O prazo de guarda apaga sozinho as respostas de um formulário depois de um tempo. Serve para não acumular dado pessoal que já não tem uso: a LGPD pede que o dado saia quando deixa de ser necessário, e o painel faz isso por você, todo dia, sem ninguém lembrar. Na Clínica Vitta, em Campinas, o formulário "Agende sua avaliação" guarda as respostas por 6 meses; a ficha de anamnese, que faz parte do prontuário, fica em Nunca.
Onde configurar
Formulários › (formulário) › aba Editar › card "Guarda das respostas", no campo Apagar respostas depois de:
- Nunca (até eu apagar) — o padrão. Nada sai sozinho.
- 3 meses, 6 meses, 12 meses ou 24 meses.
A escolha vale na hora, sem publicar o formulário: é regra de privacidade, não parte do rascunho. Cada formulário tem o seu prazo.
O que é apagado
Uma vez por dia, o Forms confere cada formulário com prazo e apaga de vez tudo o que é mais antigo que ele, contado da data em que a resposta chegou:
- as respostas, estejam na lista, arquivadas ou na lixeira;
- a assinatura e o registro de consentimento de cada uma;
- as respostas incompletas, inclusive as de quem usou "salvar e continuar depois".
Com 6 meses no "Agende sua avaliação", uma resposta de 10 de abril sai no dia 11 de outubro. As respostas apagadas deixam de contar no limite de respostas do formulário e, se ele aceita uma resposta por pessoa, quem respondeu pode responder de novo.
Sem lixeira e sem volta
A exclusão pelo prazo não passa pela lixeira. Por isso, com um prazo escolhido, o card mostra o aviso fixo: "Toda resposta com mais de 6 meses é apagada de vez, sem passar pela lixeira. Não dá para desfazer." Antes de reduzir o prazo de um formulário que já tem respostas antigas, exporte o que você precisa guardar: na rodada seguinte, tudo o que passou do novo prazo sai.
O prazo vale para o que está no WiseData Forms. A cópia que já foi para uma planilha do Google ou para um sistema por webhook continua lá, e apagar no destino é com você.
Quem pode mudar
Só o dono da conta: é o mesmo poder de excluir respostas de vez. Para Editor e Leitor, o card não aparece.
Onde fica registrado
- Mudar o prazo aparece nos Logs como "Mudou uma configuração", com o nome do formulário e "o prazo de guarda das respostas".
- Cada rodada que apagou algo vira o registro "Prazo de guarda aplicado", com o autor "Sistema (rotina automática)" e a contagem: "Prazo de guarda de 6 meses: 14 resposta(s) e 3 incompleta(s) apagada(s)". Rodada que não apagou nada não gera registro.
Para onde ir depois
- Pedido de exclusão de um titular (coleção Segurança e privacidade) — para apagar na hora os dados de uma pessoa específica.
- Exportar as respostas em CSV ou XLSX (coleção Respostas) — para guardar uma cópia antes de reduzir o prazo.
- Organizar as respostas: situação, tags, nota e lixeira (coleção Respostas) — a lixeira e a exclusão manual.
- Logs (coleção Segurança e privacidade) — o histórico do que o prazo apagou.
Resumindo: no card "Guarda das respostas" da aba Editar, o dono escolhe apagar as respostas do formulário depois de 3, 6, 12 ou 24 meses; todo dia, respostas (inclusive da lixeira), assinaturas, consentimentos e incompletas mais antigas que o prazo saem de vez, sem lixeira, e cada rodada fica registrada nos Logs.