La invitación es un enlace que vale una respuesta. Cada persona recibe el suyo, y una vez usado no vuelve a abrir el formulario. Sirve cuando sabes exactamente quién debe responder y quieres que cada uno responda una sola vez: pacientes de una lista, alumnos de un curso, clientes de una encuesta. La Clínica Vitta, en Bogotá, envía su ficha de ingreso por invitación a las pacientes agendadas de la semana, y sabe quién ya la llenó antes de la cita.
Dónde está
En Formularios › (formulario) › Compartir › tarjeta "Invitaciones". La tarjeta solo aparece para el Dueño y el Editor, porque la lista contiene los propios enlaces de acceso.
WiseData Forms no envía las invitaciones por correo. Copias el enlace o descargas la planilla y lo envías por el canal que ya usas con esas personas.
Una invitación a la vez
Botón Nueva invitación:
- Etiqueta — para que sepas de quién es el enlace, como "María Gómez". Aparece en el detalle de la respuesta, nunca a quien responde. Es opcional, pero sin ella la lista se llena de "Sin etiqueta".
- Validez — 7 días, 30 días, 90 días o Sin vencimiento, contados desde la creación.
Haz clic en Crear invitación. La ventana muestra el enlace listo y el botón Copiar enlace.
Varias a la vez
Botón Generar en lote:
- Cantidad — de 1 a 500 enlaces por vez.
- Prefijo de la etiqueta — las invitaciones salen numeradas. Con "Paciente", obtienes Paciente 1, Paciente 2, Paciente 3…
- Validez — la misma para todo el lote.
Haz clic en Generar invitaciones. El lote se crea completo o no se crea: nunca queda a medias. Después, Descargar CSV entrega una planilla con las columnas Etiqueta, Enlace y Validez, y Copiar todos los enlaces copia un enlace por línea.
Cada lunes, Vitta genera 40 invitaciones con el prefijo "Paciente" y validez de 7 días, pega el CSV en la planilla de la agenda y envía cada enlace junto con la confirmación de la cita.
Seguir el estado
La tabla muestra Etiqueta, Estado, Validez y Creada el, con búsqueda por etiqueta y el filtro de estado:
- Disponible — todavía no se usó y está dentro de la validez.
- Usada — la persona envió la respuesta.
- Vencida — pasó la validez sin usarse. No se puede extender: genera otra.
- Revocada — la cancelaste.
En el menú de la fila, Copiar enlace funciona en cualquier estado, para que revises lo que se envió. Revocar solo existe para una invitación Disponible: el enlace deja de abrir el formulario al instante, y no se puede deshacer. Una invitación ya usada no se revoca, porque la respuesta ya existe.
Solo por invitación
Por defecto, la invitación convive con el enlace común: quien tiene el enlace público sigue respondiendo normalmente, y la invitación solo identifica a quien respondió por ella. Activa Solo por invitación, arriba de la tarjeta, cuando el formulario sea exclusivo para invitados. Vale al instante, sin publicar de nuevo.
Con la opción activada, todo lo que no es invitación deja de mostrar el formulario: el enlace público, los alias, los códigos QR y el código incrustado en el sitio. Antes de activarla, revisa que ningún cartel o página esté difundiendo el enlace común.
Qué ve quien la recibe
Con una invitación válida, la persona ve el formulario normalmente, sin ninguna mención a invitaciones. Cuando el enlace no sirve, ve Invitación no disponible, con el motivo:
- Ya usada — "Esta invitación ya se usó. Cada enlace vale para una respuesta."
- Vencida — "Esta invitación expiró. Pide un nuevo enlace a quien lo envió."
- Revocada — "Esta invitación fue cancelada. Pide un nuevo enlace a quien lo envió."
- Enlace incompleto o equivocado — "Este enlace de invitación no es válido. Comprueba que se copió completo."
- Sin invitación, con Solo por invitación activado — "Este formulario es solo para invitados. Usa el enlace que recibiste."
Si la misma persona abre la invitación en dos pestañas y envía en las dos, solo un envío pasa; el otro recibe el aviso de invitación ya usada.
Bueno saber
- El enlace de invitación usa siempre la dirección estándar del formulario, nunca el alias ni el dominio propio. Así, un enlace ya enviado sigue funcionando si cambias el alias o eliminas el dominio.
- La invitación solo abre el formulario publicado.
Adónde ir después
- Límite, cierre y una respuesta por persona (colección Lógica del formulario) — otras formas de controlar quién responde.
- Organizar las respuestas: estado, etiquetas, nota y papelera (colección Respuestas) — dónde aparece la etiqueta de la invitación.
- Enlace del formulario y alias personalizado (colección Compartir) — el enlace común, para cuando cualquiera puede responder.
En resumen: en Compartir › Invitaciones generas enlaces que valen una respuesta cada uno, uno a uno o hasta 500 por vez con CSV, con validez de 7, 30, 90 días o sin vencimiento; WiseData Forms no los envía por ti; con Solo por invitación activado, el enlace público, los códigos QR y el código incrustado dejan de abrir el formulario, y quien llega con una invitación usada, vencida o revocada ve el motivo.