Existe a movimentação manual de entrada, item a item, e existe a nota de entrada — entradas de mercadoria por nota do fornecedor. A diferença importa: a nota é um documento, com número, fornecedor, vários itens e um total conferível. É o caminho certo quando chega mercadoria de verdade.
Exemplo do artigo: a nota da Distribuidora Ferrol com 20 rolamentos e 10 correias.
Lançar a nota
Em Notas de entrada, clique em Nova nota. No cabeçalho:
- Fornecedor — opcional, mas é ele que faz o último custo e a última compra aparecerem na ficha da peça.
- Nº da NF — o número do documento do fornecedor.
- Total da nota — opcional; o valor total do documento, incluindo frete e descontos.
- Observações.
Nos Itens, cada linha tem Produto, Quantidade e Custo unitário.
Bonificação: deixe o custo vazio
Esta é a regra que evita o erro mais caro do módulo. Custo zero não é aceito. Para bonificação — a peça que o fornecedor mandou de brinde —, deixe o campo vazio.
A diferença é grande: custo zero puxaria o seu custo médio para baixo e faria você achar que tem margem onde não tem. O campo vazio faz a peça entrar no saldo sem alterar o custo médio. Na ficha da nota, essas linhas aparecem marcadas como Bonificação.
A diferença entre a soma das linhas e o total da nota
O rodapé mostra três valores: Soma das linhas, Total da nota e Diferença. A tela explica: "A diferença costuma ser frete, seguro ou desconto no rodapé da nota. Não impede o lançamento."
É um conferidor, não uma trava. Diferença grande e inesperada é o sinal de que alguém digitou um custo errado — e é melhor descobrir agora do que no fechamento do mês.
O que a nota faz
Ao lançar:
- As quantidades entram no saldo da loja ativa.
- O custo médio de cada peça é recalculado, ponderado pela entrada.
- O último custo e a última compra daquela peça, para aquele fornecedor, ficam registrados na ficha do produto.
A nota ganha um número próprio e fica com a situação Lançada.
Cancelar uma nota
A confirmação diz exatamente o que acontece: "A quantidade que entrou será estornada do estoque. O custo médio já formado permanece."
Vale entender o porquê da segunda frase. O custo médio é uma média histórica que já influenciou saídas posteriores; desfazê-lo retroativamente mudaria o custo de peças que já saíram e já viraram margem em relatório. O saldo volta; a média não é reescrita. Se o custo lançado estava errado, corrija com uma nova entrada pelo valor certo.
Encontrar notas
A lista filtra por situação (Lançada ou Cancelada) e por fornecedor, e mostra número, nº da NF, fornecedor, quantidade de itens, total e data.
Com o que isto se conecta
- Estoque — o saldo e o custo médio que a nota alimenta.
- Fornecedores — o histórico de compras e o último custo por peça.
- Pedidos de compra — o pedido que antecede o recebimento.
- Financeiro — a conta a pagar daquela compra.
Para onde ir depois
- Pedidos de compra — organizar a compra antes de ela chegar.
- Estoque — como o custo médio se forma.
- Inventário — conferir o físico com o sistema.
Resumindo: lance a mercadoria recebida como nota de entrada, com fornecedor e número da NF, e deixe o custo vazio nas bonificações — nunca zero. Confira a diferença entre a soma das linhas e o total do documento antes de salvar. Cancelar estorna o saldo, mas o custo médio já formado permanece.