Tareas y etiquetas parecen resolver lo mismo y resuelven problemas opuestos. La tarea baja un nivel dentro de un proyecto. La etiqueta atraviesa proyectos distintos. Quien entiende esa diferencia carga una vez y no rehace.
Tareas
En Tareas › Nueva tarea. Toda tarea pertenece a un proyecto — es el único campo obligatorio además del nombre. En el Rebranding de Fábrica de Jabón, las tareas serían "Investigación de marca", "Propuesta visual" y "Manual de marca".
Responsable — quien lo hace. Sin responsable, la tarea queda en la lista de todos.
Estado — Abierta, En curso o Concluida.
Horas estimadas — el tamaño esperado de la tarea, para comparar después con lo que realmente costó.
Plazo — la fecha acordada.
Facturable — hereda del proyecto y puede ser distinta aquí. Útil cuando un proyecto pago tiene un frente de cortesía.
Descripción y Etiquetas.
En la lista de tareas existe la acción Iniciar cronómetro: empieza a contar con proyecto y tarea ya completados. Es el camino más corto entre decidir qué hacer y empezar a medir.
Registrar hora sin tarea está permitido y es común. La tarea es lo que da granularidad al informe — si nunca necesitas saber "cuánto costó la propuesta visual", puedes vivir sin ellas.
Quién puede crear
Los miembros pueden crear y editar tareas, y es a propósito: sin ese permiso, nadie podría registrar hora en nada que un administrador no hubiera cargado antes. Crear cliente o proyecto, en cambio, es decisión comercial, y queda con administradores y con el dueño de la cuenta.
Etiquetas
En Etiquetas › Nueva etiqueta. Una etiqueta tiene nombre y color, y puede aplicarse a proyectos y tareas. Existe para responder preguntas que atraviesan toda la cartera:
¿Cuánto tiempo gasta la agencia en reuniones, sumando todos los clientes?
¿Diseño consume más horas que desarrollo este trimestre?
¿Cuánto costó el trabajo marcado como retrabajo en el año?
Pocas etiquetas, bien elegidas, valen más que treinta. Demasiadas dividen el informe en porciones pequeñas y hacen que cada uno del equipo marque a su manera.
Un cuidado en el informe por etiqueta
Cuando un trabajo tiene dos etiquetas, aparece en las dos líneas del informe — y la suma de las líneas supera el total del período. No es un error: el total de arriba sigue siendo el número correcto, y la pantalla avisa cuando pasa. Prorratear las 3 horas en 1h30 para cada etiqueta inventaría un número que no existe en ningún apunte.
Qué pasa al eliminar
Eliminar una etiqueta la quita de los proyectos y tareas donde estaba aplicada. Las horas siguen ahí — lo que se pierde es el cruce por ese rótulo.
Adónde ir después
Clientes y proyectos — la capa por encima de las tareas.
Cronómetro y carga manual — registrar hora en una tarea.
Informes — donde la etiqueta muestra para qué sirve.
Tu equipo — qué puede crear cada papel.
En resumen: la tarea baja un nivel dentro del proyecto y puede tener responsable, plazo y estimación; la etiqueta atraviesa proyectos y sirve para cruzar tipos de trabajo en el informe. Los miembros crean tareas; clientes y proyectos quedan con los administradores. Usa pocas etiquetas y desconfía de la suma de las líneas cuando un trabajo tenga más de una.