Toda hora apontada no WiseData Time precisa de um projeto, e quase todo projeto pertence a um cliente. Esses dois cadastros são o que transforma uma pilha de horas em resposta: sem eles, você tem um cronômetro; com eles, você tem a conta do contrato.
Clientes
Em Clientes › Novo cliente. Só o Nome é obrigatório — dá para cadastrar a Fábrica de Sabão em cinco segundos e voltar depois. Os demais campos:
Nacionalidade — brasileiro ou estrangeiro. Ela muda o campo de documento: CPF/CNPJ no primeiro caso, passaporte, TIN ou VAT no segundo.
CPF / CNPJ — o CNPJ pode ser numérico ou alfanumérico, no formato novo.
Telefone e E-mail — contato do dia a dia.
Cor — ajuda a bater o olho e reconhecer o cliente nas listas.
Observações — o que a equipe precisa lembrar antes de falar com aquele cliente.
Ativo — desmarque quando o contrato terminar. O cliente sai do caminho no dia a dia sem que o histórico dele desapareça dos relatórios.
Ao abrir um cliente, você vê a ficha dele e a lista de projetos daquele cliente, com o status de cada um. É a tela para conferir, antes de uma renovação, tudo o que está aberto com aquela empresa.
Projetos
Em Projetos › Novo projeto. O nome e o cliente respondem "de quem é este trabalho"; o resto responde "quanto ele deveria render".
Cliente — deixe em branco para criar um projeto interno (reunião de equipe, prospecção, treinamento). Ele continua contando horas e aparece separado nos relatórios, em vez de sumir.
Código — o identificador que você já usa na proposta ou no financeiro, se houver.
Status — Ativo, Pausado, Concluído ou Arquivado. É o filtro que mantém a lista de apontamento curta.
Faturável — define como as horas daquele projeto nascem. Cada hora ainda pode ser alterada individualmente.
Tags — para cruzar tipo de trabalho depois nos relatórios.
Início e Término — usados no cálculo da receita de contratos por mensalidade.
Modelo de cobrança e valor do contrato
Este é o campo que a maioria pula e depois sente falta. Ele diz ao sistema como aquele projeto ganha dinheiro, e é o que a tela de Rentabilidade compara com o tempo gasto:
Valor fechado — o Valor do contrato é o total combinado. O Rebranding da Fábrica de Sabão por R$ 50.000 entra aqui.
Por hora — a receita vem das horas faturáveis vezes o valor da hora. Não há valor de contrato a informar.
Mensalidade — o campo passa a se chamar Valor mensal e vale por mês. É o fee recorrente, e é por isso que as datas de início e término importam.
Não definido — o projeto funciona normalmente, mas a Rentabilidade dirá que não consegue calcular a receita dele. É informação honesta, não erro.
Ver e editar valor de contrato exige permissão de valores — quem não a tem simplesmente não vê o campo.
Horas previstas: o orçamento do projeto
As Horas previstas são o orçamento de tempo. Se o Rebranding foi orçado em 200 horas, escreva 200. A partir daí o sistema consegue fazer duas coisas que sem esse número são impossíveis:
Mostrar o consumo do orçamento na Rentabilidade, com projeção de quando ele estoura no ritmo atual.
Mandar alerta por e-mail a quem administra o workspace quando o projeto cruza os percentuais configurados.
Para contratos recorrentes existe a opção As horas previstas reiniciam todo mês: 40 horas por mês, e não 40 horas até o fim do contrato.
O que acontece ao excluir
Excluir cliente ou projeto é definitivo e leva junto o histórico ligado a ele. Quando a intenção é só tirar do caminho, use Ativo (no cliente) ou o status Arquivado (no projeto): o passado continua nos relatórios e a lista do dia a dia fica limpa.
Para onde ir depois
Tarefas e tags — a camada que dá detalhe ao relatório.
Valor da hora — como definir o preço por cliente e por projeto.
Rentabilidade e orçamento — onde esses campos viram resposta.
Cronômetro e lançamento manual — apontar horas nos projetos criados.
Resumindo: cadastre o cliente com o nome e refine depois; no projeto, preencha modelo de cobrança, valor do contrato e horas previstas — são esses três campos que permitem ao sistema dizer se o contrato valeu a pena e avisar antes de o orçamento estourar. Para tirar do caminho sem perder histórico, desative ou arquive em vez de excluir.