Quem chega de outra ferramenta traz junto meses de tarefas: o que está em andamento, o que tem prazo, quem cuida de cada coisa. Recriar isso à mão leva dias. A importação por planilha traz tudo de uma vez — e, como uma planilha errada pode encher os seus projetos de tarefas tortas, nada é gravado antes de você conferir linha por linha o que vai acontecer.
Exemplo que vamos seguir: a agência saiu de outro sistema com uma exportação de 2.400 tarefas de 15 clientes. Os projetos já foram cadastrados no WiseData Agency (ou importados pela mesma tela); agora faltam as tarefas.
Antes de começar
- Os projetos precisam existir. A tarefa é ligada ao projeto pelo nome. Se ainda não tem os projetos, importe primeiro as empresas e depois os projetos na mesma tela — cada uma dessas importações aceita até 1.000 linhas por arquivo.
- A equipe precisa estar cadastrada. Os responsáveis são achados pelo e-mail de quem já está na equipe.
- Só o administrador da agência importa.
Onde fica
Abra o menu da sua conta, no canto superior, e vá em Configurações › Importação de dados. Clique em Importar tarefas. O assistente tem quatro etapas: Arquivo, Mapeamento, Conferência e Resultado.
1. Arquivo: o modelo e as instruções para IA
Se você vai montar a planilha do zero, baixe o Modelo Excel ou o Modelo CSV. As colunas com * são obrigatórias:
- Título * — o nome da tarefa.
- Projeto * — o nome do projeto, igual ao do cadastro. Maiúsculas e acentos não atrapalham.
- CNPJ / CPF da empresa — só precisa quando duas empresas têm projeto com o mesmo nome (por exemplo, "Social Media" em três clientes). Sem o documento, essas linhas são recusadas: o sistema não chuta em qual cliente colocar a tarefa.
- Status — Pendente, Em progresso, Em revisão, Alteração solicitada, Aprovada, Concluída ou Cancelada. Vazio entra como Pendente. Tarefa arquivada não é importada.
- Prioridade — Baixa, Normal, Alta ou Urgente. Vazio entra como Normal.
- Data de início * e Prazo — no formato DD/MM/AAAA. O prazo não pode ser antes do início, e data que não existe (31/02) é recusada em vez de virar outro dia.
- Estimativa (horas) — em horas decimais (1,5) ou horas e minutos (1:30).
- E-mails dos responsáveis — um ou mais, separados por vírgula.
- Descrição — texto simples.
No nosso exemplo, a exportação do sistema antigo veio com outras colunas e outro formato de data. Em vez de arrumar à mão, use Copiar instruções para IA: cole o texto no ChatGPT (ou outra IA) junto com a sua planilha e o nosso modelo, e ela devolve o arquivo no formato certo. As instruções já dizem para a IA não inventar projeto, documento nem e-mail.
Depois, envie o arquivo (.xlsx, .xls ou .csv). Cabem até 30.000 tarefas por arquivo e no máximo 20 MB. Passou disso, divida a planilha e importe em partes.
2. Mapeamento: qual coluna é qual
O sistema reconhece sozinho as colunas do modelo e nomes comuns ("Tarefa", "Responsável", "Vencimento"…). Confira as sugestões, ajuste o que veio errado e marque como "não importar" as colunas que não interessam.
Aqui você também escolhe o que fazer com tarefa repetida — a que já existe com o mesmo título, no mesmo projeto e com a mesma data de início:
- Pular a linha — a tarefa atual fica como está. É o mais seguro para reimportar um arquivo.
- Atualizar a tarefa existente — os campos preenchidos na planilha substituem os atuais. Célula vazia não apaga nada, e responsáveis da planilha são acrescentados aos que a tarefa já tem.
3. Conferência: o que vai acontecer, linha por linha
A conferência passa por todas as linhas com as mesmas regras do cadastro manual, mas sem gravar nada. Em planilhas grandes leva alguns minutos; a tela mostra quantas linhas já foram lidas, e você não precisa ficar olhando.
O resultado separa as linhas em quatro grupos:
- Vão entrar — tarefas novas.
- Serão atualizadas — repetidas, quando você escolheu atualizar.
- Serão puladas — repetidas de uma tarefa que já existe ou de uma linha anterior da própria planilha, sempre com o motivo.
- Com problema — linha, campo e motivo: projeto que não existe, nome de projeto ambíguo sem documento, projeto em somente leitura, prazo antes do início, data inválida.
E-mail de responsável que não está na equipe não derruba a linha: a tarefa entra sem aquela pessoa, e o aviso aparece na conferência. Se o quadro daquele projeto não tiver a etapa do status, a tarefa entra na etapa equivalente mais próxima, e o aviso diz qual.
No exemplo, a conferência mostrou 2.380 para entrar, 12 puladas e 8 com problema — todas com "Social Media" sem CNPJ. Dá para importar agora as 2.380 e depois mandar uma planilha só com as 8 corrigidas.
4. Resultado
Clique em Importar. A gravação roda em segundo plano: você pode fechar a janela que ela continua. No fim aparecem os totais e, se alguma linha falhar, o botão Baixar relatório traz linha, campo e motivo para corrigir a planilha.
As tarefas entram no fim da coluna do quadro de cada projeto, na ordem da planilha. Ninguém é notificado — trazer 2.400 tarefas de uma vez não pode virar 2.400 avisos para a equipe. O histórico do projeto ganha um registro só ("N tarefas importadas da planilha"), e a lista Importações realizadas guarda quem importou, quando e com que resultado.
Fica fora da importação: subtarefas, checklist, comentários, anexos, etiquetas e recorrência. Esses você completa na própria tarefa depois.
Para onde ir depois
- Tarefas — como trabalhar as tarefas importadas no quadro do projeto.
- Projetos — os projetos que recebem as tarefas.
- Funcionários — cadastrar quem ainda não está na equipe antes de importar.
Resumindo: cadastre (ou importe) projetos e equipe, baixe o modelo ou use as instruções para IA, envie a planilha, confira o mapeamento e a regra de repetidas, leia a conferência linha por linha e só então importe — sem notificar ninguém.