Los Registros muestran quién vio, descargó, cambió o eliminó qué en la cuenta, y cuándo. Sirven para responder preguntas que aparecen después: quién exportó las respuestas, quién eliminó aquel formulario, si alguien abrió la ficha de una paciente. En Clínica Vitta, en Bogotá, la Dra. Helena usó los Registros para saber quién había descargado la hoja de anamnesis la semana anterior.
Dónde está y quién lo ve
En el menú lateral, Registros. Solo el dueño de la cuenta ve este elemento; para las demás personas del equipo no aparece. El registro se hace para todas las personas de la cuenta, incluido el dueño.
Qué se registra
Cada registro cae en una de seis categorías:
- Respuestas — abrir la lista de respuestas o de incompletas, abrir una respuesta, descargar el PDF, cambiar la clasificación (leída, etiquetas, nota, archivo), enviar a la papelera, restaurar, eliminar definitivamente, acciones en lote, pedir y descargar la exportación.
- Formularios — crear, guardar el borrador, publicar, desactivar, reactivar, eliminar, duplicar, restaurar una versión y cambiar una configuración (límite y cierre, avisos por correo, seguimiento, alias del enlace, logo, plazo de conservación, acceso solo por invitación, diseño del PDF).
- Invitaciones y QR — crear, generar en lote y revocar invitaciones de respuesta; crear, activar y desactivar códigos QR.
- Integraciones — webhooks (crear, cambiar, eliminar, cambiar secreto, probar, reenviar) y Google Sheets (conectar, desconectar, vincular, desvincular, reenviar).
- Privacidad — búsqueda y eliminación de datos de un titular, y cada vez que el plazo de conservación eliminó respuestas.
- Cuenta — entradas a la cuenta, activar y desactivar la verificación en dos pasos, invitaciones y cambios en el equipo, dominio propio.
Para que la lista no se llene de ruido, dos acciones repetitivas tienen regla propia: abrir la lista de respuestas (o de incompletas) genera una línea por persona, formulario y día; guardar el borrador, que el editor hace solo en cada pausa, genera una línea por persona, formulario y hora.
Lo que nunca entra
- Lo que se respondió. El registro dice "abrió la respuesta n.º 37", nunca su contenido, la nota interna ni las etiquetas.
- Direcciones y secretos. El webhook aparece por número, sin la URL ni el secreto; la hoja vinculada, sin el enlace.
- El dato del titular. La búsqueda y la eliminación de un titular registran si fue por correo o documento y cuántos registros se encontraron, nunca el correo ni el documento.
- El orden de la cuenta: cambiar el logo de la cuenta, editar el diseño de un código QR y crear, renombrar, mover o eliminar carpetas.
Quién aparece como autor
- El nombre de la persona del equipo que actuó.
- Sistema (rutina automática) — lo que pasa solo, como el plazo de conservación eliminando respuestas antiguas.
- Soporte WiseData — cuando nuestro soporte actuó en tu cuenta para atender una solicitud.
- Usuario eliminado — alguien que ya salió del equipo. Lo que hizo sigue registrado.
Filtrar
La pantalla abre en el mes actual. Arriba de la lista están:
- Categoría — una de las seis de arriba, o Todas las categorías.
- Tipo de registro — la acción específica, como "Descargó la exportación de las respuestas". La lista se ajusta a la categoría elegida.
- Período — cualquier intervalo hasta hoy.
- Formulario — haz clic en el nombre del formulario en cualquier fila. Aparece "Mostrando solo los registros de Ficha de anamnesis" y el botón Ver todos quita el filtro. Funciona también para un formulario ya eliminado.
Así la Dra. Helena encontró la respuesta: Categoría Respuestas, Tipo Descargó la exportación de las respuestas, la semana anterior como período y un clic en "Ficha de anamnesis". Apareció una línea, con el nombre de Julia.
El detalle de un registro
Detalles, en la fila, abre el registro completo: qué pasó, la categoría, la fecha y la hora con segundos, quién lo hizo, el origen (la dirección de acceso, el navegador y el sistema) y el formulario, con enlace para abrirlo. Cuando el registro es de una respuesta, aparece también el enlace "Abrir la respuesta n.º 37".
Por cuánto tiempo
Cada registro se guarda por 1 año y después sale solo. Al eliminar la cuenta, sus registros se eliminan junto con ella.
Adónde ir después
- Roles e invitaciones (colección Equipo y roles) — quién puede hacer cada acción que aparece aquí.
- Solicitud de eliminación de un titular (colección Seguridad y privacidad) — qué queda registrado en cada solicitud.
- Conservación de las respuestas (colección Seguridad y privacidad) — el registro "Plazo de conservación aplicado".
En resumen: los Registros, que solo ve el dueño, guardan por 1 año las acciones sobre respuestas, formularios, invitaciones y QR, integraciones, privacidad y cuenta, con autor, fecha y origen, sin guardar nunca lo que se respondió; puedes filtrar por categoría, tipo, período y formulario, y abrir el detalle de cada registro.