Google Sheets

Com o Google Sheets ligado, cada resposta do formulário vira uma linha numa planilha do Google, logo depois do envio. Serve para quem já trabalha em planilha: filtrar, somar, montar gráfico, dividir com quem não usa o painel. Na Clínica Vitta, em Campinas, a recepção acompanha as fichas de anamnese numa planilha compartilhada e soma ali o valor dos pacotes fechados.

1. Conectar a conta Google (uma vez por conta)

Em Configurações › Google Sheets, card "Conta Google", clique em Conectar conta Google. O Google abre na mesma janela e pede as permissões; mantenha marcada a de "ver, editar, criar e excluir apenas os arquivos do Google Drive que você usa com este app", senão a conexão volta com o aviso "Sem a permissão de acesso aos arquivos do Google Drive usados com o WiseData Forms não dá para enviar as respostas". De volta ao painel, o card mostra o e-mail da conta Google e a situação Conectada.

• O WiseData Forms só enxerga as planilhas que ele mesmo criou e as que você escolher no Google Drive. O resto do seu Drive fica fora do alcance dele.
• Cada conta do WiseData Forms conecta uma conta Google, que serve para todos os formulários.
• Só o dono da conta conecta, liga planilhas e vê os envios.
• O WiseData Forms só cria planilhas e acrescenta linhas: nunca apaga nada no seu Google.
• A cópia na planilha passa a ser responsabilidade sua. Apagar uma resposta no painel, pela lixeira, pelo prazo de guarda ou por pedido de um titular, não apaga a linha da planilha.

2. Ligar o formulário a uma planilha

Em Formulários › (formulário) › aba Integrações › card "Google Sheets", clique em Ligar planilha e escolha Onde gravar as respostas:

• Criar uma planilha nova — o Forms cria no seu Google uma planilha com o nome do formulário, aba "Respostas" e o cabeçalho pronto, com a primeira linha congelada.
• Usar uma planilha que já existe — clique em Escolher no Google Drive. Abre a janela do próprio Google, só com planilhas; escolha a da recepção e o modal mostra "Planilha escolhida: Recepção Vitta". Se você já tem o link, cole antes em Link da planilha (opcional): a janela do Google abre direto nela. O Forms cria uma aba nova com o nome do formulário ("Ficha de anamnese"; se o nome já existir, "Ficha de anamnese (2)") e não toca nas abas que já estão lá.

Na planilha que já existe, é a escolha na janela do Google que dá o acesso: só colar o link não basta. A conta Google conectada também precisa poder editar a planilha. Se o Google não liberar, aparece "A conta Google conectada não deu acesso a esta planilha"; escolha de novo pelo botão, que agora se chama Trocar planilha.

Se o botão pedir para reconectar a conta Google, a conexão foi feita com uma permissão antiga. Reconecte em Configurações com a mesma conta. As planilhas que o Forms criou seguem recebendo; uma planilha que tinha sido ligada só pelo link aparece como Desligada no próximo envio, e basta escolhê-la de novo no Google Drive.

Marque Enviar também as respostas que já existem se o formulário já tem respostas. Elas vão em lotes, em ordem de número, começando cerca de 30 segundos depois de ligar, e o card mostra o andamento ("Enviando as respostas antigas: 120 de 340."). Se o envio parar, o botão Retomar continua de onde parou, sem repetir linha nem pular resposta.

Cada formulário grava em uma planilha por vez. Trocar planilha liga outra e para de enviar para a atual.

3. Como ficam as colunas

As colunas são as mesmas da exportação: Nº, Recebida em, uma coluna por pergunta e as de origem (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content, Site de origem, Página de entrada, Dispositivo, Navegador, Sistema, País, Estado, Cidade e Tempo de preenchimento). Situação, Tags e Nota interna ficam de fora, porque mudam depois que a linha já foi escrita.

• Pergunta nova entra numa coluna nova no fim. Nenhuma coluna existente muda de lugar, então fórmulas e gráficos que apontam para a coluna D continuam certos.
• Pergunta renomeada continua na mesma coluna.
• Pergunta escondida pela lógica fica com a célula em branco.
• Dinheiro vai como número, para somar: o "Valor do pacote" de R$ 1.250,50 vira 1250,5, e a coluna ao lado, "Valor do pacote — moeda", traz BRL.
• Texto vai como texto: uma resposta que começa com "=" não vira fórmula.
• Renomear a aba funciona; o Forms continua achando a aba certa.
• Apagar a aba ou a planilha, ou tirar o acesso da conta Google, desliga o envio na hora. O card mostra Desligada e o dono recebe um e-mail. Para voltar, ligue uma planilha de novo.

4. Acompanhar os envios

No card do formulário, Ver envios mostra os últimos 30 dias: Quando, Resposta ("Resposta nº 37"), Resultado (Enviado, Na fila ou Falhou, com o motivo) e Tentativas. A linha enviada não fica guardada; aparece só o que aconteceu com ela.

Quando o Google não responde, o Forms tenta de novo sozinho depois de 2 minutos, 5 minutos, 30 minutos e 2 horas (5 tentativas). Se o tempo acabou no meio de uma gravação, a tentativa seguinte confere a planilha antes de escrever, para a linha não sair duplicada. Envio que falhou de vez ganha o botão Reenviar, enquanto a resposta existir.

Para ver todos os formulários de uma vez, use Configurações › Google Sheets › Envios recentes, com o filtro Resultado. O botão Reenviar falhas põe de volta na fila todos os envios que falharam em planilhas que continuam ligadas.

Quando o Google recusa o acesso

Se a conta Google trocou a senha ou removeu a permissão, a situação muda para Reconectar e o dono recebe um e-mail. Até reconectar, as respostas novas não vão para as planilhas. Clique em Reconectar em Configurações › Google Sheets com a mesma conta Google e depois em Reenviar falhas, para mandar o que ficou para trás. Reconectar com outra conta desliga as planilhas ligadas, como no desconectar abaixo.

Desligar, desconectar e trocar de conta Google

• Desligar, no card do formulário — as respostas novas deixam de ir para a planilha. Ela continua no seu Google, com o que já foi enviado.
• Desconectar, em Configurações › Google Sheets — o acesso do WiseData Forms à sua conta Google é retirado e todas as planilhas ligadas passam na hora para Desligada, com o aviso "A conta Google que dava acesso a esta planilha foi desconectada". As planilhas continuam no seu Google.
• Trocar de conta Google — desconecte e conecte a outra conta. As planilhas da conta anterior não passam para a nova: em cada formulário, use Ligar planilha de novo, criando uma planilha ou escolhendo uma no Google Drive da conta nova.

Conectar, desconectar, ligar, desligar e reenviar ficam registrados nos Logs, sem o link da planilha.

Para onde ir depois

• Webhooks (coleção Integrações) — para enviar cada resposta a um sistema próprio ou a outra ferramenta.
• Exportar as respostas em CSV ou XLSX (coleção Respostas) — o mesmo conjunto de colunas, num arquivo.
• Pedido de exclusão de um titular (coleção Segurança e privacidade) — o que é apagado no painel e o que fica na planilha.
• Papéis e convites (coleção Equipe e papéis) — por que só o dono mexe nas integrações.

Resumindo: o dono conecta uma conta Google em Configurações › Google Sheets e, na aba Integrações de cada formulário, liga uma planilha nova ou uma aba nova numa planilha existente escolhida no Google Drive, com a opção de mandar as respostas antigas; pergunta nova vira coluna no fim, dinheiro vai como número com a moeda ao lado, apagar a aba ou desconectar a conta desliga o envio, e o histórico de 30 dias mostra cada envio com Reenviar para o que falhou.