Bem-vindo ao Servito, o sistema onde a sua assistência técnica reúne clientes, ordens de serviço, estoque, balcão, financeiro e relatórios num lugar só. Este guia é o caminho mais curto entre a conta recém-criada e a primeira semana realmente organizada.
Antes de qualquer clique, guarde esta frase — ela explica quase tudo no sistema:
Loja → Cliente → Aparelho → Ordem de serviço.
Toda a sua operação acontece dentro de uma loja (a sua conta já nasce com uma, a Matriz). Cada pessoa que você atende é um cliente. Cada equipamento dela é um aparelho. E cada conserto é uma ordem de serviço — que puxa serviços da sua tabela de preços, baixa peças do seu estoque, é cobrada no PDV e vira número nos relatórios.
Um exemplo para acompanhar o guia inteiro: a Marcenaria Bom Corte acabou de deixar uma serra-fita na sua bancada, com a queixa "não corta reto".
Passo 1: dados fiscais e a cara dos seus documentos
Comece em Configurações › Dados Fiscais. Use a busca pelo CNPJ para trazer os dados oficiais e confira tudo antes de salvar — eles ficam bloqueados após o primeiro salvamento, e só o contato financeiro continua editável. Além disso, sem a fiscal completa não é possível assinar um plano.
Em seguida, Configurações › Personalização: suba o logo e preencha nome de exibição, telefone, e-mail e endereço. É isso que aparece no cabeçalho de todos os documentos que você entrega ao cliente.
Se sobrar dois minutos, passe em Configurações › Documentos e leia as cláusulas que saem nos termos. O texto padrão é um modelo genérico — quem responde pelo que está escrito é a sua empresa.
Passo 2: monte a tabela de serviços
Vá em Serviços e cadastre o que a sua loja faz, com preço padrão, tempo estimado, garantia e comissão. Comece pelos 10 ou 15 serviços que respondem pela maior parte do seu movimento — não tente cadastrar tudo no primeiro dia.
Três motivos para não pular este passo: a O.S. passa a nascer com preço preenchido, dois atendentes param de cobrar valores diferentes pela mesma coisa, e os relatórios de tempo passam a ter uma referência contra a qual comparar.
No exemplo, entraria Afiação de lâmina de serra-fita, com preço, tempo estimado e 90 dias de garantia.
Passo 3: dê entrada no estoque
Em Estoque, cadastre as peças que você usa e vende, com SKU e código de barras (é o que permite bipar no PDV) e o estoque mínimo — sem o mínimo, a peça só é notada quando já acabou.
Para a mercadoria que chega do fornecedor, use Notas de entrada em vez de lançar item a item. E lembre da regra que mais gera erro: na bonificação, deixe o custo vazio, nunca zero — custo zero derruba o seu custo médio e faz você achar que tem margem onde não tem.
Passo 4: o primeiro atendimento de verdade
Agora a base existe. Faça o ciclo completo com um cliente real — não um teste:
- Em Clientes, cadastre a Marcenaria Bom Corte (busca por CNPJ preenche quase tudo). Preencha o WhatsApp: é por ele que os avisos automáticos saem.
- Na ficha dela, use Adicionar aparelho e cadastre a serra-fita, com número de série e os acessórios que vieram junto.
- Em Ordens de Serviço › Nova OS, escolha cliente e aparelho, responda o checklist de entrada (se você já montou um), escreva o defeito relatado na palavra do cliente, lance os serviços e peças e defina a previsão de entrega.
- Acompanhe pelo Kanban, arrastando o card entre as etapas. Preencha o laudo com o diagnóstico e a solução.
- Quando o cliente vier buscar, lance a O.S. no PDV digitando o número dela e finalize a venda. A O.S. vira "Entregue" sozinha, as peças baixam do estoque e a garantia começa a contar.
Esse ciclo é o coração do sistema. Depois de fazê-lo uma vez, o resto se explica.
Passo 5: traga a sua equipe
Em Configurações › Usuários, convide as pessoas por e-mail. Você escolhe um papel, que apenas pré-marca as permissões — vale o que ficar marcado. Ajuste caixinha por caixinha.
Defina também as lojas com acesso e a comissão padrão de cada pessoa. Duas distinções que evitam ticket depois:
- Ver O.S. mostra só as ordens atribuídas àquela pessoa; ver todas abre a fila inteira.
- Dar limite de crédito a cliente está no grupo Financeiro, não em Clientes — de propósito.
Passo 6: as decisões que o sistema vai aplicar sozinho
Reserve meia hora para Configurações › Lojas. Esta tela não é cadastro de endereço: é onde ficam as políticas que o sistema aplica no seu lugar, todos os dias.
- Garantia padrão de serviços e peças.
- Teto de desconto — até quanto o atendente desconta sozinho.
- Base da comissão — sobre o valor recebido (protege o caixa) ou sobre o apurado na venda.
- Multa e juros de atraso.
- Cliente bloqueado e limite estourado — avisar ou impedir.
- Considerar O.S. parada após N dias — o que alimenta o alerta do painel.
Passo 7: avise o cliente sem atender o telefone
Em Configurações › Avisos ao cliente, ligue os avisos de WhatsApp que fazem sentido para você. Se for ligar só um, ligue Pronto para retirada — é o que mais reduz aparelho parado na prateleira.
Defina a janela de horário: fora dela a mensagem não é descartada, ela espera o próximo horário permitido.
Uma ordem sugerida para a primeira semana
- Dados fiscais e personalização (logo e contato).
- 10 a 15 serviços na tabela, com preço e garantia.
- As peças que mais giram, com mínimo cadastrado.
- Um cliente real, o aparelho dele e a primeira O.S. do começo ao fim.
- A equipe, com permissões e lojas.
- As políticas da loja.
- Os avisos de WhatsApp.
Com isso pronto, o resto do sistema passa a fazer sentido sozinho, porque quase todo módulo se apoia nessa base. O financeiro recebe os títulos do que você vendeu. As comissões saem do que foi cadastrado em serviços e no cadastro de cada pessoa. Os relatórios só existem porque alguém preencheu categoria, tempo e custo. E o painel resume tudo isso na sua primeira tela do dia.
Para onde ir depois
- Ordens de Serviço — o fluxo completo, da abertura à garantia.
- Serviços e Estoque — os cadastros que alimentam a O.S.
- PDV — o balcão, as formas de pagamento e o caixa.
- Financeiro — o plano de contas e o que vence quando.
- Usuários e permissões — o mapa completo de acessos.
- Lojas — todas as políticas configuráveis.
Resumindo: preencha a fiscal e suba o logo, monte a tabela de serviços e o estoque mínimo, e então faça um atendimento real do começo ao fim — cliente, aparelho, O.S., laudo e cobrança no PDV. Depois traga a equipe com as permissões certas, ajuste as políticas da loja e ligue os avisos de WhatsApp. Essa sequência é a espinha dorsal do Servito; o resto se encaixa em cima dela.