São duas ações diferentes para dois problemas diferentes, e escolher errado bagunça a conferência do caixa. A regra prática:
- Cancelar — o erro de operação. A venda não deveria ter existido: item errado, cliente desistiu no balcão, o operador bipou duas vezes.
- Devolver — o retorno real. A venda aconteceu, o cliente levou e agora está trazendo de volta.
Cancelar
Em Cancelar venda, a tela avisa: "A venda será cancelada e o estoque, estornado." Você escolhe um Motivo do cancelamento — obrigatório, da sua lista de motivos do tipo cancelamento — e pode acrescentar uma observação.
O que acontece:
- O estoque volta.
- A venda sai da conferência do caixa — como se não tivesse existido no turno.
- As parcelas de crediário em aberto são canceladas.
- Se a venda cobrava uma O.S., a entrega é desfeita: o aparelho não saiu da loja, e a garantia não começou.
Duas limitações que decorrem disso:
- Só enquanto o caixa daquela venda estiver aberto. Depois de fechado o turno, a conferência já foi feita e assinada; mexer nela retroativamente inventaria uma diferença. A partir daí, o caminho é a devolução.
- Não cancela se alguma parcela do crediário já foi paga. Entrou dinheiro; isso é um retorno, não um erro de digitação — e retorno é devolução.
Devolver
Em Devolver, você seleciona os itens e as quantidades. A tela mostra, por linha, o que foi Comprado, o que já foi Devolvido e quanto você quer Devolver agora — então a devolução pode ser parcial (1 de 3 unidades) e pode acontecer várias vezes na mesma venda ao longo do tempo.
Você informa o Motivo da devolução (lista própria, separada dos motivos de cancelamento), a Forma de reembolso e uma observação. O Total do reembolso é calculado proporcionalmente ao que está voltando.
A devolução está disponível a qualquer momento, inclusive semanas depois — não depende do caixa daquele dia.
O reembolso em dinheiro
Reembolso em dinheiro exige um caixa aberto, e a tela diz isso. O motivo é direto: o dinheiro sai da gaveta de hoje, então precisa haver uma gaveta de hoje para a conferência bater. As demais formas de reembolso ficam apenas registradas, sem mexer no caixa.
Estorno de PIX e de cartão é feito por você, no banco ou na maquininha. O sistema registra que o reembolso aconteceu; ele não devolve dinheiro na conta de ninguém.
A venda continua "Concluída"
Mesmo devolvida por inteiro, a venda permanece com status Concluída, e ganha um indicador de Parcialmente devolvida ou Devolvida.
Isso é proposital, e é a diferença mais importante entre as duas ações: no caixa, a venda entra somando e o reembolso entra subtraindo. Se a venda devolvida sumisse da conferência, o caixa subtrairia duas vezes o mesmo valor.
Devolução com crediário
A devolução abate proporcionalmente as parcelas ainda em aberto. O que o cliente já pagou não volta sozinho — esse acerto é feito pela forma de reembolso escolhida.
Um resumo em uma linha
Cancelar apaga; devolver registra. Se o dinheiro já circulou de verdade e você quer rastro do que voltou, devolva.
Para onde ir depois
- Histórico de caixa — como o cancelamento e a devolução aparecem no fechamento.
- Cadastros — os motivos de cancelamento e de devolução.
- Financeiro — os títulos do crediário.
- Estoque — as movimentações de retorno.
Resumindo: cancele o que não deveria ter sido vendido, enquanto o caixa daquele turno ainda está aberto e nenhuma parcela foi paga; devolva o que o cliente realmente está trazendo de volta — parcial ou total, a qualquer momento. Reembolso em dinheiro precisa de caixa aberto, e a venda devolvida continua "Concluída" para o caixa não subtrair duas vezes.