Enlace del formulario y alias personalizado

Todo formulario publicado tiene una dirección pública que termina en un código aleatorio. Con el Enlace personalizado, cambias ese código por un alias corto, fácil de dictar por teléfono y de imprimir en un cartel. En la Clínica Vitta, una clínica estética en Bogotá, la recepción ya no envía un código ilegible por mensaje: dice "f.wisedataforms.com/ficha-vitta" y la paciente lo escribe sin equivocarse.

La tarjeta "Enlace público"

En cuanto el formulario se publica, la tarjeta Enlace público aparece arriba del formulario, encima de las pestañas. Muestra la dirección que debe recibir quien responde, con dos botones: Copiar enlace y Abrir, que abre el formulario publicado en una nueva pestaña para que lo revises.

Si el formulario tiene alias, la tarjeta ya muestra el enlace con el alias. Un borrador que nunca se publicó no tiene enlace público, y la tarjeta no aparece.

Crear el alias

En Formularios › (formulario) › Compartir › tarjeta "Enlace personalizado":

1. Escribe en el campo Alias del enlace. La pantalla lo ajusta mientras escribes: las mayúsculas pasan a minúsculas, se quitan las tildes y los espacios se vuelven guion. "Ficha Vitta" queda ficha-vitta.
2. Justo debajo, Queda así: muestra la dirección completa, tal como va a quedar.
3. Haz clic en Guardar enlace. El cambio vale al instante, sin necesidad de publicar de nuevo.

Reglas del alias

• De 3 a 60 caracteres: letras minúsculas sin tilde, números y guion. Sin guion al principio ni al final.
• Algunas palabras están reservadas, como admin, api, login, www y support. Si intentas una, la pantalla avisa "Este enlace está reservado. Prueba con otro."
• Es único entre todas las cuentas de WiseData Forms, no solo en la tuya. Quien lo guarda primero se queda con él. Si ya tiene dueño, aparece "Este enlace ya está en uso. Prueba con otro." Por eso conviene incluir el nombre del negocio: ficha sola seguramente ya está tomada; ficha-vitta, no.

Cambiar el alias después

Cambiar el alias no anula el anterior. Todos los alias que el formulario ha tenido siguen abriendo el mismo formulario, y el código aleatorio original también. Eso es lo que protege lo que ya se imprimió.

En el ejemplo: Vitta imprimió carteles con ficha-vitta y meses después empezó a difundir historia-vitta. Los carteles anteriores siguen llevando a la ficha, sin reimprimir.

Dos consecuencias que suelen sorprender:

• Un alias usado queda atado a su formulario. No pasa a otro formulario, ni siquiera dentro de tu cuenta. Vitta no puede usar ficha-vitta en el formulario de postratamiento, porque ese alias todavía abre la ficha. Volver a un alias anterior del mismo formulario sí está permitido.
• Borrar el campo y guardar quita el alias del enlace. La tarjeta Enlace público vuelve a mostrar el código aleatorio, pero los alias anteriores siguen funcionando.

Dónde aparece el alias, y dónde no

• Usa el alias: la tarjeta Enlace público y el código para incrustar que se genera en la pestaña Compartir.
• No usa el alias: los códigos QR y los enlaces de invitación apuntan a la dirección fija del formulario. Por eso cambiar el alias nunca afecta un QR ya impreso ni una invitación ya enviada.

Si tu cuenta tiene un dominio propio activo, el enlace y el alias pasan a salir en tu dominio (por ejemplo, formularios.clinicavitta.com.co/ficha-vitta).

Saber de dónde vino cada respuesta

Puedes agregar parámetros de campaña al final del enlace, como ?utm_source=instagram, para separar a quien llegó desde la biografía de Instagram de quien llegó por el cartel. Cómo armarlos y dónde ver el resultado está en el artículo Origen de las respuestas, campañas con UTM, dispositivos y ubicaciones.

Quién puede cambiarlo

El Dueño y el Editor crean y cambian el alias. El Lector ve la pestaña Compartir, pero no puede modificar nada.

Adónde ir después

• Código QR dinámico y estático (colección Compartir) — el enlace en material impreso, con conteo de lecturas.
• Incrustar el formulario en tu sitio (colección Compartir) — el formulario dentro de tu página.
• Invitaciones: un enlace por persona (colección Compartir) — cuando cada persona debe responder una sola vez.
• Dominio propio (colección Compartir) — el enlace en la dirección de tu empresa.
• Origen de las respuestas, campañas con UTM, dispositivos y ubicaciones (colección Analytics) — los parámetros de campaña en el enlace.

En resumen: la tarjeta Enlace público muestra y copia la dirección del formulario publicado; en Compartir › Enlace personalizado cambias el código por un alias de 3 a 60 caracteres, único entre todas las cuentas, y los alias anteriores siguen abriendo el mismo formulario para siempre, así que nada de lo que ya se imprimió deja de funcionar.