Cada respuesta puede convertirse en un PDF listo para imprimir, archivar o enviar: las preguntas y respuestas ordenadas y, cuando las hay, la firma y las páginas que prueban firma y consentimiento. Con la tarjeta PDF de las respuestas, el documento sale con la imagen de tu negocio. En la Clínica Vitta, en Bogotá, cada ficha de antecedentes completada se convierte en un PDF que va a la historia clínica de la paciente.
Descargar el PDF de una respuesta
En Formularios › (formulario) › Respuestas, haz clic en la respuesta y después en Descargar PDF. El nombre del archivo lleva el número de la respuesta y el título del formulario. Todos los que ven las respuestas pueden descargarlo, incluido el Lector.
El documento estándar trae:
- arriba, el título del formulario, el nombre de la cuenta, el número de la respuesta y la fecha de recepción;
- las preguntas en el orden de la versión que la persona respondió, con las secciones, los bloques de texto y el texto completo de cada término;
- Sin respuesta en las preguntas dejadas en blanco;
- la imagen de la firma, con "Firmado por", nombre, fecha y hora;
- las páginas Registro de la firma electrónica y Registro del consentimiento, cuando la respuesta tiene firma o aceptación de término;
- en el pie, "Generado por WiseData Forms el" y la fecha.
Dos cosas nunca entran: la pregunta que una condición ocultó (no se hizo, y un "Sin respuesta" en el papel parecería una omisión de quien respondió) y los campos ocultos que vienen del enlace.
Diseño propio
En Formularios › (formulario) › Editar › tarjeta "PDF de las respuestas", activa Usar diseño propio. Desde ahí el PDF sale sin "Generado por WiseData Forms": el pie muestra solo "Generado el" y la fecha. Lo que puedes ajustar:
- Mostrar el logo arriba — usa el logo que el formulario ya tiene, elegido en la pestaña Compartir. Si el formulario no tiene logo, la tarjeta te avisa.
- Encabezado — hasta 4 líneas debajo del logo, como razón social, identificación fiscal y dirección.
- Pie de página — hasta 3 líneas, como teléfono, sitio web o un aviso.
- Ocultar preguntas sin respuesta — la pregunta en blanco no aparece; una sección que quede vacía desaparece con ella.
- Preguntas que aparecen en el PDF — desmarca las que no deben salir en el documento.
Encabezado y pie son solo texto, hasta 120 caracteres por línea; las líneas en blanco se descartan. Haz clic en Guardar diseño del PDF.
La Clínica Vitta lo configuró así:
- Encabezado: "Clínica Vitta Estética S.A.S." y "Calle 00 # 00-00, Bogotá".
- Pie de página: "(000) 000 0000 — contacto@ejemplo.com".
- Desmarcó "¿Cómo conoció la clínica?", que le interesa a marketing, no a la historia clínica.
- Activó Ocultar preguntas sin respuesta, para que la ficha de quien no tiene alergias no salga con una sección llena de "Sin respuesta".
Detalles que evitan sorpresas
- Se aplica al instante, sin publicar, desde el próximo PDF descargado — también para respuestas anteriores.
- La firma y la aceptación de término nunca salen. Esos campos aparecen marcados y bloqueados con "Siempre aparece: forma parte de la prueba del documento.", y las páginas de registro salen con cualquier configuración. Un documento sin el término pero con apariencia de completo sería un riesgo para quien lo presenta.
- Las preguntas nuevas entran solas. La tarjeta guarda lo que ocultaste, no lo que aparece: un campo agregado después ya sale en el PDF sin que nadie lo marque.
- Desactivar no borra la configuración. Con Usar diseño propio desactivado, el PDF vuelve al estándar y lo que configuraste se conserva para cuando lo actives de nuevo.
- Lo que el diseño no hace: reordenar preguntas, cambiar colores o fuentes, numerar páginas.
- Duplicar el formulario lleva el diseño con él.
Dueño y Editor configuran el diseño; el Lector ve la tarjeta desactivada.
Adónde ir después
- Firma electrónica (colección Firma, términos y PDF) — qué prueba la página de registro de la firma.
- Aceptación de término y prueba del consentimiento (colección Firma, términos y PDF) — qué prueba la página de registro del consentimiento.
- Pasos, tema y logo (colección Apariencia y después del envío) — elegir el logo del formulario, que es el mismo del PDF.
- Exportar las respuestas en CSV o XLSX (colección Respuestas) — todas las respuestas de una vez, en hoja de cálculo.
En resumen: el botón Descargar PDF, en la respuesta, genera el documento con las preguntas de la versión respondida, la firma y las páginas de registro; la tarjeta PDF de las respuestas agrega logo, encabezado y pie de texto, quita la marca del producto, oculta preguntas elegidas o en blanco y se aplica al instante, pero nunca quita la firma, la aceptación de término ni los registros.