A tarefa é a menor unidade de trabalho do WiseData Agency — e, na prática, é onde a agência passa o dia. Toda tarefa vive dentro de um projeto, e é a partir dela que saem o registro de tempo, os relatórios de produtividade, as notificações da equipe e até o material que vai para aprovação do cliente.
Este artigo cobre o núcleo: criar, organizar, acompanhar e concluir. Alguns recursos que nascem da tarefa são grandes o bastante para terem guia próprio — kanbans personalizados, calendário, tarefas recorrentes, padrões de conclusão, controle de tempo e Minha Mesa. Eles aparecem aqui explicados no essencial, com o caminho para se aprofundar.
Vamos manter o exemplo dos artigos anteriores: o projeto Social Media — 2026, da Padaria Pão Quente.
Criando uma tarefa
Em Projetos & entregas › Tarefas, crie a tarefa e preencha o essencial: título, descrição, o projeto a que ela pertence, os responsáveis, o prazo e a prioridade.
Um campo que costuma ser ignorado e faz diferença: a estimativa de esforço. Preenchida, ela dá a base de comparação com o tempo que a tarefa realmente consumiu — é assim que você descobre que "fazer os posts da semana" leva o dobro do que a equipe imaginava.
Prioridade e status
As prioridades são Baixa, Média, Alta e Urgente. Já os status são oito, e essa quantidade não é enfeite — ela cobre o ciclo real de um trabalho de agência, que passa por revisão e ajuste antes de terminar:
Pendente — ainda não começou.
Em progresso — alguém está tocando.
Em revisão — foi entregue e aguarda conferência interna.
Alteração solicitada — voltou com ajustes a fazer. É o status que evita a confusão de reabrir algo como se fosse novo.
Aprovada — passou pela revisão.
Concluída — terminou.
Cancelada — não será feita.
Arquivada — sai do fluxo do dia a dia sem sumir do histórico.
Quebrando o trabalho: subtarefas e checklist
Existem duas formas de detalhar uma tarefa, e elas servem a propósitos diferentes:
Subtarefas — são tarefas de verdade, filhas da principal. Têm responsável, prazo e status próprios. Use quando cada parte é trabalho de alguém: "gravar o vídeo", "editar", "postar".
Checklist — uma lista simples de conferência dentro da tarefa, sem responsável nem prazo. Use para os detalhes de quem já está executando: "conferir ortografia", "aplicar logo", "verificar link da bio".
A pergunta que resolve a escolha: isso é trabalho de outra pessoa, ou é lembrete de quem já está com a tarefa na mão?
Dependências: o que trava o início
Você pode marcar que uma tarefa depende de outra. A regra é direta: enquanto a bloqueadora não estiver Concluída ou Cancelada, a tarefa bloqueada não sai do estado inicial. Se alguém tentar mover, o sistema recusa e mostra exatamente quais tarefas estão segurando.
No projeto da padaria: "aprovar a arte do encarte" bloqueia "agendar publicação". Ninguém agenda por engano um post cuja arte ainda não passou pelo cliente.
Duas garantias que evitam frustração: só é possível bloquear uma tarefa que ainda está no início — não faz sentido travar algo já em andamento —, e cancelar continua sempre permitido, para você não ficar preso a uma tarefa bloqueada que virou obsoleta.
Quando a bloqueadora é concluída, os responsáveis pela tarefa liberada são notificados. Ninguém precisa ficar vigiando o quadro para saber que a vez chegou.
Conversa e acompanhamento
Comentários com menção
Cada tarefa tem sua própria discussão. Digite @ para mencionar alguém da equipe e a pessoa é notificada — é a diferença entre escrever no vazio e realmente chamar quem precisa responder.
Comentários podem ser editados, com duas ressalvas propositais: fica registrado que houve edição e há um limite de edições por comentário. Discussão de projeto é histórico; não deve ser reescrita à vontade depois que alguém já respondeu.
Arquivos
Anexe o material na própria tarefa. Além de manter o arquivo junto do contexto, isso alimenta o envio para aprovação do cliente, logo adiante.
Observadores
Nem sempre quem precisa acompanhar é responsável. O botão Observar faz você receber as notificações de comentários, mudanças de status e andamento daquela tarefa sem assumi-la.
É o recurso certo para o gestor que quer acompanhar a entrega crítica do mês sem entrar na execução. Cada pessoa pode observar um número limitado de tarefas ao mesmo tempo — o limite existe para que "observar" continue significando alguma coisa, e não vire ruído.
Atividade
A aba de atividade mostra a linha do tempo da tarefa. Mudanças de status, de prioridade e de prazo têm registro próprio — quando alguém pergunta "esse prazo não era dia 10?", a resposta está ali, com autor e data.
Etapas com responsável por fase
Algumas entregas passam por mãos diferentes em sequência: redação, arte, revisão, publicação. Para esses casos, a tarefa pode ter um fluxo de etapas, cada uma com o seu responsável. Ao concluir uma etapa, a próxima é ativada e o responsável seguinte é avisado.
Vale entender uma distinção que confunde no começo: etapa não é coluna de kanban. A coluna diz onde a tarefa está no quadro; a etapa diz de quem é a vez dentro da tarefa. Mover o cartão entre colunas não altera o fluxo de etapas, e vice-versa.
Do trabalho pronto à aprovação do cliente
Este é o atalho que mais economiza retrabalho e passa despercebido. Na tarefa, o botão Enviar para aprovação cria uma aprovação de material para o cliente já preenchida: título e descrição vêm da tarefa, e os anexos são copiados para o material a ser aprovado.
Você é levado para a tela de edição da aprovação para ajustar antes de enviar — então nada vai para o cliente sem a sua conferência. Na prática: a arte do encarte foi anexada na tarefa, ficou pronta, e em um clique ela vira o pedido de aprovação que a Padaria Pão Quente vê no portal.
Um aviso útil: clicar duas vezes cria duas aprovações. Não é um bug — há quem envie o mesmo material em pedidos separados de propósito —, mas se você clicou e não viu resultado, confira a lista antes de clicar de novo.
Três formas de olhar a mesma coisa
A tela de tarefas oferece kanban, lista e tabela. São a mesma informação em formatos diferentes, e cada um resolve um momento:
Kanban — para conduzir o dia: arrastar cartões entre colunas e enxergar onde o trabalho está parado.
Lista — para percorrer muita tarefa rapidamente.
Tabela — para comparar campos lado a lado: responsável, prioridade, prazo, status.
As colunas do kanban não precisam ser as padrão: a agência pode montar kanbans personalizados com as etapas do seu próprio processo.
Conclusão com padrão de qualidade
Sua agência pode exigir que certas tarefas só sejam concluídas depois de cumprir um padrão de conclusão — uma lista de itens obrigatórios, alguns exigindo comprovação anexada. Enquanto faltar item obrigatório ou evidência, a conclusão fica bloqueada.
Itens que não se aplicam àquele caso podem ser marcados como tal, e um administrador pode liberar uma exceção justificada quando a situação exigir — com registro de quem liberou e por quê. É o meio-termo entre o checklist que ninguém segue e a regra rígida que trava a operação numa sexta-feira à noite.
Tarefas que se repetem
O que acontece toda semana ou todo mês não precisa ser recriado à mão. As tarefas recorrentes podem repetir por dia, semana, mês ou ano — inclusive em padrões como "toda primeira segunda-feira do mês" —, e o sistema cria cada ocorrência na data certa.
Tempo, prazos e quem vê o quê
Dentro da tarefa você registra o tempo trabalhado, seja pelo cronômetro, seja lançando manualmente o que esqueceu de marcar. Esse registro é a matéria-prima dos relatórios de horas — e a única forma honesta de saber se o contrato mensal está saindo no preço.
Sobre visibilidade, a regra que mais gera dúvida: um funcionário enxerga as tarefas dos projetos de que participa — como membro ou gestor — e as que foram atribuídas a ele. Não existe visão da carteira inteira para quem não participa dela. Administradores veem tudo.
Por isso, quando alguém diz "não estou vendo a tarefa", a primeira verificação não é permissão: é se a pessoa está na equipe daquele projeto.
Como as tarefas se conectam ao resto
Projetos — toda tarefa pertence a um, e a equipe do projeto define quem a enxerga.
Aprovação de material — a tarefa vira pedido de aprovação com os anexos já copiados.
Chat interno — o canal do projeto é onde a conversa mais ampla acontece.
Notificações — menções, prazos, dependências liberadas e mudanças chegam por lá.
Relatórios — produtividade e horas saem do que foi registrado nas tarefas.
Portal do cliente — o cliente vê as tarefas do projeto dele, com responsável, status e prazo.
Para onde ir depois
Kanbans personalizados — montar as colunas com as etapas do seu processo.
Tarefas recorrentes — configurar as repetições em detalhe.
Padrões de conclusão (DoD) — criar os checklists obrigatórios e as regras de evidência.
Controle de tempo — cronômetro, lançamentos e relatórios de horas.
Calendário de tarefas — enxergar os prazos distribuídos no mês.
Minha Mesa — o painel com tudo que está com você hoje, de todos os projetos.
Aprovação de material — o outro lado do botão "Enviar para aprovação".
Resumindo: crie a tarefa dentro do projeto com responsável, prazo e prioridade; quebre em subtarefas quando for trabalho de outra pessoa e em checklist quando for conferência; use dependências para impedir que algo comece cedo demais; converse por comentários com @menção e deixe quem precisa acompanhar como observador; registre o tempo; e, quando o material estiver pronto, mande para aprovação do cliente direto da tarefa.