El campo Aceptación de término muestra un texto para que la persona lo lea y una casilla para marcar que lo acepta. Cada aceptación marcada genera un registro que prueba qué se aceptó, cuándo y desde dónde — lo que muestras si alguien pregunta "¿dónde está mi consentimiento?". En la Clínica Vitta, en Bogotá, la ficha de antecedentes tiene dos: el término del procedimiento, obligatorio, y la autorización de uso de fotos del antes y después, opcional.
Configurar el campo
En Formularios › (formulario) › Editar › tarjeta "Campos", elige Aceptación de término en Tipo del nuevo campo y haz clic en Agregar campo.
- Pregunta — es el texto junto a la casilla. Escríbelo como una declaración: "Leí y acepto el consentimiento del procedimiento".
- Texto del término — el término completo, hasta 5.000 caracteres. Quien responde lo ve encima de la casilla, en un cuadro con desplazamiento.
- Respuesta obligatoria — marcada, el envío solo pasa con la aceptación; sin ella, aparece "Debes aceptar para continuar.". Desmarcada, la casilla muestra "(opcional)".
En la Clínica Vitta, el término del procedimiento es obligatorio; la autorización de fotos es opcional, porque la paciente puede rechazarla y ser atendida igual.
Qué queda registrado
Por cada término marcado, al momento del envío, el servidor guarda:
- la Pregunta del campo, tal como estaba en la versión respondida;
- un código que identifica el texto exacto del término que la persona vio;
- la fecha y la hora del envío;
- la dirección de conexión, el navegador y la ubicación aproximada (ciudad, estado o departamento y país).
Un término opcional sin marcar no genera registro. Si la paciente no marcó la autorización de fotos, solo existe la prueba del término del procedimiento.
El registro no se puede cambiar: nadie lo edita, ni siquiera el Dueño de la cuenta. Solo deja de existir junto con la respuesta, cuando se elimina definitivamente.
Dónde ver la prueba
- En la respuesta (pestaña Respuestas, haz clic en la fila): el campo aparece como Aceptado en la lista de respuestas, y la sección Registro del consentimiento muestra cada término aceptado con la fecha y la hora y la dirección de conexión.
- En el PDF (botón Descargar PDF): la pregunta sale con el texto completo del término, y la página Registro del consentimiento trae, por cada aceptación, el término, la fecha y la hora, la dirección de conexión, la ubicación aproximada, el código del texto y la línea Integridad, que confirma: "El texto mostrado en este documento es el mismo que fue aceptado".
El término y el registro siempre aparecen en el PDF, aun con diseño propio y aunque alguien intente ocultar el campo.
Cuando cambias el texto del término
La clínica actualizó el término del procedimiento en marzo. Lo que pasa:
- Mientras el cambio está solo en el borrador, quien responde sigue viendo y aceptando el texto anterior. Se aplica después de Publicar.
- Las respuestas anteriores siguen probando el texto que aceptaron esas personas: el PDF de una respuesta de febrero muestra el término de febrero, no el actual.
- Las respuestas nuevas registran el texto nuevo.
Por eso no hace falta guardar aparte copias de cada versión del término: cada respuesta lleva la prueba del texto que estaba en línea cuando se envió.
Adónde ir después
- Firma electrónica (colección Firma, términos y PDF) — para cuando, además de la aceptación, el documento pide firma.
- PDF de las respuestas (colección Firma, términos y PDF) — el documento con la página de registro.
- Historial de versiones (colección Edición y publicación) — cada publicación, con el texto del término de ese momento.
En resumen: el campo Aceptación de término muestra el texto del término y una casilla, obligatoria u opcional; cada aceptación marcada registra la pregunta, el texto exacto aceptado, la fecha y la hora, la dirección de conexión, el navegador y la ubicación aproximada, sin posibilidad de edición; la prueba aparece en la respuesta y en el PDF, y cambiar el término después no altera lo que prueban las respuestas anteriores.