Cuando una persona pide eliminar sus propios datos, un derecho que le dan las leyes de protección de datos, necesitas encontrar todo lo que respondió en todos los formularios y eliminarlo de una vez, sin depender de recordar dónde lo llenó. Para eso existe la Solicitud de eliminación de un titular. En Clínica Vitta, en Bogotá, la paciente María Gómez escribió pidiendo la eliminación; la Dra. Helena lo resolvió en dos minutos.
Dónde está y quién puede usarla
Configuración › Privacidad, tarjeta "Solicitud de eliminación de un titular". Solo el dueño de la cuenta ve esta pestaña y atiende las solicitudes.
1. Buscar
En Correo o documento del titular, escribe el dato que la persona informó en los formularios y haz clic en Buscar. La Dra. Helena buscó maria@ejemplo.com; podría haber buscado por su número de documento de identidad.
- La búsqueda recorre todos los formularios de la cuenta, incluidas las respuestas en la papelera y las incompletas, y también lo que la persona guardó con "Guardar y continuar después" sin enviar.
- El correo se encuentra en los campos de correo.
- El documento se encuentra en los campos de documento, con o sin puntuación: 1.000.000.000 y 1000000000 dan el mismo resultado. Vale un documento de cualquier país.
- También cuenta un campo de texto cuya respuesta completa sea el dato, por si pediste el correo en un "texto corto".
- No cuenta el dato escrito en medio de un texto más largo ("mi correo es maria@…"), ni los mismos números en un campo de teléfono. Si sospechas que la persona escribió el dato dentro de un comentario, revisa esas respuestas a mano.
2. Revisar lo que se encontró
Aparece "Lo que encontramos de maria@ejemplo.com", con Formulario, Tipo y Fecha. El tipo dice de dónde viene cada elemento: Respuesta, En la papelera o Incompleta. El nombre del formulario es un enlace, para que lo abras y revises antes de eliminar. En el caso de María: la ficha de anamnesis, una respuesta antigua de "Agenda tu valoración" que ya estaba en la papelera y una incompleta.
Si no aparece nada, el mensaje es "Ninguna respuesta de esta cuenta tiene ese correo o documento", y puedes responderle eso a la persona.
3. Eliminar definitivamente
Haz clic en Eliminar datos de este titular. La confirmación dice cuántas respuestas e incompletas se eliminarán, junto con las firmas y los registros de consentimiento; confirma en Eliminar definitivamente. La eliminación es definitiva y no pasa por la papelera. Al terminar, el panel muestra cuántos elementos salieron.
Lo que ya salió de WiseData Forms no se elimina aquí: una fila en una hoja de Google vinculada al formulario, una entrega de webhook a tu sistema, un archivo exportado en tu computadora o un correo de aviso de respuesta. Esas copias quedan bajo tu responsabilidad; elimínalas también para atender la solicitud por completo.
Qué queda registrado
La búsqueda y la eliminación aparecen en Registros, en la categoría Privacidad: "Buscó los datos de un titular por correo: 3 registro(s) encontrado(s)" y "Eliminó los datos de un titular (por correo): 2 respuesta(s) y 1 incompleta(s)". El registro guarda quién lo hizo, cuándo y si fue por correo o documento, nunca el correo ni el documento en sí. Es tu prueba de que la solicitud fue atendida, sin conservar el dato que la persona pidió eliminar.
Adónde ir después
- Conservación de las respuestas (colección Seguridad y privacidad) — para que las respuestas salgan solas después de un tiempo.
- Google Sheets y Webhooks (colección Integraciones) — dónde están las copias que eliminas por tu cuenta.
- Registros (colección Seguridad y privacidad) — el registro de cada solicitud atendida.
En resumen: en Configuración › Privacidad, el dueño busca por el correo o documento del titular en todos los formularios, incluidas la papelera, las incompletas y "Guardar y continuar después", revisa la lista y elimina todo definitivamente, con firmas y consentimientos; las copias en hojas, webhooks y exportaciones quedan por tu cuenta, y Registros guarda la solicitud sin guardar el dato.