La página Formularios es donde ordenas la cuenta: carpetas para separar, copias para reutilizar un formulario listo, desactivar para dejar de recibir respuestas sin perder nada, y eliminar cuando ya no hay nada que guardar. Todo esto está en el menú Acciones de cada fila. En el ejemplo, la Clínica Vitta, en Bogotá, tiene la ficha de antecedentes, encuestas de satisfacción e inscripciones a eventos.
Carpetas
En Formularios › Gestionar carpetas, escribe el Nombre de la nueva carpeta y haz clic en Crear carpeta. La Clínica Vitta creó "Atención", "Encuestas" y "Eventos".
- Un solo nivel: no hay carpetas dentro de carpetas.
- Nombre: hasta 60 caracteres, sin repetir el nombre de otra carpeta de la cuenta.
- Cantidad: hasta 50 carpetas por cuenta.
- Renombrar y Eliminar están junto a cada carpeta, con su cantidad de formularios. Eliminar una carpeta no elimina los formularios: vuelven a la lista, sin carpeta.
Para poner un formulario en una carpeta, abre el menú de la fila y usa Mover a carpeta, elige la Carpeta y haz clic en Mover. Para sacarlo, muévelo a la opción sin carpeta. Mover no cambia la fecha de Actualizado el, así que el formulario no sube en la lista solo por haberlo ordenado.
Para encontrar formularios, usa Buscar por título y Filtrar por carpeta, que tiene Todas las carpetas, Sin carpeta y cada carpeta con su cantidad de formularios.
Duplicar
Duplicar crea un formulario nuevo a partir del borrador actual del original (no de la versión en línea) y abre la copia. La Clínica Vitta duplicó "Encuesta de satisfacción — Limpieza facial" para armar la de "Peeling", cambiando solo dos preguntas.
La copia nace como Borrador, con el título "Copia de Encuesta de satisfacción — Limpieza facial", y hay que publicarla para que tenga enlace. El enlace es nuevo: no es la dirección del original.
Qué pasa a la copia
- Campos, condiciones, Configuración, Después del envío y Apariencia.
- Avisos de respuesta y la confirmación por correo para quien responde.
- Seguimiento y respuestas parciales, Conservación de las respuestas y PDF de las respuestas.
- La carpeta del original.
- El logo, como un archivo propio de la copia: cambiar el logo de uno no toca el del otro.
Qué no pasa
- Respuestas, respuestas parciales y el historial de versiones.
- Alias del enlace, códigos QR, invitaciones y la opción de aceptar respuestas solo por invitación.
- Webhooks y la conexión con Google Sheets.
- Límite de respuestas y fecha de cierre.
Revisa estos puntos en la copia antes de difundir su enlace.
Desactivar y reactivar
Desactivar hace que el formulario deje de recibir respuestas al instante. Quien abre el enlace ve el Mensaje de cerrado de la tarjeta Recepción de respuestas, sin poder completarlo. No se borra nada: respuestas, versiones, enlace y configuración siguen donde estaban, y la lista muestra la etiqueta Desactivado.
La inscripción al "Taller de skincare" cerró: la Clínica Vitta desactivó el formulario y sigue consultando y exportando las inscripciones. Para volver a recibir respuestas, usa Reactivar en el menú de la fila.
Eliminar
Eliminar borra el formulario y todas las respuestas recibidas, de una vez, sin pasar por la papelera. Se van con él las versiones, el enlace, los códigos QR, las invitaciones y, en las respuestas firmadas, la firma y su prueba. No se puede deshacer.
Si la idea es solo dejar de recibir, desactiva. Si es eliminar, exporta las respuestas antes.
Quién puede
- Dueño y Editor: gestionar carpetas, mover, duplicar, desactivar y reactivar.
- Eliminar: solo el Dueño.
- Lector: ve la lista, busca, filtra y abre los formularios.
Adónde ir después
- Exportar las respuestas en CSV o XLSX (colección Respuestas) — antes de eliminar un formulario.
- Límite, cierre y una respuesta por persona (colección Lógica del formulario) — el Mensaje de cerrado y el cierre automático por fecha o cantidad.
- Borrador, guardado y publicación (colección Edición y publicación) — publicar la copia.
En resumen: las carpetas ordenan la lista en un solo nivel, hasta 50 por cuenta, y eliminarlas no elimina formularios; duplicar copia el borrador, la configuración y el logo, pero no respuestas, enlace, códigos QR, invitaciones, integraciones, límite ni fecha de cierre; desactivar deja de recibir y guarda todo; eliminar borra el formulario y sus respuestas de forma definitiva y es solo del Dueño.