Tarefas e tags parecem resolver a mesma coisa e resolvem problemas opostos. A tarefa desce um nível dentro de um projeto. A tag atravessa projetos diferentes. Quem entende essa diferença cadastra uma vez e não refaz.
Tarefas
Em Tarefas › Nova tarefa. Toda tarefa pertence a um projeto — é o único campo obrigatório além do nome. No Rebranding da Fábrica de Sabão, as tarefas seriam "Pesquisa de marca", "Proposta visual" e "Manual da marca".
Responsável — quem toca aquilo. Sem responsável, a tarefa fica na lista de todos.
Status — Aberta, Em andamento ou Concluída.
Horas estimadas — o tamanho esperado da tarefa, para comparar depois com o que ela realmente custou.
Prazo — a data combinada.
Faturável — herda do projeto e pode ser diferente aqui. Útil quando um projeto pago tem uma frente de cortesia.
Descrição e Tags.
Na lista de tarefas existe a ação Iniciar cronômetro: começa a contar já com projeto e tarefa preenchidos. É o caminho mais curto entre decidir o que fazer e começar a medir.
Apontar hora sem tarefa é permitido e comum. A tarefa é o que dá granularidade ao relatório — se você nunca precisa saber "quanto custou a proposta visual", pode viver sem elas.
Quem pode criar
Membros podem criar e editar tarefas, e isso é de propósito: sem essa permissão, ninguém conseguiria apontar hora em nada que um administrador não tivesse cadastrado antes. Já criar cliente ou projeto é decisão comercial, e fica com administradores e com o dono da conta.
Tags
Em Tags › Nova tag. Uma tag tem nome e cor, e pode ser aplicada a projetos e tarefas. Ela existe para responder perguntas que atravessam a carteira inteira:
Quanto tempo a agência gasta em reunião, somando todos os clientes?
Design consome mais horas do que desenvolvimento este trimestre?
Quanto custou o trabalho marcado como retrabalho no ano?
Poucas tags, bem escolhidas, valem mais que trinta. Tag demais divide o relatório em fatias pequenas e faz cada um da equipe marcar de um jeito.
Um cuidado no relatório por tag
Quando um trabalho tem duas tags, ele aparece nas duas linhas do relatório — e a soma das linhas passa do total do período. Isso não é erro: o total no topo continua sendo o número correto, e a tela avisa quando o caso acontece. Ratear as 3 horas em 1h30 para cada tag inventaria um número que não existe em apontamento nenhum.
O que acontece ao excluir
Excluir uma tag a remove dos projetos e tarefas em que estava aplicada. As horas continuam lá — o que se perde é o cruzamento por aquele rótulo.
Para onde ir depois
Clientes e projetos — a camada acima das tarefas.
Cronômetro e lançamento manual — apontar hora numa tarefa.
Relatórios — onde a tag mostra a que veio.
Sua equipe — o que cada papel pode criar.
Resumindo: tarefa desce um nível dentro do projeto e pode ter responsável, prazo e estimativa; tag atravessa projetos e serve para cruzar tipos de trabalho no relatório. Membros criam tarefas; clientes e projetos ficam com administradores. Use poucas tags e desconfie da soma das linhas quando um trabalho tiver mais de uma.