A reunião acabou, todo mundo saiu com a sensação de alinhamento, e três semanas depois ninguém lembra quem ficou de mandar o quê. Pior: o cliente lembra de um jeito e a agência de outro — e não há nada escrito para desempatar.
As anotações de reuniões são o registro do que aconteceu. Não é burocracia: é o que sustenta a agência quando a conversa vira cobrança. Abra em Clientes › Relacionamento B2B › Anotações de reuniões.
Seguindo o caso do artigo anterior: vamos registrar a Reunião Mensal de Resultados da Padaria Pão Quente que acabou de acontecer.
Informações básicas
Título da reunião — "Resultados de Maio — Padaria Pão Quente".
Projeto — a conta a que a reunião pertence.
Ciclo de reuniões — opcional. Vincule quando a reunião for uma ocorrência de um ciclo cadastrado.
Tipo de reunião — Briefing, Estratégia, Alinhamento, Entrega, Suporte, Feedback ou Outro.
O ciclo ser opcional é deliberado: existe muita reunião que não nasce de recorrência. A ligação de emergência quando a campanha deu problema é uma reunião legítima e merece registro, mesmo sem ciclo por trás. Quando você vincula, a anotação passa a aparecer em "Reuniões realizadas" dentro do ciclo — e é assim que a agência monta a linha do tempo daquela conta.
O tipo parece detalhe e não é. Ele é o que permite, meses depois, filtrar só os briefings de um cliente para reconstruir o que foi combinado no começo — sem ler quinze atas de alinhamento.
Data e local
Aqui vão Data da reunião, Horário, Canal/Local e o campo Link ou Endereço, que aceita tanto o link da chamada quanto "Sala 302" para reuniões presenciais.
Participantes
Cada participante entra com nome, e-mail e função ("Gerente", "Designer", o papel que ele teve ali).
Registrar quem estava presente parece formalidade, mas é o dado que resolve a discussão mais comum: "isso foi combinado com quem?". E, como você verá adiante, são esses e-mails que recebem a ata quando você a envia.
Conteúdo da reunião
É o corpo da ata. O que foi discutido, o que ficou decidido, o que ficou em aberto.
Uma orientação que faz diferença na hora de reler: separe o que foi decidido de o que foi apenas comentado. Ata que mistura as duas coisas vira campo de disputa — o cliente lê uma ideia solta como compromisso assumido.
Anexos
Anexe o que sustenta a conversa: o relatório apresentado, o print da campanha, a planilha de mídia. São aceitos PDF, Word, Excel, PowerPoint e imagens, com até 20 MB por arquivo.
Manter o material junto da ata evita a arqueologia de procurar, seis meses depois, "aquele relatório que a gente mostrou na reunião de maio".
Tarefas pendentes
Esta é a seção que transforma a ata em algo útil. Toda reunião produz pendências, e é aqui que elas ficam escritas: descrição, responsável (alguém da equipe), prazo e status — Pendente, Em andamento, Concluído ou Cancelado.
Um ponto importante para não gerar expectativa errada: essas pendências vivem dentro da anotação. Elas não viram tarefas do módulo de Tarefas, não aparecem no kanban e não entram na Minha Mesa de ninguém. São o registro do que ficou combinado naquela reunião.
Na prática, a rotina que funciona é simples: registre a pendência aqui — que é onde o cliente vai enxergá-la — e crie a tarefa no módulo de Tarefas para o trabalho que a equipe efetivamente vai executar. Uma coisa é o compromisso assumido na reunião; a outra é a execução, com checklist, anexos e apontamento de horas.
Configurações: status e visibilidade
O status da anotação — Pendente, Em andamento, Concluído ou Precisa revisão — diz em que pé está a própria ata. "Precisa revisão" é o mais subestimado: serve para a ata escrita às pressas logo depois da reunião, que alguém vai revisar antes de mandar ao cliente.
A visibilidade é a decisão mais consequente da tela:
Somente interna — só a equipe da agência vê.
Visível para cliente — a anotação aparece no portal do cliente.
É o que permite manter dois registros da mesma conta sem constrangimento. A ata da reunião com o cliente vai como visível para cliente; a reunião interna em que a equipe discutiu que aquela conta está dando prejuízo fica somente interna.
Quando a agência não usa o portal do cliente, o campo fica travado em interna — não há para onde publicar.
Enviando a ata
Com a anotação aberta, duas ações fecham o ciclo:
Exportar PDF — a ata formatada, para anexar em outro lugar ou arquivar.
Enviar por e-mail — a ata vai para os e-mails dos participantes cadastrados.
Por isso vale caprichar no cadastro de participantes: sem e-mail registrado, não há para quem enviar, e o sistema avisa em vez de fingir que mandou.
Mandar a ata no mesmo dia é o hábito que mais reduz atrito com cliente. O que está escrito e enviado logo depois raramente é contestado; o que é lembrado três semanas depois, sempre.
Como se conecta ao resto
Ciclos de reuniões — a anotação vinculada aparece nas reuniões realizadas do ciclo.
Projetos — a conta a que a reunião pertence, e o que define quem da equipe a enxerga.
Portal do cliente — o destino das anotações marcadas como visíveis para cliente.
Tarefas — onde a execução do que foi combinado acontece de fato.
Para onde ir depois
Ciclos de reuniões — o compromisso recorrente que origina a ata.
Portal do cliente — o que o cliente enxerga.
Tarefas — para transformar o combinado em execução.
Resumindo: registre a reunião com título, projeto, tipo e participantes; separe no conteúdo o que foi decidido do que foi comentado; anexe o material apresentado; anote as pendências com responsável e prazo — lembrando que elas são o registro do combinado, não tarefas do kanban; escolha a visibilidade com cuidado; e mande a ata por e-mail no mesmo dia, enquanto todo mundo ainda concorda com o que aconteceu.