Todo formulário tem duas camadas: o rascunho, que é o que você edita, e a versão publicada, que é o que quem abre o link vê. Mexer no rascunho nunca muda o formulário no ar; só o botão Publicar faz isso. Entender essa separação evita o susto mais comum: "mudei a pergunta e o cliente continua vendo a antiga". No exemplo, a Clínica Vitta, de Campinas (SP), ajusta a ficha de anamnese que já está recebendo respostas.
Salvamento automático
Em Formulários › (formulário) › Editar, o editor grava o rascunho sozinho cerca de 2 segundos depois da última alteração. Ao lado dos botões, no topo da página, um selo mostra a situação:
- Salvando… e depois Salvo às 14:32 — o rascunho está guardado.
- Alterações não salvas — há edição esperando a próxima gravação.
- Corrija os campos para salvar — o rascunho tem algo incompleto, como uma pergunta sem título. Enquanto isso, nada é gravado. Clique em Salvar rascunho para ver os campos com problema destacados.
- Não foi possível salvar — a gravação falhou; clique em Salvar rascunho para tentar de novo.
- Alterado em outra aba — veja "Duas abas ou duas pessoas", abaixo.
Se você sair da tela, o que ainda não foi gravado é enviado na saída. Se fechar a aba com alteração pendente, o navegador pergunta antes de fechar.
O botão Salvar rascunho continua lá para quando você quer gravar na hora. Ele só fica ativo quando há alteração.
Publicar
Publicar (no topo e no fim da aba Editar) pede confirmação e põe o rascunho no ar para todos que abrirem o link. Se havia alteração não salva, ela é salva antes. O formulário precisa ter ao menos um campo, e campos com erro precisam ser corrigidos antes.
No cabeçalho do formulário aparecem a situação (Rascunho ou Publicado), Atualizado em e Publicado em. O Link público só aparece depois da primeira publicação.
Cada publicação vira uma versão no Histórico de versões.
O aviso de alterações não publicadas
Quando o formulário já está publicado e o rascunho tem mudanças, aparece no topo: "Há alterações não publicadas. Quem abre o link ainda vê a última versão publicada."
Na Clínica Vitta, a Paula acrescentou a pergunta "Faz uso de anticoagulante?" na segunda de manhã e foi atender. Até ela clicar em Publicar, as pacientes continuaram recebendo a ficha sem a pergunta nova. O aviso existe para isso não passar despercebido.
O que vale ao publicar e o que vale na hora
Só os cards que formam o formulário em si dependem de publicação:
- Ao publicar: Configurações, Campos (incluindo condições), Depois do envio e Aparência.
- Na hora, com botão próprio de salvar: Recebimento de respostas, Avisos de resposta, Rastreamento e respostas parciais, PDF das respostas e Guarda das respostas. O logo e os convites, na aba Compartilhar, também valem na hora.
Ou seja: trocar o e-mail que recebe o aviso de nova resposta não exige publicar; trocar o texto de uma pergunta exige.
O que acontece com as respostas quando você muda e republica
- Nenhuma resposta é perdida ou alterada. Cada resposta fica ligada à versão que estava no ar no momento do envio.
- No painel, a resposta aparece com as perguntas atuais do formulário. Uma pergunta que você removeu continua aparecendo nas respostas antigas como Campo removido, com o que a pessoa respondeu.
- No PDF da resposta, as perguntas saem exatamente como estavam na versão respondida, na ordem daquela versão.
- Quem estava com o formulário aberto durante a publicação envia para a versão nova: a resposta é conferida e gravada na versão que está no ar no momento do envio. Resposta a uma pergunta que saiu nessa versão é descartada.
Por isso, mudanças grandes em formulário muito movimentado ficam melhores fora do horário de pico.
Duas abas ou duas pessoas editando
Se o mesmo formulário for alterado em outra aba ou por outra pessoa depois que você abriu, a sua próxima gravação é recusada e aparece: "Este formulário foi alterado em outra aba ou por outra pessoa. O que você digitou aqui continua na tela, mas não foi salvo." O salvamento automático para até você recarregar.
Clique em Recarregar versão atual. Antes, copie o que digitou e não quer perder: ao recarregar, a tela passa a mostrar o rascunho que foi gravado por último. A regra também vale para Publicar: nunca vai ao ar um rascunho diferente do que está na sua tela.
Quem pode editar e publicar
Dono e Editor editam, salvam e publicam. O Leitor abre o formulário e vê todos os cards, com os controles desativados e o aviso de acesso de leitura; os botões de salvar, publicar e histórico não aparecem para ele.
Para onde ir depois
- Histórico de versões (coleção Edição e publicação) — voltar a uma versão publicada antes.
- Pastas, duplicar, desativar e excluir formulários (coleção Edição e publicação) — testar mudanças numa cópia, sem tocar no formulário no ar.
- Link do formulário e apelido personalizado (coleção Compartilhar) — o link público, que aparece depois da primeira publicação.
Resumindo: o editor salva o rascunho sozinho, mas quem responde só vê o que você publicou; Configurações, Campos, Depois do envio e Aparência esperam o Publicar, os outros cards valem na hora, as respostas antigas ficam ligadas à versão em que foram dadas, e uma edição feita em outra aba bloqueia a gravação até você recarregar.