Google Sheets

Con Google Sheets vinculado, cada respuesta del formulario se convierte en una fila de una hoja de cálculo de Google justo después del envío. Sirve para quien ya trabaja en hojas de cálculo: filtrar, sumar, armar gráficos, compartir con quien no usa el panel. En Clínica Vitta, en Bogotá, la recepción sigue las fichas de anamnesis en una hoja compartida y suma ahí el valor de los paquetes cerrados.

1. Conectar la cuenta de Google (una vez por cuenta)

En Configuración › Google Sheets, tarjeta "Cuenta de Google", haz clic en Conectar cuenta de Google. Google se abre en la misma ventana y pide los permisos; deja marcado el de "ver, editar, crear y borrar solo los archivos específicos de Google Drive que usas con esta app", o la conexión vuelve con el aviso "Sin el permiso para los archivos de Google Drive usados con WiseData Forms no se pueden enviar las respuestas". De vuelta en el panel, la tarjeta muestra el correo de la cuenta de Google y el estado Conectada.

• WiseData Forms solo ve las hojas que él mismo creó y las que elijas en Google Drive. El resto de tu Drive queda fuera de su alcance.
• Cada cuenta de WiseData Forms conecta una cuenta de Google, que sirve para todos los formularios.
• Solo el dueño de la cuenta conecta, vincula hojas y ve los envíos.
• WiseData Forms solo crea hojas y agrega filas: nunca borra nada en tu Google.
• La copia en la hoja pasa a ser tu responsabilidad. Eliminar una respuesta en el panel, por la papelera, por el plazo de conservación o por la solicitud de un titular, no elimina la fila de la hoja.

2. Vincular el formulario a una hoja

En Formularios › (formulario) › pestaña Integraciones › tarjeta "Google Sheets", haz clic en Vincular hoja y elige Dónde guardar las respuestas:

• Crear una hoja nueva — Forms crea en tu Google una hoja con el nombre del formulario, pestaña "Respuestas" y el encabezado listo, con la primera fila inmovilizada.
• Usar una hoja que ya existe — haz clic en Elegir en Google Drive. Se abre la ventana del propio Google, solo con hojas de cálculo; elige la de recepción y la ventana muestra "Hoja elegida: Recepción Vitta". Si ya tienes el enlace, pégalo antes en Enlace de la hoja (opcional): la ventana de Google se abre directo en ella. Forms crea una pestaña nueva con el nombre del formulario ("Ficha de anamnesis"; si el nombre ya existe, "Ficha de anamnesis (2)") y no toca las pestañas que ya están.

En una hoja que ya existe, es la elección en la ventana de Google la que da el acceso: solo pegar el enlace no alcanza. La cuenta de Google conectada también tiene que poder editar la hoja. Si Google no da el acceso, aparece "La cuenta de Google conectada no dio acceso a esta hoja de cálculo"; elige de nuevo con el botón, que ahora se llama Cambiar hoja.

Si el botón pide volver a conectar la cuenta de Google, la conexión se hizo con un permiso anterior. Vuelve a conectar en Configuración con la misma cuenta. Las hojas que Forms creó siguen recibiendo; una hoja que se había vinculado solo por el enlace aparece como Desvinculada en el próximo envío, y basta con elegirla de nuevo en Google Drive.

Marca Enviar también las respuestas que ya existen si el formulario ya tiene respuestas. Van en lotes, en orden de número, unos 30 segundos después de vincular, y la tarjeta muestra el avance ("Enviando las respuestas anteriores: 120 de 340."). Si el envío se detiene, el botón Reanudar sigue desde donde paró, sin repetir filas ni saltar respuestas.

Cada formulario escribe en una hoja a la vez. Cambiar hoja vincula otra y deja de enviar a la actual.

3. Cómo quedan las columnas

Las columnas son las mismas de la exportación: N.º, Recibida el, una columna por pregunta y las de origen (utm_source, utm_medium, utm_campaign, utm_term, utm_content, Sitio de origen, Página de entrada, Dispositivo, Navegador, Sistema, País, Estado, Ciudad y Tiempo de llenado). Las columnas de clasificación (leída o no, Etiquetas y Nota interna) quedan fuera, porque cambian después de que la fila ya se escribió.

• Una pregunta nueva entra en una columna nueva al final. Ninguna columna existente cambia de lugar, así que las fórmulas y los gráficos que apuntan a la columna D siguen correctos.
• Una pregunta renombrada sigue en la misma columna.
• Una pregunta ocultada por la lógica deja la celda en blanco.
• El dinero va como número, para sumar: un "Valor del paquete" de COP 350,000 se convierte en 350000, y la columna de al lado, "Valor del paquete — moneda", trae COP.
• El texto va como texto: una respuesta que empieza con "=" no se convierte en fórmula.
• Renombrar la pestaña funciona; Forms sigue encontrando la pestaña correcta.
• Eliminar la pestaña o la hoja, o quitarle el acceso a la cuenta de Google, desactiva el envío al instante. La tarjeta muestra Desvinculada y el dueño recibe un correo. Para volver, vincula una hoja de nuevo.

4. Seguir los envíos

En la tarjeta del formulario, Ver envíos muestra los últimos 30 días: Cuándo, Respuesta ("Respuesta n.º 37"), Resultado (Enviado, En cola o Falló, con el motivo) e Intentos. La fila enviada no se guarda; solo aparece qué pasó con ella.

Cuando Google no responde, Forms lo intenta de nuevo solo después de 2 minutos, 5 minutos, 30 minutos y 2 horas (5 intentos). Si el tiempo se acabó en medio de una escritura, el intento siguiente revisa la hoja antes de escribir, para que la fila no salga duplicada. Un envío que falló definitivamente tiene el botón Reenviar, mientras la respuesta exista.

Para ver todos los formularios a la vez, usa Configuración › Google Sheets › Envíos recientes, con el filtro Resultado. El botón Reenviar fallidos vuelve a poner en cola todos los envíos que fallaron en hojas que siguen vinculadas.

Cuando Google rechaza el acceso

Si la cuenta de Google cambió la contraseña o quitó el permiso, el estado cambia a Volver a conectar y el dueño recibe un correo. Hasta que la vuelvas a conectar, las respuestas nuevas no llegan a las hojas. Haz clic en Volver a conectar en Configuración › Google Sheets con la misma cuenta de Google y después en Reenviar fallidos, para enviar lo que quedó pendiente. Volver a conectar con otra cuenta desvincula las hojas, como al desconectar.

Desvincular, desconectar y cambiar de cuenta de Google

• Desvincular, en la tarjeta del formulario — las respuestas nuevas dejan de ir a la hoja. La hoja sigue en tu Google con lo que ya se envió.
• Desconectar, en Configuración › Google Sheets — se retira el acceso de WiseData Forms a tu cuenta de Google y todas las hojas vinculadas pasan al instante a Desvinculada, con el aviso "La cuenta de Google que daba acceso a esta hoja fue desconectada". Las hojas siguen en tu Google.
• Cambiar de cuenta de Google — desconecta y conecta la otra cuenta. Las hojas de la cuenta anterior no pasan a la nueva: en cada formulario, usa Vincular hoja de nuevo, creando una hoja o eligiendo una en el Google Drive de la cuenta nueva.

Conectar, desconectar, vincular, desvincular y reenviar quedan registrados en Registros, sin el enlace de la hoja.

Adónde ir después

• Webhooks (colección Integraciones) — para enviar cada respuesta a un sistema propio o a otra herramienta.
• Exportar las respuestas en CSV o XLSX (colección Respuestas) — el mismo conjunto de columnas, en un archivo.
• Solicitud de eliminación de un titular (colección Seguridad y privacidad) — qué se elimina en el panel y qué queda en la hoja.
• Roles e invitaciones (colección Equipo y roles) — por qué solo el dueño maneja las integraciones.

En resumen: el dueño conecta una cuenta de Google en Configuración › Google Sheets y, en la pestaña Integraciones de cada formulario, vincula una hoja nueva o una pestaña nueva en una hoja existente elegida en Google Drive, con la opción de enviar las respuestas anteriores; una pregunta nueva se vuelve una columna al final, el dinero va como número con la moneda al lado, eliminar la pestaña o desconectar la cuenta desactiva el envío, y el historial de 30 días muestra cada envío con Reenviar para lo que falló.