Clicar em Emitir não termina o trabalho: a nota vai para a prefeitura, que autoriza ou recusa. A tela Fiscal › Notas fiscais é onde você acompanha esse retorno e cuida da nota pelo resto da vida dela — baixar, cancelar, corrigir.
Vamos seguir a nota de R$ 3.000,00 que a Pixel Marketing emitiu para a Clínica Sorriso e que saiu como nota nº 68.
A lista de notas
A página Notas fiscais de serviço mostra no subtítulo a cota do ciclo — por exemplo, "3 de 20 notas usadas neste ciclo · renova em 05/11/2026" — e o botão Emitir NFS-e.
O filtro de período começa no mês corrente: para achar uma nota antiga, amplie o período antes de buscar. Nota que ainda não foi autorizada aparece sem número ("—"), porque o número é a prefeitura que dá.
Se o certificado digital estiver a 30 dias ou menos do vencimento, um aviso no topo da lista lembra de enviar o novo em Configurações › Dados fiscais.
O que cada status quer dizer
- Enviando — a nota foi criada no Agency e ainda não chegou ao serviço fiscal (por exemplo, numa instabilidade). Ela é reenviada sozinha, a cada poucos minutos, sem virar duas notas.
- Processando — está com a prefeitura.
- Autorizada — nota válida, com número e código de verificação.
- Dados recusados — os dados não passaram na validação antes de chegar à prefeitura.
- Recusada pela prefeitura — a prefeitura analisou e não autorizou.
- Cancelada e Substituída — a nota deixou de valer.
Você não precisa ficar atualizando: enquanto houver nota em Enviando ou Processando na tela, a lista e o detalhe se consultam de novo sozinhos a cada poucos segundos. O retorno da prefeitura também chega ao Agency por aviso automático, e há uma conferência de hora em hora para o que tiver ficado para trás.
O detalhe da nota
O detalhe (NFS-e nº 68, no exemplo) mostra no topo os avisos da situação:
- Aguardando a prefeitura — a nota foi enviada; a tela se atualiza quando sair o resultado.
- Retorno da prefeitura (ou Os dados foram recusados) — a lista de erros, com o código, a mensagem e, quando existe, "Como corrigir: …".
- O cancelamento está em análise na prefeitura.
- A prefeitura não aplicou a substituição: as duas notas continuam válidas. Nesse caso, confira com o município.
Abaixo, o card Identificação traz Número, Status, Código de verificação, Competência, Data de emissão e Autorizada em — e, numa substituta, o link Ver a nota substituída. Nota cancelada ganha o card Cancelamento, com a data e a justificativa. Por fim vem todo o conteúdo emitido (tomador, serviço, valores, retenções, reforma tributária…) nas mesmas seções do formulário de emissão, só para leitura.
As ações
Os botões do topo do detalhe (e o menu Ações da lista) aparecem conforme o status e as permissões. Ver e baixar exige a permissão Ver notas fiscais; o resto, Emitir notas fiscais.
- DANFSE e XML — baixam o PDF e o XML da nota. Disponíveis na nota autorizada, cancelada ou substituída.
- Atualizar — consulta a prefeitura agora, em vez de esperar o retorno automático.
- Substituir — só na nota autorizada. Para corrigir uma nota de um serviço que aconteceu (valor, alíquota, código de serviço): abre o formulário pré-preenchido, e a nota nova substitui a antiga, que passa a Substituída. No padrão nacional, pede o motivo da substituição.
- Reemitir como nova — na nota autorizada, abre uma nota nova com os mesmos dados (útil para o contrato que se repete todo mês). Na nota recusada, o mesmo botão se chama Corrigir e emitir de novo.
- Cancelar — aparece só quando a prefeitura permite cancelar aquela nota. Prazo e regra de cancelamento são do município: fora deles, o botão não aparece, e o caminho costuma ser substituir.
Cancelar uma nota
Em Cancelar, informe a Justificativa — entre 15 e 255 caracteres. Ela vai para a prefeitura e fica registrada na nota, então escreva o motivo real ("Serviço não prestado: contrato rescindido antes do início").
Dois resultados possíveis: NFS-e cancelada, quando a prefeitura confirma na hora, ou Cancelamento enviado, quando ela ainda está processando — nesse caso o resultado aparece na nota, que pode mostrar "O cancelamento está em análise na prefeitura".
Se a prefeitura recusar, a mensagem que aparece é a resposta dela, como veio, com o código que o município usa (por exemplo, "E160: Arquivo em desacordo com o XML Schema"). Ela descreve o que a prefeitura não aceitou, não uma falha do Agency. Quando o município não aceita o cancelamento por sistema, o caminho é cancelar no portal da prefeitura ou substituir a nota.
Cancelar não devolve a cota: nota cancelada e nota substituída continuam contando no ciclo. Só nota recusada não conta.
Para onde ir depois
- Fiscal (NFS-e) — o formulário de emissão, que é o mesmo da substituição e da reemissão.
- Fiscal (NFS-e) — configurar a emissão: certificado, modalidade e numeração.
Resumindo: em Fiscal › Notas fiscais você filtra as notas por busca, status e período e abre o detalhe pelo nome do tomador; a tela se atualiza sozinha enquanto a prefeitura processa; DANFSE e XML baixam a nota; Substituir corrige uma nota autorizada, Reemitir abre uma nota nova a partir dela (ou corrige uma recusada) e Cancelar, quando a prefeitura permite, pede justificativa de 15 a 255 caracteres — sem devolver a cota.