Todo formulario tiene dos capas: el borrador, que es lo que editas, y la versión publicada, que es lo que ve quien abre el enlace. Cambiar el borrador nunca cambia el formulario en línea; solo el botón Publicar lo hace. Entender esta separación evita la sorpresa más común: "cambié la pregunta y el cliente sigue viendo la anterior". En el ejemplo, la Clínica Vitta, de estética, en Bogotá, ajusta la ficha de antecedentes que ya está recibiendo respuestas.
Guardado automático
En Formularios › (formulario) › Editar, el editor guarda el borrador solo, unos 2 segundos después del último cambio. Junto a los botones, arriba de la página, una etiqueta muestra el estado:
- Guardando… y después Guardado a las 14:32 — el borrador está guardado.
- Cambios sin guardar — hay una edición esperando el próximo guardado.
- Corrige los campos para guardar — el borrador tiene algo incompleto, como una pregunta sin título. Mientras tanto, no se guarda nada. Haz clic en Guardar borrador para ver resaltados los campos con problema.
- No se pudo guardar — el guardado falló; haz clic en Guardar borrador para intentarlo de nuevo.
- Modificado en otra pestaña — mira "Dos pestañas o dos personas", más abajo.
Si sales de la pantalla, lo que todavía no se guardó se envía al salir. Si cierras la pestaña con un cambio pendiente, el navegador pregunta antes de cerrar.
El botón Guardar borrador sigue ahí para cuando quieres guardar en el momento. Solo se activa cuando hay un cambio.
Publicar
Publicar (arriba y al final de la pestaña Editar) pide confirmación y pone el borrador en línea para todos los que abran el enlace. Si había cambios sin guardar, se guardan antes. El formulario necesita al menos un campo, y los campos con error deben corregirse antes.
En el encabezado del formulario aparecen el estado (Borrador o Publicado), Actualizado el y Publicado el. El Enlace público solo aparece después de la primera publicación.
Cada publicación se convierte en una versión en el Historial de versiones.
El aviso de cambios sin publicar
Cuando el formulario ya está publicado y el borrador tiene cambios, aparece arriba: "Hay cambios sin publicar. Quien abre el enlace todavía ve la última versión publicada."
En la Clínica Vitta, Paula agregó la pregunta "¿Toma anticoagulantes?" el lunes por la mañana y se fue a atender. Hasta que hizo clic en Publicar, las pacientes siguieron recibiendo la ficha sin la pregunta nueva. El aviso existe para que esto no pase desapercibido.
Qué se aplica al publicar y qué se aplica al instante
Solo las tarjetas que forman el formulario en sí dependen de la publicación:
- Al publicar: Configuración, Campos (incluidas las condiciones), Después del envío y Apariencia.
- Al instante, con su propio botón de guardar: Recepción de respuestas, Avisos de respuesta, Seguimiento y respuestas parciales, PDF de las respuestas y Conservación de las respuestas. El logo y las invitaciones, en la pestaña Compartir, también se aplican al instante.
Es decir: cambiar el correo que recibe el aviso de nueva respuesta no exige publicar; cambiar el texto de una pregunta sí.
Qué pasa con las respuestas cuando cambias y vuelves a publicar
- Ninguna respuesta se pierde ni se altera. Cada respuesta queda vinculada a la versión que estaba en línea al momento del envío.
- En el panel, la respuesta aparece con las preguntas actuales del formulario. Una pregunta que eliminaste sigue apareciendo en las respuestas anteriores como Campo eliminado, con lo que la persona respondió.
- En el PDF de la respuesta, las preguntas salen exactamente como estaban en la versión respondida, en el orden de esa versión.
- Quien tenía el formulario abierto durante la publicación envía a la versión nueva: la respuesta se verifica y se guarda en la versión que está en línea al momento del envío. La respuesta a una pregunta que salió en esa versión se descarta.
Por eso, los cambios grandes en un formulario con mucho movimiento conviene hacerlos fuera del horario pico.
Dos pestañas o dos personas editando
Si el mismo formulario se modifica en otra pestaña o por otra persona después de que lo abriste, tu siguiente guardado se rechaza y aparece: "Este formulario fue modificado en otra pestaña o por otra persona. Lo que escribiste aquí sigue en la pantalla, pero no se guardó." El guardado automático se detiene hasta que recargues.
Haz clic en Recargar versión actual. Antes, copia lo que escribiste y no quieres perder: al recargar, la pantalla muestra el borrador que se guardó por último. La misma regla vale para Publicar: nunca sale en línea un borrador distinto del que está en tu pantalla.
Quién puede editar y publicar
Dueño y Editor editan, guardan y publican. El Lector abre el formulario y ve todas las tarjetas, con los controles desactivados y el aviso de acceso de lectura; los botones de guardar, publicar e historial no le aparecen.
Adónde ir después
- Historial de versiones (colección Edición y publicación) — volver a una versión publicada antes.
- Carpetas, duplicar, desactivar y eliminar formularios (colección Edición y publicación) — probar cambios en una copia sin tocar el formulario en línea.
- Enlace del formulario y alias personalizado (colección Compartir) — el enlace público, que aparece después de la primera publicación.
En resumen: el editor guarda el borrador solo, pero quien responde solo ve lo que publicaste; Configuración, Campos, Después del envío y Apariencia esperan el Publicar, las demás tarjetas se aplican al instante, las respuestas anteriores quedan vinculadas a la versión en que se dieron, y una edición hecha en otra pestaña bloquea el guardado hasta que recargues.