O formulário de emissão é longo porque a nota fiscal de serviço é. Este artigo é uma referência: você não precisa lê-lo inteiro, use-o para tirar a dúvida do campo em que travou.
Antes de começar, um aviso que vale para o artigo todo. O que preencher em cada campo depende do regime tributário e da atividade da sua empresa — e essa é uma decisão do seu contador, não nossa. O que está aqui é o que o campo significa, de onde ele vem e o que ele afeta. A escolha do valor continua sendo dele.
Para acompanhar, vamos usar o mesmo exemplo do começo ao fim: uma consultoria em Goiânia emitindo uma nota de R$ 3.000,00 para um cliente pessoa jurídica, também de Goiânia.
Como chegar aqui
Vá em Emissão › Emitir NFS-e e clique em emitir uma nota nova. Você também chega a esta tela ao usar Emitir nota igual ou Substituir numa nota já existente — nesses casos o formulário abre pré-preenchido, com um aviso no topo dizendo de qual nota os dados vieram. Confira os valores: pré-preenchido não é conferido. Os valores em reais não vêm junto: você digita de novo, justamente para conferir.
Motivo da substituição
Só aparece quando você usa Substituir. É a primeira coisa do formulário, porque a prefeitura não aceita substituição sem ela:
- Motivo — obrigatório. A lista é a oficial: desenquadramento ou enquadramento no Simples Nacional, inclusão ou exclusão retroativa de imunidade ou isenção, nota rejeitada pelo tomador ou pelo intermediário, e Outros.
- Descrição do motivo — obrigatória no motivo "Outros", opcional nos demais. Quando preenchida, precisa ter entre 15 e 255 caracteres.
Dados da emissão e do prestador
- CNPJ do prestador e Inscrição municipal do prestador — bloqueados. Vêm de Configuração › Minha empresa; se estiverem errados, é lá que se corrige.
- Grupo fiscal (opcional) — um atalho. Se a sua empresa emite sempre os mesmos tipos de serviço, cadastre cada um uma vez em Emissão › Grupos fiscais, com CNAE, item da lista, código nacional, ISS e os dados da reforma. Na nota, escolher o grupo preenche esses campos de uma vez, sem esconder nenhum — você ainda confere e ajusta. Tomador, valores e descrição continuam por sua conta.
- Competência — o mês a que o serviço se refere. Não pode ser posterior à data de emissão, e precisa cair dentro da vigência da atividade que você escolher mais abaixo.
O número e a série do RPS não aparecem na tela: eles são controlados pelo cadastro da empresa e avançam sozinhos a cada nota autorizada.
Dados do tomador de serviços
O tomador é quem contrata o serviço. Há um caixa Sem tomador no título da seção, para os casos em que a nota sai sem identificação — mas pense duas vezes: a prefeitura não cancela nota sem tomador identificado, e o único caminho depois é substituir.
- Tipo de pessoa — Pessoa jurídica, Pessoa física ou Estrangeiro. É ele que muda os campos seguintes.
- CNPJ / CPF do tomador — é um campo de busca: digite o documento ou o nome e escolha na lista o tomador já cadastrado. Para estrangeiro, a busca é pelo nome e o ID estrangeiro vem junto.
- Razão social / Nome do tomador — preenchido sozinho quando você seleciona o tomador. Não se digita aqui.
Se o cliente ainda não existe, use o cadastro rápido ao lado de "Não encontrou o tomador?" — ele cadastra e já seleciona na nota, sem perder o que você preencheu. O cadastro completo fica em Emissão › Cadastrar tomador.
Um detalhe que rejeita muita nota: a inscrição municipal do tomador só existe para tomador de Goiânia. Informar a IM de um cliente de outra cidade faz a prefeitura recusar, porque ela procura esse número no cadastro dela.
Identificação dos serviços
Esta seção tem uma ordem obrigatória, e o formulário a impõe: um campo só libera depois do anterior.
- CNAE — a atividade econômica do serviço prestado. A lista traz os CNAEs da sua empresa.
- Código atividade municipal — o código de atividade que a sua empresa tem cadastrado na prefeitura. Se a lista vier vazia, é o cadastro na prefeitura que precisa de ajuste.
- Item lista de serviços LC 116/2003 — só habilita depois do código de atividade, porque as opções saem dele. É o item que classifica o serviço na lei complementar (no nosso exemplo, consultoria).
- Código tributário município — bloqueado, preenchido com o mesmo valor do item da lista.
- UF de incidência e Município de incidência — onde o ISS é devido. O município só libera depois da UF.
- Código NBS — nove dígitos, da Nomenclatura Brasileira de Serviços. Precisa ser compatível com o item da LC 116 escolhido: é a incompatibilidade entre os dois que gera a recusa mais frequente de todas. Assinantes têm a consulta em Consulta › Tabela NBS, que busca o NBS a partir do código da LC 116.
- Descrição do serviço — o que foi prestado, em até 2.000 caracteres. É o texto que o cliente lê na nota. O padrão nacional não guarda quebras de linha: cada uma vira " | " na nota, e o contador de caracteres já conta assim.
Valores e tributação
Quatro campos você digita; três o sistema calcula e mostra bloqueados.
- Valor do serviço — o valor bruto. No exemplo, R$ 3.000,00.
- Valor deduções — deduções permitidas pela legislação para a sua atividade. A prefeitura tem limite para isso.
- Desconto incondicionado — o desconto já concedido, que reduz a base de cálculo.
- Desconto condicionado — o desconto que depende de uma condição futura (pagar até certa data, por exemplo). Ele reduz o líquido, mas não a base de cálculo.
- Alíquota (%) — entre 2% e 5%.
A partir daí, o sistema apura:
- Base de cálculo = valor do serviço − deduções − desconto incondicionado.
- Valor do ISS devido = base de cálculo × alíquota.
- Valor líquido NFS-e = valor do serviço − descontos − retenções federais − ISS retido. O ISS retido entra na conta porque quem recolhe é o tomador: esse dinheiro nunca chega a você.
Depois vêm os campos que dizem como o imposto se comporta:
- Tributação ISS — se o ISS incide e por quê não, quando não incide: operação tributável, imunidade, exportação de serviço ou não incidência. É a lista do padrão nacional. Quem conhece a lista antiga de Goiânia, cuidado: os números se repetem com outro significado (no formato antigo, 4 era "Imune"; aqui, 4 é "Não incidência"). Leia o rótulo, não o número.
- ISS retido — Sim ou Não. Sim significa que o tomador vai recolher o ISS no seu lugar.
- Tipo de retenção do ISS — quem recolhe: não retido, retido pelo tomador ou retido pelo intermediário.
- Valor ISSQN retido — só habilita com ISS retido = Sim. Deixando em branco, o sistema retém o próprio ISS apurado; preenchendo, você declara uma retenção parcial.
Vale saber de antemão: a retenção do ISS tem regras rígidas em Goiânia. Tomador pessoa física não retém, tomador de fora do município não retém, e nem todo código de serviço permite retenção. Se você marcar Sim fora dessas condições, a nota volta recusada.
Retenções federais
Cinco campos de valor, e dois deles não são retenção:
- INSS retido e IRRF retido — o que o tomador reteve.
- PIS + COFINS + CSLL retidos — a soma do que o tomador reteve das três contribuições. O padrão nacional junta as três num campo só.
- PIS — apuração própria e COFINS — apuração própria — o débito da sua empresa, não o retido. Preenchidos, fazem aparecer a situação tributária do PIS/COFINS na seção da reforma.
Retenção federal só existe quando o tomador é pessoa jurídica. Com tomador pessoa física, os campos de retenção ficam zerados. A diferença entre retido e apuração própria é a armadilha mais cara desta tela: o artigo dos campos da reforma explica em detalhe, leia antes de preencher.
Construção civil
Seção fechada por padrão. Marque Obra de construção civil no título para abrir. Em serviço de construção civil a prefeitura exige identificar a obra — sem isso a nota volta com o erro E0370. Basta um destes:
- Código da obra (CEI/CNO) — o Cadastro Específico do INSS ou o Cadastro Nacional de Obras.
- Código CIB da obra — o Cadastro Imobiliário Brasileiro, quando a obra tiver. São 8 dígitos.
- Inscrição imobiliária fiscal — a que a prefeitura usa para o IPTU do imóvel.
- O endereço da obra — UF e município (pelos seletores), CEP, logradouro, número e bairro. Começou a preencher o endereço, ele vai completo: só o complemento é dispensado. Sem número, use "S/N".
O campo Número da ART/RRT continua na seção, mas o padrão nacional não tem lugar para ele: o número fica guardado para a sua consulta e não é enviado à prefeitura. A própria tela avisa isso.
Intermediário de serviço
Também fechada por padrão; marque Possui intermediário. Serve para quando existe um terceiro entre você e o tomador — uma plataforma, uma agência. Pede tipo de pessoa, CNPJ ou CPF, razão social e a inscrição municipal (opcional).
Faz par com o campo Tipo de retenção do ISS: se quem retém é o intermediário, ele precisa estar identificado aqui.
Local de prestação de serviço
UF de prestação e Município de prestação — onde o serviço foi efetivamente executado. Não confunda com a incidência lá em cima: a prestação é o lugar físico do trabalho; a incidência é o município que fica com o imposto. Costumam ser o mesmo, mas não obrigatoriamente.
Informações complementares
- Incentivador cultural — Sim ou Não, conforme o enquadramento da empresa.
- Informações complementares — texto livre, até 2.000 caracteres, que sai impresso na nota. É onde entram observações de contrato, número de pedido, dados de pagamento. Como na descrição, cada quebra de linha vira " | " na nota.
Resumo da nota
Fecha o formulário com os totais consolidados. É a última chance de conferir antes de Emitir NFS-e — e vale usá-la, porque nota autorizada em Goiânia se corrige substituindo, não editando.
E os campos da reforma tributária?
Entre a tributação e as retenções federais fica a seção Reforma tributária — dados obrigatórios, e logo depois dela, só em alguns serviços, as seções Operação com imóvel e Evento. Elas têm artigo próprio, porque são muitos campos novos e alguns têm armadilha de numeração.
Para onde ir depois
- Emitir NFS-e — os campos da reforma tributária, operação com imóvel e evento.
- Erros na emissão — o que fazer quando a prefeitura recusa a nota.
- Primeiros passos — solicitar o RPS e acertar a numeração, antes da primeira emissão.
Resumindo: o formulário vai do prestador ao resumo passando por tomador, identificação do serviço, valores e retenções. Os campos bloqueados são calculados ou vêm de Minha empresa. A ordem CNAE → atividade municipal → item da LC 116 → NBS é obrigatória, e o grupo fiscal preenche tudo isso de uma vez. Na substituição, o motivo é obrigatório. Construção civil exige identificar a obra. As combinações que mais derrubam nota são NBS incompatível com o item da lista, retenção de ISS indevida e retenção federal lançada no campo de apuração própria.