El plazo de conservación elimina solas las respuestas de un formulario después de un tiempo. Sirve para no acumular datos personales que ya no se usan: las leyes de protección de datos piden que el dato se elimine cuando deja de ser necesario, y el panel lo hace por ti, todos los días, sin que nadie tenga que acordarse. En Clínica Vitta, en Bogotá, el formulario "Agenda tu valoración" guarda las respuestas por 6 meses; la ficha de anamnesis, que forma parte de la historia clínica, queda en Nunca.
Dónde configurarlo
Formularios › (formulario) › pestaña Editar › tarjeta "Conservación de las respuestas", en el campo Eliminar respuestas después de:
- Nunca (hasta que yo las elimine) — el valor por defecto. Nada sale solo.
- 3 meses, 6 meses, 12 meses o 24 meses.
La elección vale al instante, sin publicar el formulario: es una regla de privacidad, no parte del borrador. Cada formulario tiene su propio plazo.
Qué se elimina
Una vez al día, Forms revisa cada formulario con plazo y elimina definitivamente todo lo que sea más antiguo, contado desde la fecha en que llegó la respuesta:
- las respuestas, estén en la lista, archivadas o en la papelera;
- la firma y el registro de consentimiento de cada una;
- las respuestas incompletas, incluidas las de quien usó "guardar y continuar después".
Con 6 meses en "Agenda tu valoración", una respuesta del 10 de abril sale el 11 de octubre. Las respuestas eliminadas dejan de contar en el límite de respuestas del formulario y, si acepta una respuesta por persona, quien respondió puede responder de nuevo.
Sin papelera y sin vuelta atrás
La eliminación por plazo no pasa por la papelera. Por eso, con un plazo elegido, la tarjeta muestra el aviso fijo: "Toda respuesta con más de 6 meses se elimina definitivamente, sin pasar por la papelera. No se puede deshacer." Antes de reducir el plazo de un formulario que ya tiene respuestas antiguas, exporta lo que necesites guardar: en la siguiente ronda, todo lo que pasó del nuevo plazo sale.
El plazo vale para lo que está en WiseData Forms. La copia que ya fue a una hoja de Google o a un sistema por webhook sigue allí, y eliminarla en el destino te corresponde a ti.
Quién puede cambiarlo
Solo el dueño de la cuenta: es el mismo poder de eliminar respuestas definitivamente. Para Editor y Lector, la tarjeta no aparece.
Dónde queda registrado
- Cambiar el plazo aparece en Registros como "Cambió una configuración", con el nombre del formulario y "el plazo de conservación de las respuestas".
- Cada ronda que eliminó algo genera el registro "Plazo de conservación aplicado", con el autor "Sistema (rutina automática)" y el conteo: por ejemplo, 14 respuestas y 3 incompletas eliminadas. Una ronda que no eliminó nada no genera registro.
Adónde ir después
- Solicitud de eliminación de un titular (colección Seguridad y privacidad) — para eliminar al instante los datos de una persona específica.
- Exportar las respuestas en CSV o XLSX (colección Respuestas) — para guardar una copia antes de reducir el plazo.
- Organizar las respuestas: estado, etiquetas, nota y papelera (colección Respuestas) — la papelera y la eliminación manual.
- Registros (colección Seguridad y privacidad) — el historial de lo que eliminó el plazo.
En resumen: en la tarjeta "Conservación de las respuestas" de la pestaña Editar, el dueño elige eliminar las respuestas del formulario después de 3, 6, 12 o 24 meses; todos los días, las respuestas (incluidas las de la papelera), firmas, consentimientos e incompletas más antiguas que el plazo salen definitivamente, sin papelera, y cada ronda queda en Registros.