite ligado, o link público, os QR Codes e o embed param de abrir o formulário, e quem chega com um convite usado, expirado ou revogado vê o motivo.