A agência emite as notas fiscais de serviço dos próprios contratos sem sair do Agency. Mas a nota é um documento fiscal real, em nome do CNPJ da agência: antes da primeira, alguém precisa deixar a empresa pronta para emitir. Este artigo é esse passo a passo, e ele é feito uma vez, pelo administrador da agência.
Vamos acompanhar uma agência de exemplo, a Pixel Marketing Ltda., de Goiânia, que vai emitir as notas mensais de gestão de tráfego dos clientes.
Quem tem acesso
- Plano: a emissão de NFS-e faz parte do Enterprise pago. No período de teste ela fica de fora, justamente por ser um documento fiscal de verdade. O plano inclui 20 notas por ciclo da assinatura.
- Configuração: só o administrador. A tela Configurações › Dados fiscais não existe para funcionários.
- Uso no dia a dia: funcionários podem ver, emitir e cuidar dos grupos fiscais, desde que o administrador libere as permissões em Funcionários (veja o fim do artigo).
1. Os dados da empresa
Abra Configurações e, na seção Agência, o card Dados fiscais. A página tem dois blocos. O primeiro, Dados da empresa, é o cadastro da agência:
- Informações empresariais — CNPJ, Nome empresarial, Nome fantasia e Regime tributário (MEI, Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real).
- Endereço — CEP, Endereço, Número, Complemento, Bairro, Estado e Cidade.
- Contato — E-mail e Telefone.
Ao lado do CNPJ há a opção de consultar os dados do CNPJ, que preenche o cadastro a partir da Receita. Depois de gravado, o CNPJ não muda mais; para alterar o nome empresarial ou o nome fantasia, é preciso falar com o suporte.
Esse bloco não é só para a nota: o regime tributário também é usado nos relatórios contábeis do Financeiro, e os dados aparecem nos PDFs e e-mails da agência. Para a NFS-e, ele é o prestador de toda nota emitida.
2. Ativar a emissão: modalidade e inscrições
O segundo bloco é Emissão de NFS-e. Na parte Modalidade:
- Modalidade de emissão — como a prefeitura da sua cidade recebe as notas. A lista traz as modalidades aceitas pelo serviço fiscal; a escolha depende do município, e não existe uma "padrão". Na dúvida, confirme com a sua contabilidade. Ela também decide o leiaute da nota: em algumas modalidades o formulário segue o padrão nacional (com os campos da reforma tributária), em outra segue o padrão municipal (ABRASF).
- Inscrição municipal — só números.
- Inscrição estadual — se a agência tiver.
Clique em Ativar emissão. É nesse momento que a agência é cadastrada no serviço fiscal com os dados do bloco 1. Depois disso o botão passa a se chamar Salvar modalidade, e salvar o bloco 1 de novo atualiza o cadastro lá também.
3. O certificado digital A1
Com a emissão ativada, aparece a parte Certificado digital (A1). Sem certificado a prefeitura não autoriza nenhuma nota.
- Arraste ou escolha o arquivo do certificado — .pfx ou .p12, até 200 KB.
- Digite a Senha do certificado.
- Clique em Enviar certificado.
O arquivo e a senha vão direto ao serviço fiscal e não ficam guardados no Agency. Depois do envio, a tela mostra o nome do arquivo e a validade ("válido até …").
Certificado A1 vence, em geral, a cada ano. O Agency avisa antes: 30 dias e 7 dias antes do vencimento, os administradores recebem notificação e e-mail. A lista de notas também mostra um aviso a partir de 30 dias e, se o certificado vencer, avisa que nenhuma nota será autorizada até o novo ser enviado. Para trocar, é o mesmo caminho: envie o arquivo novo aqui.
4. A numeração (só se a contabilidade pedir)
A parte Numeração tem dois campos: Série e Próximo número, com o botão Salvar numeração.
Se a agência nunca emitiu NFS-e por outro sistema, não mexa: a numeração anda sozinha a cada nota. Se ela já emitia em outro lugar, a sequência precisa continuar de onde parou. Exemplo: a Pixel emitiu a nota 41 pelo sistema antigo; o próximo número aqui é 42. Número repetido é nota recusada, e número pulado é buraco na sequência — por isso o próprio sistema recomenda só mexer com orientação da contabilidade.
5. Resolver as pendências
No topo do bloco Emissão de NFS-e, o Agency mostra em que pé a agência está:
- "A agência está pronta para emitir NFS-e." — tudo certo.
- Pendências para emitir — uma lista do que falta. As pendências que se resolvem no bloco 1 vêm marcadas com "corrija em Dados da empresa, acima": CNPJ, nome empresarial, endereço, CEP, e-mail, telefone, regime tributário. Outras são do bloco 2: certificado digital ausente ou vencido, inscrição municipal, modalidade de emissão.
Uma pendência que confunde: "Cidade não encontrada na tabela do IBGE — confira cidade e estado". A nota identifica o município pelo código do IBGE; se a cidade estiver escrita de um jeito que não bate com a tabela, a emissão não sai. Revise Estado e Cidade no bloco 1 e salve.
Enquanto houver pendência, a tela de emissão não abre o formulário: ela mostra "A agência ainda não pode emitir" com a mesma lista.
6. Liberar a equipe
Em Funcionários, nas permissões do grupo Fiscal (NFS-e):
- Ver notas fiscais — lista, detalhe e download do PDF e do XML.
- Emitir notas fiscais — emitir, cancelar, substituir e atualizar. Consome a cota do plano e exige também "Ver notas fiscais".
- Gerenciar grupos fiscais — criar, editar e excluir grupos fiscais.
Com a primeira permissão, o item Fiscal aparece no menu lateral do funcionário, no grupo Financeiro.
A cota de notas
As 20 notas do Enterprise contam por ciclo da assinatura, não por mês do calendário, e contam pela data em que a nota foi criada no Agency. Nota recusada (pelos dados ou pela prefeitura) não gasta cota; nota cancelada ou substituída gasta. A lista de notas mostra no subtítulo quantas já foram usadas e quando a cota renova. Esgotada, o botão vira Cota do ciclo esgotada até a renovação.
Para onde ir depois
- Fiscal (NFS-e) — emitir a nota, campo por campo.
- Fiscal (NFS-e) — acompanhar, baixar, cancelar e substituir as notas emitidas.
- Fiscal (NFS-e) — grupos fiscais, para não preencher a tributação toda vez.
- Funcionários — as permissões da equipe.
Resumindo: em Configurações › Dados fiscais, o administrador salva os dados da empresa, escolhe a modalidade de emissão da prefeitura, clica em Ativar emissão, envia o certificado A1 com a senha e, só se a agência já emitia em outro sistema, ajusta série e próximo número; com a mensagem "pronta para emitir" na tela, libera as permissões da equipe e a agência passa a emitir até 20 notas por ciclo do Enterprise.