Toda agência tem aquela reunião que "acontece todo mês" — e que, na prática, acontece quando alguém lembra. Duas semanas depois do combinado, o cliente pergunta se a reunião de resultados vai sair, e a resposta constrangedora é que ninguém marcou.
O ciclo de reuniões é o cadastro que resolve isso: você registra uma vez o compromisso recorrente com aquele projeto, e o sistema cuida de projetar as datas e avisar os participantes antes de cada encontro. Abra em Clientes › Relacionamento B2B › Ciclos de Reuniões.
Vamos montar um caso real e segui-lo até o fim: a Reunião Mensal de Resultados da Padaria Pão Quente, toda primeira segunda-feira do mês, às 10h, no Google Meet.
Cada ciclo pertence a um projeto
Esta é a decisão de arquitetura mais importante do módulo, e vale entender antes de cadastrar: o ciclo é sempre vinculado a um projeto. Não existe ciclo solto.
Isso tem consequência prática direta no dia a dia. Um funcionário só enxerga os ciclos dos projetos em que ele participa — como membro ou como gerente. Quem administra a agência vê todos. Então a reunião de resultados da padaria não aparece para quem trabalha só na conta da concessionária, e você não precisa fazer nada para isso acontecer.
Montando o ciclo
Em Informações básicas você define o essencial:
Nome do ciclo — "Reunião Mensal de Resultados". Um nome que a equipe reconheça na agenda.
Projeto — a conta a que essa reunião pertence.
Frequência — semanal, quinzenal, mensal ou pontual.
Data da primeira reunião — para os ciclos recorrentes. É a âncora de todo o resto (ou Data da reunião, quando a frequência é pontual).
Início e Término — o horário do encontro.
A data da primeira reunião define tudo
Vale insistir neste ponto porque é a dúvida que mais gera retrabalho: as ocorrências seguintes são calculadas a partir da primeira data, não de uma regra genérica de calendário.
Semanal — repete no mesmo dia da semana da primeira reunião.
Quinzenal — a cada duas semanas, alinhado com a primeira data. Ou seja: se a primeira caiu numa segunda-feira de semana par, as seguintes também caem.
Mensal — repete no mesmo dia do mês. Quando o dia não existe no mês seguinte (dia 31 em fevereiro), o sistema usa o último dia do mês em vez de pular a ocorrência.
Pontual — acontece uma única vez, na data escolhida.
A data da primeira reunião não pode ser no passado. Se você precisa registrar uma reunião que já aconteceu, o lugar é a anotação de reunião, não o ciclo.
Canal e link
Em Canal e detalhes você escolhe onde a reunião acontece: Google Meet, Zoom, Presencial ou Outro — neste último caso, especificando qual (Teams, Skype, o que for).
Há um detalhe que economiza trabalho: se o canal for Google Meet e você tiver o Google Agenda conectado à sua conta, o campo de link some do formulário e o link do Meet é gerado ao salvar, junto com o evento espelhado na sua agenda do Google. Nos demais casos, você cola o link manualmente no campo Link do evento — ou o endereço, quando a reunião é presencial.
O alerta
O campo Enviar alerta define com quanta antecedência os participantes são avisados por e-mail: 1 hora, 3 horas, 12 horas, 1 dia, 2 dias, 3 dias ou 1 semana antes.
A escolha não é detalhe. Para a reunião de resultados da padaria, alertar com 1 dia de antecedência é o que dá tempo do cliente reorganizar a agenda — e da sua equipe terminar o relatório que será apresentado. Alertar 1 hora antes avisa, mas não muda nada: quem ia esquecer já esqueceu.
Uma regra que evita frustração: ciclo inativo não envia alerta. Quando você desativa um ciclo, ele continua na lista e preserva o histórico, mas para de avisar e some das próximas ocorrências.
Participantes
Cada participante entra com nome e e-mail — pelo menos um é obrigatório. São os e-mails cadastrados aqui que recebem o alerta, então inclua tanto o pessoal do cliente quanto quem da agência precisa estar na sala.
Existe também o campo Telefone (WhatsApp) com a opção Enviar lembrete por WhatsApp, marcada por participante. É o canal em que o lembrete efetivamente é visto — e-mail de reunião mensal compete com dezenas de outros na caixa de entrada. O envio por WhatsApp depende do plano Enterprise; na tela de ciclos você acompanha quanto da cota do mês já foi usada, e dentro de cada ciclo há o registro dos envios feitos.
O ciclo no dia a dia
Na listagem, cada ciclo mostra frequência, ocorrência, próxima reunião, situação da sincronização com o Google Agenda, os lembretes de WhatsApp enviados e o status (ativo ou inativo). Dali você visualiza, edita, desativa ou reativa e exclui.
Ao abrir um ciclo, além dos detalhes e dos participantes, duas seções contam a história dele:
Próximas reuniões — as ocorrências projetadas daqui para frente.
Reuniões realizadas — as anotações já registradas para esse ciclo.
Essa segunda seção é o que transforma o ciclo em prova de trabalho. Quando o cliente da padaria questionar o valor do contrato em novembro, a resposta não é "a gente conversa toda semana" — é a lista das reuniões realizadas, com data e o que foi tratado em cada uma.
Quando usar frequência pontual
Nem toda reunião importante se repete. Uma apresentação de campanha, uma reunião de fechamento de contrato, um alinhamento de crise: são encontros únicos que merecem o mesmo lembrete e o mesmo registro. Cadastre como pontual e você ganha o alerta automático e o vínculo com o projeto sem inventar uma recorrência que não existe.
Como se conecta ao resto
Projetos — o dono do ciclo, e o que define quem da equipe enxerga a reunião.
Anotações de reuniões — o registro do que foi tratado em cada ocorrência.
Calendário de reuniões — a visão de todas as ocorrências de todos os ciclos.
Google Agenda — o espelhamento do evento e a geração do link do Meet.
Portal do cliente — onde o cliente consulta os ciclos dos projetos dele.
Para onde ir depois
Anotações de reuniões — o que registrar depois do encontro.
Calendário de reuniões — a visão consolidada.
Integração com Google Agenda — como conectar sua conta.
Resumindo: cadastre a reunião recorrente vinculada ao projeto, escolha a frequência e a data da primeira ocorrência — é ela que ancora todas as seguintes —, defina canal, horário e os participantes que receberão o alerta, e ajuste a antecedência para um prazo que ainda permita alguém se organizar. Ciclo inativo não avisa ninguém; e as reuniões realizadas ficam ali, respondendo pela agência quando o valor do contrato for questionado.