O espaço Empresa é onde ficam as finanças do seu CNPJ, separadas das suas finanças pessoais. Lá estão as contas da empresa, as receitas e despesas, os recibos e as notas fiscais, a folha, os impostos, os empréstimos e relatórios como a DRE. Este artigo leva você da criação da empresa até o primeiro mês com números confiáveis.
O espaço Empresa faz parte do plano Enterprise e também está disponível durante o período de teste.
Para o exemplo, vamos acompanhar a Marina, que já usa o Finances no pessoal e vai cadastrar o Estúdio Aurora, o estúdio de design dela.
Crie a empresa
Enquanto você não tem nenhuma empresa, a barra lateral mostra o botão Nova empresa, no rodapé. Depois disso, novas empresas são criadas em Configurações › Empresas › Adicionar Nova Empresa.
O assistente tem quatro passos:
- Adicionar Nova Empresa: escolha entre Empresa Brasileira e Empresa Estrangeira e informe Nome Fantasia, Razão Social e CNPJ (ou a identificação fiscal, se for estrangeira). Com o CNPJ preenchido, o botão Buscar dados consulta a Receita Federal e preenche o resto para você.
- Dados da Empresa: Regime Tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real ou MEI), Inscrição Estadual, Inscrição Municipal, endereço, e-mail, telefone e Moeda Principal.
- Segmento e Tamanho: o segmento (Comércio, Serviços, Indústria, Tecnologia ou Outros) e o porte (Micro, Pequena, Média ou Grande).
- Resumo e Confirmação: confira tudo e crie.
A Marina digitou o CNPJ do Estúdio Aurora, clicou em Buscar dados e só precisou conferir o endereço e escolher Serviços e Micro.
O plano inclui uma empresa. Se você criar outra, o Finances mostra o valor do assento adicional e pede confirmação antes de cobrar.
Alterne entre o pessoal e a empresa
No topo da barra lateral, o seletor Conta ativa troca entre as suas finanças pessoais e as empresas. Ao entrar na empresa, o menu muda: aparecem os grupos Fiscal (Recibos, NFS-e, Grupos Fiscais, Automações, Impostos) e Gestão (Funcionários, Empréstimos), e os relatórios ganham Fluxo de Caixa, DRE, Financeiro e Impostos.
Nada se mistura entre os dois lados. Se você paga uma conta da empresa com dinheiro do próprio bolso, lance-a na empresa e registre o reembolso. Não lance no pessoal.
O primeiro passo de verdade: a conta da empresa
Todo lançamento sai de uma conta ou entra numa conta. Por isso, antes de qualquer receita ou despesa, vá em Cadastros › Contas e cadastre a conta bancária da empresa com o saldo de hoje. Se a empresa tem cartão de crédito, cadastre-o também.
A Marina cadastrou a Conta PJ Inter com R$ 38.000, uma conta de Reserva de impostos e o Cartão Inter Empresas, com limite de R$ 15 mil, vencimento no dia 15 e fechamento 8 dias antes.
O detalhe de cada campo está no artigo de contas e transferências da empresa.
Configure o resto, nesta ordem
Cada passo abaixo destrava algo nos relatórios. Fazer na ordem evita retrabalho.
- Impostos, em Configurações › Impostos: cadastre os tipos de imposto da empresa (ISS, DAS, IRPJ, INSS…) com alíquota e classificação na DRE. Sem eles, a DRE não desconta imposto nenhum e a folha não calcula INSS nem IRRF.
- Clientes e fornecedores, em Cadastros: quem paga e quem recebe. Recibos, NFS-e e empréstimos usam esse cadastro.
- Categorias: revise as categorias padrão e crie as que faltam. É a categoria que decide em que linha da DRE cada lançamento cai.
- Funcionários, em Gestão › Funcionários: se a empresa tem equipe, cadastre as pessoas com o salário, para gerar a folha do mês.
- Personalização, em Configurações: o logo e a cor que saem nos recibos em PDF. Vale para os documentos gerados, não para a tela do sistema.
- Usuários, em Configurações: convide o sócio, quem cuida do financeiro e o contador, cada um com o papel certo.
- Notificações, em Conta › Notificações: escolha onde chegam os lembretes de vencimento. Só o proprietário configura.
Comece a lançar
Com a conta e os cadastros prontos, o dia a dia é este:
- Movimentações › Despesas e Receitas: o que a empresa paga e recebe, com vencimento, competência e categoria. A Marina lançou o aluguel de R$ 3.200 da Imobiliária Centro como despesa recorrente mensal.
- Fiscal › Recibos: para cobrar um cliente e registrar o recebimento. O projeto de R$ 9.000 do Café Serra Azul virou um recibo em 3 parcelas.
- Fiscal › NFS-e: para emitir a nota de serviço, se a empresa precisar.
- Importações › Importar OFX: para trazer o extrato do banco em vez de digitar tudo.
Onde acompanhar
- Dashboard: o painel da empresa reúne saldo, entradas e saídas, contas a vencer, próximos impostos, folha, empréstimos e recebíveis por cliente.
- Relatórios › Fluxo de Caixa: o dinheiro que entrou e saiu, e a previsão do que vem.
- Relatórios › DRE: se a empresa deu lucro no mês.
- Wisebot: pergunte em linguagem natural, como "quanto paguei de imposto este ano?".
Para onde ir depois
- Contas e transferências da empresa: os campos da conta e como movimentar entre contas.
- Despesas e receitas da empresa: o lançamento do dia a dia em detalhe.
- Impostos: os tipos de imposto e as guias.
- Multi-empresa, usuários e permissões: convidar a equipe e entender os papéis.
Resumindo: crie a empresa pelo assistente (o CNPJ preenche quase tudo), troque para ela no seletor Conta ativa, cadastre a conta bancária com o saldo de hoje, configure impostos, cadastros, categorias, equipe e personalização, e comece a lançar.