Cada vez que alguien hace clic en Publicar, el formulario de ese momento se guarda como una versión numerada. El historial sirve para saber qué estaba en línea en cada fecha y para volver atrás cuando un cambio no funcionó. En la Clínica Vitta, en Bogotá, la ficha de antecedentes ya va en la versión 5.
Abrir el historial
En Formularios › (formulario) › Editar, haz clic en Historial de versiones, arriba o al final de la página. La lista muestra, de la más nueva a la más antigua, 10 por página:
- Versión — el número, con la etiqueta En línea en la que ve quien abre el enlace.
- Publicada el — fecha y hora de la publicación.
- Por — quién publicó. Las publicaciones anteriores a este registro aparecen con "—".
- Campos — cuántos campos tenía la versión. La lista no muestra el contenido; para verlo, hay que restaurarla.
Un formulario que nunca se publicó muestra Aún no hay versiones.
Restaurar una versión
En la versión 5, Paula reorganizó la ficha y quitó la sección "Historial de alergias". A los dos días, el equipo se dio cuenta de que la necesitaba. Para volver:
- En el historial, haz clic en Restaurar en la fila de la Versión 4.
- Confirma en Restaurar en el borrador.
- Revisa el borrador y haz clic en Publicar.
Lo que pasa en cada paso:
- Restaurar cambia solo el borrador. El enlace público sigue en la versión en línea hasta que alguien publique. Puedes restaurar, revisar con calma y recién entonces publicar.
- El borrador actual se reemplaza por las preguntas, la lógica y la configuración de la versión elegida. Si había un cambio sin guardar, la confirmación lo dice, y también se reemplaza. El título del formulario sigue siendo el actual.
- Las tarjetas que se aplican al instante no cambian — Recepción de respuestas, Avisos de respuesta, Seguimiento y respuestas parciales, PDF de las respuestas y Conservación de las respuestas quedan como están.
- Publicar crea una versión nueva. Restaurar la 4 y publicar genera la Versión 6, con el contenido de la 4. La versión 5 sigue en el historial; no se borra nada.
Si el formulario se modificó en otra pestaña o por otra persona mientras el historial estaba abierto, la restauración se rechaza como cualquier guardado en conflicto: recarga e inténtalo de nuevo.
Versiones y respuestas
Una versión nunca se borra ni se modifica, porque cada respuesta queda vinculada a la versión que estaba en línea cuando se envió. Las respuestas recibidas en la versión 5 siguen vinculadas a la versión 5 aunque la 6 ya esté en línea: el PDF de cada una muestra las preguntas y el texto de los términos exactamente como la persona los vio.
Quién puede
Dueño y Editor abren el historial y restauran. El Lector no ve el botón.
Adónde ir después
- Borrador, guardado y publicación (colección Edición y publicación) — qué se aplica al publicar y qué al instante.
- PDF de las respuestas (colección Firma, términos y PDF) — el documento de cada respuesta, en la versión en que se dio.
En resumen: cada publicación se convierte en una versión numerada, con fecha, autor y cantidad de campos; restaurar copia la versión elegida al borrador sin cambiar el enlace, publicar crea una versión nueva, y ninguna versión se borra, porque las respuestas siguen vinculadas a la versión en que se enviaron.