O formulário de emissão é longo porque a nota fiscal de serviço é. Este artigo é uma referência: você não precisa lê-lo inteiro, use-o para tirar a dúvida do campo em que travou.
Antes de começar, um aviso que vale para o artigo todo. O que preencher em cada campo depende do regime tributário e da atividade da sua empresa — e essa é uma decisão do seu contador, não nossa. O que está aqui é o que o campo significa, de onde ele vem e o que ele afeta. A escolha do valor continua sendo dele.
Para acompanhar, vamos usar o mesmo exemplo do começo ao fim: uma consultoria em Goiânia emitindo uma nota de R$ 3.000,00 para um cliente pessoa jurídica, também de Goiânia.
Como chegar aqui
Vá em Emissão › Emitir NFS-e e clique em emitir uma nota nova. Você também chega a esta tela ao usar Emitir nota igual ou Substituir numa nota já existente — nesses casos o formulário abre pré-preenchido, com um aviso no topo dizendo de qual nota os dados vieram. Confira os valores: pré-preenchido não é conferido.
Dados da emissão e do prestador
- CNPJ do prestador e Inscrição municipal do prestador — bloqueados. Vêm de Configuração › Minha empresa; se estiverem errados, é lá que se corrige.
- Regime especial tributação — situações específicas de tributação municipal (microempresa municipal, estimativa, sociedade de profissionais, cooperativa, MEI, ME/EPP do Simples). Quem não se enquadra em nenhuma delas usa Nenhum. Este campo desaparece depois que a empresa migra para o padrão nacional — lá ele existe com outra lista, dentro da seção da reforma.
- Competência — o mês a que o serviço se refere. Não pode ser posterior à data de emissão, e precisa cair dentro da vigência da atividade que você escolher mais abaixo.
O número e a série do RPS não aparecem na tela: eles são controlados pelo cadastro da empresa e avançam sozinhos a cada nota autorizada.
Dados do tomador de serviços
O tomador é quem contrata o serviço. Há um caixa Sem tomador no título da seção, para os casos em que a nota sai sem identificação — mas pense duas vezes: a prefeitura não cancela nota sem tomador identificado, e o único caminho depois é substituir.
- Tipo de pessoa — Pessoa jurídica, Pessoa física ou Estrangeiro. É ele que muda os campos seguintes.
- CNPJ / CPF do tomador — é um campo de busca: digite o documento ou o nome e escolha na lista o tomador já cadastrado. Para estrangeiro, a busca é pelo nome e o ID estrangeiro vem junto.
- Razão social / Nome do tomador — preenchido sozinho quando você seleciona o tomador. Não se digita aqui.
Se o cliente ainda não existe, use o cadastro rápido ao lado de "Não encontrou o tomador?" — ele cadastra e já seleciona na nota, sem perder o que você preencheu. O cadastro completo fica em Emissão › Cadastrar tomador.
Um detalhe que rejeita muita nota: a inscrição municipal do tomador só existe para tomador de Goiânia. Informar a IM de um cliente de outra cidade faz a prefeitura recusar, porque ela procura esse número no cadastro dela.
Identificação dos serviços
Esta seção tem uma ordem obrigatória, e o formulário a impõe: um campo só libera depois do anterior.
- CNAE — a atividade econômica do serviço prestado. A lista traz os CNAEs da sua empresa.
- Código atividade municipal — o código de atividade que a sua empresa tem cadastrado na prefeitura. Se a lista vier vazia, é o cadastro na prefeitura que precisa de ajuste.
- Item lista de serviços LC 116/2003 — só habilita depois do código de atividade, porque as opções saem dele. É o item que classifica o serviço na lei complementar (no nosso exemplo, consultoria).
- Código tributário município — bloqueado, preenchido com o mesmo valor do item da lista.
- UF de incidência e Município de incidência — onde o ISS é devido. O município só libera depois da UF.
- Código NBS — nove dígitos, da Nomenclatura Brasileira de Serviços. Precisa ser compatível com o item da LC 116 escolhido: é a incompatibilidade entre os dois que gera a recusa mais frequente de todas. Assinantes têm a consulta em Consulta › Tabela NBS, que busca o NBS a partir do código da LC 116.
- Descrição do serviço — o que foi prestado, em até 2.000 caracteres. É o texto que o cliente lê na nota.
Valores e tributação
Quatro campos você digita; três o sistema calcula e mostra bloqueados.
- Valor do serviço — o valor bruto. No exemplo, R$ 3.000,00.
- Valor deduções — deduções permitidas pela legislação para a sua atividade. A prefeitura tem limite para isso.
- Desconto incondicionado — o desconto já concedido, que reduz a base de cálculo.
- Desconto condicionado — o desconto que depende de uma condição futura (pagar até certa data, por exemplo). Ele reduz o líquido, mas não a base de cálculo.
- Alíquota (%) — entre 2% e 5%.
A partir daí, o sistema apura:
- Base de cálculo = valor do serviço − deduções − desconto incondicionado.
- Valor do ISS devido = base de cálculo × alíquota.
- Valor líquido NFS-e = valor do serviço − descontos − retenções federais − ISS retido. O ISS retido entra na conta porque quem recolhe é o tomador: esse dinheiro nunca chega a você.
Depois vêm os campos que dizem como o imposto se comporta:
- Tributação ISS — onde e se o ISS incide: tributável no município, tributável fora do município, isenta, imune, ou com exigibilidade suspensa por decisão judicial ou por processo administrativo. Escolhendo Isenta ou Imune, o campo de alíquota se bloqueia em zero: nesses casos quem calcula é a prefeitura, e informar alíquota ou valor de ISS faz a nota ser recusada.
- ISS retido — Sim ou Não. Sim significa que o tomador vai recolher o ISS no seu lugar.
- Tipo de retenção do ISS — quem recolhe: não retido, retido pelo tomador ou retido pelo intermediário.
- Valor ISSQN retido — só habilita com ISS retido = Sim. Deixando em branco, o sistema retém o próprio ISS apurado; preenchendo, você declara uma retenção parcial.
Vale saber de antemão: a retenção do ISS tem regras rígidas em Goiânia. Tomador pessoa física não retém, tomador de fora do município não retém, e nem todo código de serviço permite retenção. Se você marcar Sim fora dessas condições, a nota volta recusada.
Retenções federais
Seis campos de valor: INSS, IR, CSLL, COFINS, PIS e Outras retenções. Preencha só o que de fato foi retido — eles entram direto no cálculo do valor líquido.
Retenção federal só existe quando o tomador é pessoa jurídica. Com tomador pessoa física, esses campos ficam zerados.
Se a sua empresa já migrou para o padrão nacional, esta seção muda de rótulos e de sentido: PIS, COFINS e CSLL retidos vão somados num campo só, e os campos PIS e COFINS passam a ser a apuração própria da sua empresa — não o retido. O artigo dos campos da reforma explica a diferença; leia antes de preencher.
Construção civil
Seção fechada por padrão. Marque Obra de construção civil no título para abrir:
- Código da obra (CEI/CNO) — o Cadastro Específico do INSS ou o Cadastro Nacional de Obras, quando a obra tem um.
- Número da ART/RRT — a Anotação de Responsabilidade Técnica do CREA ou o Registro de Responsabilidade Técnica do CAU. Atenção: o padrão nacional não tem campo para a ART/RRT. Se a sua empresa já migrou, o número fica guardado aqui para a sua consulta, mas não é enviado à prefeitura — a própria tela avisa isso.
Intermediário de serviço
Também fechada por padrão; marque Possui intermediário. Serve para quando existe um terceiro entre você e o tomador — uma plataforma, uma agência. Pede tipo de pessoa, CNPJ ou CPF, razão social e a inscrição municipal (opcional).
Faz par com o campo Tipo de retenção do ISS: se quem retém é o intermediário, ele precisa estar identificado aqui.
Local de prestação de serviço
UF de prestação e Município de prestação — onde o serviço foi efetivamente executado. Não confunda com a incidência lá em cima: a prestação é o lugar físico do trabalho; a incidência é o município que fica com o imposto. Costumam ser o mesmo, mas não obrigatoriamente.
Informações complementares
- Incentivador cultural — Sim ou Não, conforme o enquadramento da empresa.
- Informações complementares — texto livre, até 2.000 caracteres, que sai impresso na nota. É onde entram observações de contrato, número de pedido, dados de pagamento.
Resumo da nota
Fecha o formulário com os totais consolidados. É a última chance de conferir antes de Emitir NFS-e — e vale usá-la, porque nota autorizada em Goiânia se corrige substituindo, não editando.
E os campos da reforma tributária?
Se a sua empresa já migrou para o padrão nacional, aparece uma seção a mais, Reforma tributária — dados obrigatórios, entre a tributação e as retenções federais. Ela tem artigo próprio, porque são onze campos novos e alguns têm armadilha de numeração.
Para onde ir depois
- Emitir NFS-e — os campos da reforma tributária, para quem já migrou ou vai migrar.
- Erros na emissão — o que fazer quando a prefeitura recusa a nota.
- Primeiros passos — solicitar o RPS e acertar a numeração, antes da primeira emissão.
Resumindo: o formulário vai do prestador ao resumo passando por tomador, identificação do serviço, valores e retenções; os campos bloqueados são calculados ou vêm de Minha empresa, a ordem CNAE → atividade municipal → item da LC 116 → NBS é obrigatória, e as combinações que mais derrubam nota são NBS incompatível com o item da lista, retenção de ISS indevida e alíquota informada em nota isenta ou imune.