Toda agência vende a mesma coisa várias vezes. O contrato de social media do cliente novo tem a mesma equipe, a mesma duração, o mesmo pacote de entregas e quase sempre o mesmo valor do contrato anterior. Ainda assim, alguém abre o projeto do zero e preenche tudo de novo — e esquece um item, ou põe um gerente diferente, ou erra a data de término.
Modelos de projeto resolvem isso. Você monta uma vez o desenho do contrato que a sua agência vende, e ao abrir um projeto novo escolhe o modelo: os campos chegam preenchidos e você só ajusta o que é específico daquele cliente.
Vamos usar um exemplo do começo ao fim: a agência vende um pacote recorrente de social media, e quer que todo contrato desse tipo nasça igual — gerente definido, dois analistas na equipe, 90 dias de duração e os três serviços do pacote já lançados. É o modelo Social media mensal.
Onde ficam os modelos
Vá em Projetos & entregas › Modelos de projeto. A tela lista a biblioteca da sua agência, com busca por nome.
Há uma distinção que vale entender agora, porque evita um ticket: quem pode criar projeto enxerga os modelos, mas só quem tem a permissão de gerenciar modelos consegue criar, editar ou excluir. Sem ela, a tela abre em modo leitura — a pessoa vê a biblioteca e usa os modelos ao abrir projetos, mas não mexe neles. Isso é proposital: a biblioteca serve justamente a quem mais abre projeto.
Criando um modelo
Clique em Novo modelo. Os dois primeiros campos são sobre o modelo em si, não sobre o projeto:
- Nome do modelo — como ele aparece na lista e no seletor. "Social media mensal" comunica; "Modelo 2" não.
- Para que serve — uma linha explicando quando usar. Aparece só na lista de modelos e nunca vai para o projeto.
- Disponível para uso — desligue para aposentar um modelo sem excluí-lo. Ele some do seletor de novos projetos e continua na biblioteca.
O resto do formulário é o projeto que vai nascer:
- Descrição do projeto — o texto que será copiado para a descrição do projeto.
- Tipo de projeto e tipo de contrato — as mesmas listas do formulário de projeto, que vêm das categorias personalizadas da sua agência.
- Status inicial — em que status o projeto começa.
- Duração (dias) — não é uma data fixa. É um número somado à data de início que você escolher, para sugerir o término. Um pacote de 90 dias aplicado em março termina em junho; aplicado em agosto, termina em novembro.
- Valor padrão — o orçamento típico do contrato. Alimenta os relatórios de portfólio e a leitura de rentabilidade quando o projeto for criado.
- Fuso horário — deixe em branco para herdar o da agência.
- Gerente do projeto e Adicionar à equipe — quem conduz e quem participa. Lembre que no WiseData Agency a equipe do projeto é o que dá acesso ao funcionário: montar a equipe no modelo é decidir, de antemão, quem vai enxergar todo projeto criado a partir dele.
- Itens — os produtos e serviços contratados, com Item, Identificação e Qtd.. É o pacote que a agência vende, saindo do seu catálogo de produtos.
Usando o modelo em um projeto novo
Vá em Projetos & entregas › Projetos › Novo projeto. No topo do formulário existe o campo Começar a partir de: escolha o modelo e o formulário se preenche.
Daí em diante é um projeto comum. Você ainda precisa escolher a empresa (o modelo não define o cliente) e a data de início, e pode mudar qualquer campo que veio preenchido antes de salvar.
O modelo copia — ele não fica ligado ao projeto
Este é o ponto que mais gera dúvida, e a resposta é tranquilizadora: aplicar um modelo copia os dados para o formulário. Não existe vínculo permanente entre o modelo e o projeto criado.
Na prática, isso significa duas coisas:
- Corrigir um modelo não altera nada nos projetos já criados a partir dele. Você pode arrumar o modelo à vontade, sem medo de mexer em contrato em andamento.
- Mudar algo no projeto não volta para o modelo. Se o ajuste que você fez vale para os próximos contratos, edite o modelo também.
Quando o modelo envelhece: os avisos
Um modelo guarda pessoas, categorias e produtos — e essas coisas mudam. O analista sai da agência, o serviço sai do catálogo, a categoria é renomeada. Em vez de aplicar o modelo em silêncio com dados quebrados, o sistema preenche o que ainda é válido e avisa o que ficou de fora.
Você verá mensagens como:
- o gerente do modelo está inativo e não foi preenchido;
- um ou mais membros não foram incluídos por estarem inativos, ou por estarem sem cargo definido;
- um ou mais itens não foram incluídos por não estarem mais disponíveis no catálogo;
- o tipo de projeto ou o tipo de contrato do modelo não existe mais e ficou em branco.
O aviso não bloqueia nada: o projeto é criado normalmente com o que sobrou. Ele existe para você não descobrir semanas depois que o contrato nasceu sem gerente. Quando aparecer, vale abrir o modelo e atualizá-lo — o próximo projeto agradece.
Onde isso encaixa na operação
O modelo bebe de três lugares: o catálogo de produtos e serviços (os itens contratados), o cadastro de funcionários (gerente e equipe) e as categorias personalizadas (tipos de projeto e contrato). Manter esses três em dia é o que mantém os modelos úteis.
E ele alimenta o projeto, que por sua vez é a peça onde tarefas, faturas, briefings e relatórios se penduram. Padronizar a abertura do projeto é padronizar tudo o que vem depois.
Para onde ir depois
- Projetos — o que cada campo significa no dia a dia do contrato.
- Produtos e serviços — o catálogo que abastece os itens do modelo.
- Funcionários — cargos e permissões, que decidem quem entra na equipe e quem edita a biblioteca.
- Personalização — onde ficam as categorias que alimentam tipo de projeto e tipo de contrato.
- Modelos de Workflow — o mesmo raciocínio aplicado ao passo a passo das tarefas.
Resumindo: monte em Modelos de projeto o desenho dos contratos que a sua agência vende — gerente, equipe, duração, valor e itens —, aplique com o campo "Começar a partir de" ao abrir um projeto novo, e leia os avisos quando alguém do modelo tiver saído da equipe. O modelo copia e não vincula: corrigi-lo é sempre seguro, e nunca mexe em projeto que já está rodando.