O formulário de emissão é longo porque a nota fiscal de serviço é. Use este artigo como referência: não precisa lê-lo inteiro, vá direto à seção do campo em que travou.
Um aviso que vale para tudo o que vem abaixo: qual valor marcar em cada campo depende do regime e da atividade da agência — e essa decisão é da contabilidade. O artigo explica o que cada campo é, de onde ele vem e o que ele afeta, nunca qual opção escolher.
Exemplo do começo ao fim: a Pixel Marketing emite R$ 3.000,00 de gestão de tráfego de outubro para o cliente Clínica Sorriso Ltda., já cadastrado em Empresas.
Como chegar aqui
No menu lateral, abra Fiscal › Notas fiscais e clique em Emitir NFS-e. O botão só aparece para quem tem a permissão de emitir, e fica desligado enquanto a agência não estiver configurada ou se a cota do ciclo acabou — nesses casos a própria tela diz o motivo e, para o administrador, aponta Configurações › Dados fiscais.
A mesma tela abre pré-preenchida em dois outros caminhos, a partir de uma nota existente: Reemitir como nova (ou Corrigir e emitir de novo, numa nota recusada) e Substituir. Um aviso no topo diz de qual nota os dados vieram. Tudo é copiado, inclusive os valores — menos a competência, que volta para a data de hoje. Confira antes de emitir: pré-preenchido não é conferido.
Padrão nacional ou municipal?
O formulário muda conforme a modalidade de emissão escolhida em Dados fiscais. Na maioria das cidades ela segue o padrão nacional, que tem a seção Reforma tributária — dados obrigatórios (com artigo próprio). Nas modalidades do padrão municipal (ABRASF), alguns campos mudam de lugar e de nome. As diferenças estão sinalizadas em cada seção abaixo.
Dados da emissão
- Grupo fiscal — um atalho: escolha um grupo cadastrado e os campos tributários dele são preenchidos na hora, com o aviso "Grupo … aplicado. Confira os campos antes de emitir." O que o grupo deixa em branco não apaga o que você já tinha preenchido. Grupos fiscais têm artigo próprio.
- Competência — o mês a que o serviço se refere. Vem com a data de hoje; no exemplo, um dia de outubro.
- Só no padrão municipal: Exigibilidade do ISS, Optante pelo Simples Nacional, Regime especial de tributação e Incentivador cultural. No padrão nacional esses dados ficam na seção da reforma tributária e em Tributação do ISS.
O número e a série da nota não aparecem aqui: eles avançam sozinhos, a partir da numeração dos Dados fiscais.
Tomador do serviço
O tomador é o cliente que contratou o serviço. O caminho mais curto é o campo Empresa cadastrada: busque pelo nome, nome fantasia ou CNPJ/CPF, e os campos abaixo se preenchem a partir do cadastro em Empresas. Tudo continua editável — o que você muda aqui vai só para a nota, o cadastro da empresa não é alterado.
Se faltar algo no cadastro, aparece o aviso "O cadastro da empresa está sem: …" com a lista. A prefeitura exige esses dados: preencha na própria nota (e, para as próximas, complete o cadastro da empresa).
- Razão social / Nome — obrigatório.
- CPF ou CNPJ — sem pontuação. O CNPJ pode ter letras (o novo CNPJ alfanumérico).
- Inscrição municipal — opcional, só números. Informe apenas se o cliente tiver inscrição no município: inscrição errada é motivo de recusa.
- CEP, Logradouro, Número, Complemento, Bairro, UF do tomador e Município do tomador — o endereço completo (só o complemento é opcional).
- E-mail e Telefone — opcionais.
Duas situações especiais, nos controles da seção:
- Tomador estrangeiro — troca documento e endereço por Identificação no exterior (NIF), Código do país (BACEN), de 4 dígitos (EUA 2496, Alemanha 0230, Argentina 0639), e Endereço completo no exterior, numa linha só, com no mínimo 10 caracteres.
- Sem tomador identificado — no título da seção. A nota sai sem cliente. Use só quando a legislação do seu município permitir e a contabilidade confirmar.
Local da prestação
UF da prestação e Município da prestação — onde o serviço foi executado. Vêm com a cidade da agência. No padrão municipal há também UF e Município de incidência do ISS: o município que fica com o imposto, que em parte dos serviços é o do tomador, e não o da agência.
Identificação do serviço
- CNAE — a atividade econômica. A lista traz só os CNAEs cadastrados para a agência na Receita.
- Item da lista de serviço — o item da Lei Complementar 116 que classifica o serviço. Busque pelo código ou pela descrição. Trocar o item limpa os códigos nacionais que dependiam dele.
- No padrão nacional: Código NBS — nove dígitos da Nomenclatura Brasileira de Serviços. Quando o item escolhido tem correlação oficial, o campo vira uma lista de sugestões; sem correlação, você digita o código. NBS incompatível com o item é uma das recusas mais comuns.
- No padrão nacional: Código de tributação do município — só se o município tiver tabela própria; caso contrário, deixe em branco.
- Descrição do serviço — o que foi prestado, até 2.000 caracteres. É o texto que o cliente lê na nota. No exemplo: "Gestão de tráfego pago — campanhas Meta e Google, outubro/2026".
Se aparecer o aviso "O item escolhido não tem correspondência na lista nacional de serviços", os códigos da reforma ficam sem opção: escolha outro item da lista da prefeitura.
Valores e tributação do ISS
- Valor dos serviços — o valor bruto. No exemplo, R$ 3.000,00.
- Deduções — as permitidas pela legislação para a atividade.
- Desconto incondicionado — o desconto já concedido; reduz a base de cálculo.
- Desconto condicionado — o que depende de uma condição futura (pagar até certa data); reduz o líquido, não a base.
- No padrão nacional: Tributação do ISS — se o ISS incide e, se não incide, por quê (imunidade, exportação, não incidência). Nesses três casos a alíquota se bloqueia: a prefeitura calcula com alíquota zero.
- Tipo de imunidade — só aparece com tributação de imunidade, e aí é obrigatório.
- Alíquota ISS — o percentual do serviço, em geral entre 2% e 5%.
- Valor do ISS — calculado automaticamente.
- ISS retido — vem como "não". "Sim" significa que o tomador recolhe o ISS no lugar da agência.
- Tipo de retenção do ISS — quem recolhe.
- Valor do ISS retido — só com ISS retido = Sim. Em branco, vale o ISS calculado; preenchido, é uma retenção parcial.
Retenções federais
Os rótulos mudam de sentido conforme o padrão — este é o ponto que mais exige atenção:
- Padrão nacional: INSS retido, IRRF retido, PIS + COFINS + CSLL retidos (a soma do que o tomador reteve das três), e PIS — apuração própria e COFINS — apuração própria, que não são retenção: são o débito da própria agência. Lançar a retenção nos campos de apuração própria não é recusado — a nota sai declarando um débito que não existe.
- Padrão municipal: INSS, IRRF, CSLL, COFINS, PIS e Outras retenções — todos são o que o tomador reteve.
Construção civil
Fechada por padrão; marque É serviço de construção civil. Em serviço de obra a prefeitura exige identificar a obra por um destes: Código da obra (CEI/CNO), Código CIB da obra (8 dígitos), Inscrição imobiliária fiscal (a do IPTU) ou o endereço completo — UF e município da obra, CEP, logradouro, número e bairro. Há também o campo Número da ART/RRT.
Operação com imóvel e Evento
Só no padrão nacional, e só quando o serviço pede: a seção Operação com imóvel aparece nos serviços sobre imóveis, e a seção Evento nos serviços do item 12 (espetáculos, shows, competições e eventos). As duas estão explicadas no artigo dos campos da reforma tributária.
Intermediário
Fechada por padrão; marque Possui intermediário quando houver um terceiro entre a agência e o tomador. Pede Razão social / Nome e o CNPJ (pode ter letras) ou o CPF.
Motivo da substituição
Só ao Substituir uma nota, no padrão nacional: Motivo e Descrição do motivo.
Informações complementares
Texto livre, até 4.000 caracteres, separado da descrição do serviço: número de contrato, pedido, dados de pagamento.
Resumo da nota e envio
Ao lado do formulário (abaixo dele, no celular), o Resumo da nota mostra a prévia: valor dos serviços, deduções, descontos, base de cálculo, alíquota, valor do ISS, ISS retido, retenções federais e o valor líquido. Logo abaixo, quantas notas do ciclo já foram usadas. A prefeitura é a autoridade final sobre os números — o resumo é a sua última conferência.
Clique em Emitir (ou Substituir). Dois desfechos possíveis na hora:
- "A emissão foi recusada", no topo — os dados não passaram na validação antes de chegar à prefeitura. Os campos com problema ficam marcados; corrija e envie de novo. Recusa não gasta cota.
- A nota é criada e você vai para o detalhe dela, que acompanha a resposta da prefeitura sozinho.
Para onde ir depois
- Fiscal (NFS-e) — os campos da reforma tributária, operação com imóvel e evento.
- Fiscal (NFS-e) — acompanhar a nota emitida, baixar, cancelar e substituir.
- Fiscal (NFS-e) — grupos fiscais, para não preencher a tributação toda vez.
- Empresas — o cadastro de onde sai o tomador.
Resumindo: em Fiscal › Notas fiscais › Emitir NFS-e, escolha o grupo fiscal se tiver um, selecione a empresa cadastrada como tomador e complete o que faltar, confira o local, escolha CNAE, item da lista e (no padrão nacional) o NBS, informe valores, alíquota e retenções — atenção à apuração própria de PIS e COFINS —, abra construção civil ou intermediário quando for o caso, confira o resumo e clique em Emitir.