Quando uma pessoa pede para apagar os próprios dados, um direito que a LGPD garante a ela, você precisa achar tudo o que ela respondeu em todos os formulários e apagar de uma vez, sem depender de lembrar onde ela passou. É para isso que existe o Pedido de exclusão de um titular. Na Clínica Vitta, em Campinas, a paciente Maria Souza escreveu pedindo a exclusão; a Dra. Helena resolveu em dois minutos.
Onde fica e quem pode
Configurações › Privacidade, card "Pedido de exclusão de um titular". Só o dono da conta vê essa aba e atende os pedidos.
1. Buscar
Em E-mail ou documento do titular, digite o dado que a pessoa informou nos formulários e clique em Buscar. A Dra. Helena buscou maria@exemplo.com; poderia ter buscado pelo CPF, 000.000.000-00.
- A busca passa por todos os formulários da conta, inclusive respostas na lixeira e respostas incompletas, e também pelo que a pessoa salvou com "Salvar e continuar depois" sem enviar.
- E-mail é achado nos campos de e-mail.
- Documento é achado nos campos de CPF/CNPJ e de documento, com ou sem pontuação: 000.000.000-00 e 00000000000 dão o mesmo resultado. Vale documento de qualquer país, como passaporte.
- Também conta um campo de texto cuja resposta inteira seja o dado, caso você tenha pedido o e-mail num "texto curto".
- Não conta o dado escrito no meio de um texto maior ("meu e-mail é maria@…"), nem os mesmos números num campo de telefone. Se você suspeita que a pessoa escreveu o dado dentro de um comentário, confira essas respostas à mão.
2. Conferir o que foi achado
Aparece "O que encontramos de maria@exemplo.com", com Formulário, Tipo e Data. O tipo diz de onde vem cada item: Resposta, Na lixeira ou Incompleta. O nome do formulário é link, para você abrir e conferir antes de apagar. No caso da Maria: a ficha de anamnese, uma resposta antiga do "Agende sua avaliação" que já estava na lixeira e uma incompleta.
Se nada aparece, a mensagem é "Nenhuma resposta desta conta tem esse e-mail ou documento" — e você pode responder isso à pessoa.
3. Apagar de vez
Clique em Excluir dados deste titular. A confirmação diz quantas respostas e incompletas serão apagadas, junto com as assinaturas e os registros de consentimento; confirme em Excluir de vez. A exclusão é definitiva e não passa pela lixeira. Ao final, o painel mostra quantos itens saíram.
O que já saiu do WiseData Forms não é apagado por aqui: uma linha numa planilha do Google ligada ao formulário, uma entrega de webhook para o seu sistema, um arquivo exportado no seu computador ou um e-mail de aviso de resposta. Essas cópias estão sob a sua responsabilidade; apague-as também para atender o pedido por inteiro.
O que fica registrado
A busca e a exclusão aparecem nos Logs, na categoria Privacidade: "Buscou os dados de um titular por e-mail: 3 registro(s) encontrado(s)" e "Excluiu os dados de um titular (por e-mail): 2 resposta(s) e 1 incompleta(s)". O registro guarda quem fez, quando e se foi por e-mail ou documento, nunca o e-mail ou o documento em si. É a sua prova de que o pedido foi atendido, sem manter o dado que a pessoa pediu para apagar.
Para onde ir depois
- Prazo de guarda das respostas (coleção Segurança e privacidade) — para as respostas saírem sozinhas depois de um tempo.
- Google Sheets e Webhooks (coleção Integrações) — onde ficam as cópias que você apaga por conta própria.
- Logs (coleção Segurança e privacidade) — o registro de cada pedido atendido.
Resumindo: em Configurações › Privacidade, o dono busca pelo e-mail ou documento do titular em todos os formulários, inclusive lixeira, incompletas e "Salvar e continuar depois", confere a lista e apaga tudo de vez, com assinaturas e consentimentos; cópias em planilhas, webhooks e exportações ficam por sua conta, e os Logs registram o pedido sem guardar o dado.