Uma peça para redes sociais não é uma tarefa só. É redação, depois arte, depois revisão interna, depois aprovação do cliente e só então agendamento. Cada etapa tem um responsável diferente, e a ordem importa: não adianta agendar o que ainda não foi aprovado.
O workflow sequencial das tarefas do WiseData Agency existe para isso — dividir a tarefa em etapas com responsável e ordem. E os Modelos de Workflow existem porque esse passo a passo é sempre o mesmo: você monta uma vez e aplica em toda tarefa desse tipo.
Vamos usar um exemplo do começo ao fim: o fluxo padrão de produção de post da agência, que vai da redação ao agendamento passando pela aprovação do cliente. É o modelo Peça para redes sociais.
Onde ficam os modelos
Vá em Projetos & entregas › Modelos de Workflow. A tela lista a biblioteca de fluxos da sua agência.
Se o item não aparecer para alguém da equipe, é permissão: editar a biblioteca exige a permissão de gerenciar modelos de workflow. Quem não a tem continua usando os modelos ao criar tarefas — apenas não cria nem edita.
Criando um modelo
Clique em Novo modelo. O cabeçalho descreve o modelo:
- Nome do modelo — o que aparece no seletor dentro da tarefa.
- Para que serve — uma linha de contexto, visível só na lista de modelos.
- Disponível para uso — desligue para aposentar o fluxo sem excluí-lo.
Depois vem Etapas do fluxo, que é o coração do modelo. A ordem em que você monta as etapas é a ordem de execução. Cada etapa tem:
- Título da etapa — "Redação", "Arte", "Aprovação do cliente".
- Responsável — quem executa. Pode ficar em branco de propósito, quando a pessoa muda a cada tarefa; nesse caso o responsável é escolhido na hora.
- Tipo — Trabalho ou Aprovação.
- Descrição — opcional, para instruções que a equipe precisa ter à mão.
Um modelo aceita até 20 etapas, e o contador ao lado de "Etapas do fluxo" mostra quantas você já usou. Ao chegar no limite, o botão de adicionar etapa desaparece — o contador é o que explica por quê.
Trabalho ou Aprovação: a diferença que muda o fluxo
Uma etapa de Trabalho é executada e concluída. Uma etapa de Aprovação é diferente: o responsável precisa aprovar ou rejeitar explicitamente para o fluxo avançar. Se rejeitar, o fluxo não segue em frente.
É a diferença entre "a arte foi feita" e "a arte foi aprovada". Marcar a aprovação do cliente como etapa de Trabalho tira justamente a trava que você queria ter.
Aplicando o modelo em uma tarefa
Ao criar uma tarefa em Projetos & entregas › Tarefas, na seção de workflow existe o campo Começar de um modelo. Escolha o modelo e as etapas aparecem preenchidas, prontas para você ajustar antes de salvar — trocar um responsável, remover uma etapa que não se aplica àquele cliente, acrescentar outra.
Salvando um fluxo que você acabou de montar
O caminho inverso também existe, e costuma ser o mais usado no começo: monte as etapas direto na tarefa e, quando o fluxo estiver do jeito certo, clique em Salvar como modelo. Dê o nome e o "para que serve", e ele entra na biblioteca.
É assim que a biblioteca cresce de verdade — a partir de fluxos que já provaram funcionar, e não de um exercício teórico de mapear processos.
O modelo copia — ele não fica ligado à tarefa
Aplicar um modelo copia as etapas para a tarefa. Não há vínculo permanente.
Isso é o que torna seguro corrigir um modelo: ajustar o fluxo não mexe em nenhuma tarefa em andamento. Ninguém vai ter uma etapa nova aparecendo no meio de um trabalho já começado. Em compensação, melhorar o fluxo dentro de uma tarefa não volta sozinho para a biblioteca — se a melhoria vale para as próximas, use "Salvar como modelo" ou edite o modelo.
Quando o responsável do modelo sai da agência
Um modelo guarda pessoas, e pessoas saem. Se o responsável de uma etapa estiver desativado no momento em que você aplica o modelo, a etapa vem sem responsável e você recebe um aviso dizendo de quem se tratava.
A etapa não é descartada e o fluxo não quebra: você só precisa escolher quem assume antes de salvar a tarefa. É melhor assim do que criar a tarefa apontando para alguém que não trabalha mais aí.
Onde isso encaixa na operação
O modelo bebe do cadastro de funcionários — são eles que aparecem como responsáveis — e alimenta as tarefas, que é onde o fluxo efetivamente roda, com cada etapa sendo concluída ou aprovada por quem é responsável por ela.
Vale a comparação com dois vizinhos que resolvem coisas diferentes: Padrões de Conclusão definem o que precisa estar pronto para uma tarefa poder ser fechada; o workflow define por quais mãos ela passa até lá. Os dois convivem bem na mesma tarefa.
Para onde ir depois
- Tarefas — como o workflow aparece e avança no dia a dia.
- Padrões de conclusão (DoD) — a checagem do que precisa estar pronto para concluir.
- Funcionários — cargos e permissões de quem executa e de quem edita a biblioteca.
- Modelos de projeto — o mesmo raciocínio aplicado à abertura de contratos.
- Aprovação de material — quando a aprovação precisa sair da equipe e ir até o cliente.
Resumindo: monte o passo a passo em Modelos de Workflow (ou salve o fluxo de uma tarefa que deu certo), use "Começar de um modelo" ao criar a tarefa, e marque como Aprovação toda etapa que precisa de um sim explícito para o trabalho seguir. O modelo copia e não vincula: corrigi-lo nunca mexe em tarefa que já está rodando.